Gestão por Processos - Centro de Computação - Unicamp

Adquirir materiais e equipamentos para o ensino de Graduação porlicitação - modalidade PregãoAdquirir materiais e equipamentos para o ensino de Graduação por licitação - modalidade Pregão104AutoresFlávio Cezar Geraldo / Facilitador, Marcos Rogério Previde / Dono do Processo, Nilza Aparecida da Silva Marin / Donado Processo, Sonia Aparecida Marcheti Fanelli / Facilitadora, Talita Almeida Mendes DGA/ Facilitadora, Valéria HelenaMiller Ruiz / Facilitadora, Roseli Ap. de Oliveira Souza / Gerente PDG, Rui Benedito Neves Gândara / Gerente PDG, EdnaAparecida Rubio Coloma; Coord. DGA / Patrocinadora, Profa. Dra. Heloise de O. Pastore - Dir. Associada IQ /Patrocinadora, Prof. Dr. Ronaldo Aloise Pilli - Diretor IQ / Patrocinador;Contato: rui@unicamp.brIntroduçãoO Instituto de Química efetua, semestralmente, aquisições de insumos para as aulas de graduação. Para estas aquisições sãorelacionados os materiais a serem adquiridos e, através de Pregão, submetidos ao processo de aquisição. Os materiais eequipamentos solicitados são essenciais para a realização das aulas experimentais de graduação no início de cada semestre.Cliente: reclama da demora na entrega dos materiais e equipamentos, da burocracia do sistema de compras, da nãoconformidade e da má qualidade dos materiais e equipamentos recebidos;Seção de Compras/IQ: reclama de constantes retrabalhos em virtude da falta de planejamento e organização na elaboraçãofinal da lista por parte do cliente; da dificuldade na obtenção de orçamentos e do tempo de ciclo do Pregão;Área de Suprimentos/DGA: reclama das especificações técnicas de materiais enviadas para cadastramento, que não atendemo nível de detalhe exigido, bem como a ausência de outros complementos ou condições de fornecimento quando dasolicitação de compra.ObjetivoRevisar o processo de aquisição de materiais e equipamentos solicitados semestralmente pelos Laboratórios de Ensino doInstituto de Química, através de recursos orçamentários, via licitação (modalidade Pregão), de forma a atingir o estágio 6 demelhoria de processos, conforme Mapa Sistêmico do IQ ( padronizado com indicadores de desempenho).Reduzir o tempo de ciclo do processo de aquisição, de forma que os materiais solicitados sejam recebidos até 15 dias antesdas aulas práticas nos Laboratórios do Instituto de Química. Projeto desenvolvido em 2009/2010.O processo de aquisição foi dividido em 3 grandes subprocessos:a) Preparar dados para o Pregão (IQ)b) Realizar Pregão (DGA)c) Realizar Recebimento Físico (DGA + IQ)Metodologia GEPROFerramentas utilizadas: Contrato de Trabalho; Mapa de Relacionamento, Fluxograma, Planilha de Atividades; Planilha deDesconexões; Indicadores; Diagrama de Causa e Efeito; Gráfico de Barras / Pareto, Planilha de Requisitos de qualidadeentre as áreas envolvidas: DGA / IQ / Processo de Pregão; PDSA para estudar o tempo de juntada das Cláusulas do CEMEQnas aquisições de equipamentos; Plano de Ação – 5W2H;ResultadoPara os processos de Preparar dados para o Pregão (IQ) e Realizar Recebimento Físico (DGA + IQ) foram desenvolvidasInstruções Normativas para a padronização dos processos e estabelecidos Indicadores para a apuração do desempenho apósa realização das mudanças.Quando do início do projeto, uma das maiores dificuldades foi à falta de registro de informações para a apuração dosindicadores, dificultando a comparação do antes e depois.Para o processo de Realizar recebimento físico foram criados vários indicadores como: % de itens recebidos não conformes,Tempo Médio para regularização dos itens não conformes, % de itens entregues fora do prazo previsto, Tempo médio emdias de atrás, % Notas Fiscais (NF’s) em não conformidade com a Autorização de Fornecimento (AF). Para o processo dePreparar dados para o Pregão foram criados os indicadores: % de itens solicitados pós-lista anual e % de redução dos gastosanuais com aquisições.