Gestão por Processos - Centro de Computação - Unicamp

Revisão do processo de assinatura da coleção de periódicosinternacionais visando a racionalização de recursosRevisão do processo de assinatura da coleção de periódicos internacionais visando a racionalização de recursosAutoresCileia Freitas Marangoni de Oliveira; Heloisa Maria Ceccotti; Luiz Atílio Vicentini; Maria de Lourdes F. Villas Boas;Regina A. Blanco Vicentini; Valéria dos Santos Gouveia Martin; Victoria J. G. O. de Souza Campos.Contato: vicentin@unicamp.brIntroduçãoO acesso rápido às publicações periódicas é de suma importância para o desenvolvimento da pesquisa e ensino. Parapropiciar à comunidade acadêmica o acesso 24 horas e imediato às publicações científicas mais recentes da sua área, esteprojeto visou atender à questão estratégica de “Manter e atualizar o acervo de periódicos” do Planes SBU 2006. Ametodologia Gepro proporcionou a revisão do Processo de Aquisição de Assinatura de Conteúdo Eletrônico de PeriódicosInternacionais, pois havia necessidade de readequação do formato dos títulos de periódicos que compõem o acervo dasbibliotecas da Unicamp. Assim, este projeto estudou a readequação específica da prioridade C. A fronteira do projeto foi omonopólio de grandes editoras que possam estabelecer custos de assinaturas abusivos das publicações internacionais e a nãoaderência ao formato eletrônico em detrimento ao papel, devido à cultura. A amostra avaliou o tempo entre a publicação dofascículo e a disponibilização para a comunidade e os títulos e editores que ofereciam o acesso online e o respectivo preço.ObjetivoO objetivo da revisão deste processo foi substituir as assinaturas em versão impressa dos títulos de periódicos da prioridadeC pela aquisição do acesso e do conteúdo em meio eletrônico, desde que disponíveis pelos editores, uma vez que o aumentoanual no valor da coleção, em torno de 10% em dólares, ocasiona insegurança quanto à continuidade de compra, além dotempo, cerca de 4 meses, desde a publicação da revista até sua chegada à biblioteca, causando desatualização da informação.Projeto desenvolvido em 2006/2007.Metodologia GEPROPara este projeto foram utilizadas as seguintes ferramentas: mapa de Relacionamento, mapas do processo atual e novo,PDSA para coleta de tempo de envio dos periódicos e de coleta de valores; planilhas de avaliação das assinaturas, decotação de preço, de atividades do processo atual, de atividades do processo futuro, de coleta de dados de custo e acesso, dedesconexões do processo atual; planos de ação 5W2H para coleta de dados de envio e coleta de valores e acesso; planos deação geral, de melhorias implantadas, de avaliação de coleção, de cotação de títulos, de código de assinatura, de processo deaquisição, de custo da coleção, de uso da coleção, de requisitos cliente-fornecedor, de sistema de medição; manual deprocedimento e elaboração de Resolução GR.ResultadosO tempo entre a publicação do periódico e o recebimento pela comunidade foi bastante preocupante, necessitando demedidas urgentes para melhoria desse processo, a fim de que o pesquisador não seja prejudicado. A mudança de assinaturado papel para o eletrônico, elimina este tempo de recebimento, uma vez que, com a assinatura online, o acesso aos artigos éimediato a partir de sua publicação e, até mesmo, antecipadamente no “press release”. O projeto teve como metas monitoraro uso efetivo da coleção de periódicos da Unicamp; implantar redução de 15% dos valores despendidos na compra dasassinaturas que, em 2006, para a prioridade C, era de US$ 1,909.971.00; efetivar 80% das assinaturas da prioridade emestudo em suporte eletrônico; aumentar de 280 títulos online para 900 títulos; eliminar o tempo de chegada da publicaçãoaos usuários de 3 a 4 meses para acesso imediato à publicação.ConclusãoA metodologia Gepro propiciou a mudança de forma de assinatura (para o online), reduzindo os valores pagos para acoleção de periódicos da Universidade, agilizou o processo de aquisição de periódicos, permitiu acesso imediato aos títulosassim que publicados pelo editor, economizou espaço no armazenamento das publicações, reduziu mão de obra eproporcionou a publicação da Resolução GR n.051/2006, que delega competência ao Coordenador do SBU assinar contratos“License Agreement” na aquisição de periódicos dentro do limite estabelecido para o convite, no disposto da lei 8666/93.32