Gestão por Processos - Centro de Computação - Unicamp

Melhoria do processo de elaboração de fichas catalográficas doSistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU)Melhoria do processo de elaboração de fichas catalográficas do Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU)AutoresLuiz Atilio Vicentini, Heloisa Maria Ceccotti, Gilmar Vicente, Oscar Eliel, Ana Regina Machado, Marta dos Santos,Roberta Cristina Dal' Evedove Tartarotti, Rose Meire da Silva, Otoniel Feliciano, Victoria J. G.O. de Souza Campos.Contato: robertta@unicamp.br.IntroduçãoAs Bibliotecas do SBU realizam o serviço de elaboração da ficha catalográfica para todos os alunos, possibilitando ahomologação de sua publicação.O objetivo da catalogação na fonte de teses e dissertações da Unicamp é contribuir para que a produção técnico-científicareceba um tratamento descritivo-temático padronizado, permitindo sua efetiva recuperação, não apenas no contextoespecífico da Unicamp como em âmbito mundial.A proposta do projeto surgiu a partir da constatação da falta de padronização do serviço, do percentual de informações nãoconfiáveis recebidas do usuário e também do tempo gasto na execução do serviço.ObjetivoO objetivo deste Projeto foi padronizar a coleta das informações necessárias para a elaboração das fichas catalográficas dedissertações e teses, cujos dados são fornecidos diretamente pelo aluno ou orientador, para que, com dados fidedignos ecompletos, o serviço seja fornecido de maneira rápida e padronizado, beneficiando a comunidade acadêmica com umserviço de qualidade e evitando deslocamentos desnecessários dos clientes. Projeto desenvolvido em 2011/2012.Metodologia GEPROAs principais ferramentas utilizadas no desenvolvimento do Projeto foram: VOC (Aluno e Bibliotecário), Mapas deRelacionamento, Requisitos, Mapa do Processo Atual e Novo, Desconexões, Ciclo de melhoria PDSA, Planilhas deAtividades e Plano de Ação 5W2H.ResultadosA implantação do Projeto na Biblioteca Piloto do Instituto de Matemática, Estatística e Computação Científica (IMECC)proporcionou os seguintes resultados: melhoria no gerenciamento do atendimento das solicitações; maior agilidade noatendimento; maior integração com a PRPG e CCPGs; racionalização das etapas de trabalho; padronização dos trâmites;recebimento de informações completas e confiáveis direto da fonte (cliente); maior credibilidade das fontes de informação;visibilidade do status da ficha aos colaboradores (bibliotecários, secretárias das CCPGs, etc.); melhoria da identidade visual;geração de indicadores; melhoria da qualidade dos serviços oferecidos; diminuição da emissão de papel; maior satisfação aocliente; consulta do status da solicitação atualizado; redução do tempo de espera pelo produto final; melhoria da qualidadeno atendimento e disponibilização do acesso ao serviço via WEB, sem fronteiras 24h através da automação dosprocedimentos.ConclusãoEsse Projeto teve como objetivo principal descrever o redesenho do processo de melhoria de elaboração de fichascatalográficas do Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU). Considerando-se a relevância do Projeto, será replicado atodas as bibliotecas do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU).Por meio da Metodologia Gepro e das atividades realizadas, foi possível um melhor entendimento do escopo do Projeto,assim como o desenvolvimento dos produtos e ferramentas utilizadas para a implantação. Além disso, as ferramentasutilizadas no processo foram fundamentais na identificação de melhorias, permitindo à equipe novos pontos de vista e aidentificação de outros fatores que interferiram no processo, e, consequentemente, no serviço/produto final.Finalmente, pode-se afirmar que a implantação da Metodologia Gestão por Processos agregou valor ao processo deelaboração de fichas catalográficas, tornando-o mais organizado e otimizado.54