Gestão por Processos - Centro de Computação - Unicamp

Planejamento financeiro de contratos de prestação de serviços com uso derecursos orçamentários no HC UnicampPlanejamento financeiro de contratos de prestação de serviços com uso de recursos orçamentários no HC UnicampAutoresCarlos Henrique Oliveira de Paulo; Ana Paula Guimarães Sidoti; Julio Cesar de Barros Bertelli; Paulo Cesar Tibaldi;Rafael Hipólito Roza; Rosália Bognoli; Ester Rosane Munhoz; Paulo Henrique Cesar; Sônia de Jesus Piovesan dos Reis;Francisco de Assis Siqueira; Manoel Barros Bértolo; Maria Bernadete de Barros Piazzon.Contato: chop@hc.unicamp.brIntroduçãoEste projeto busca uma melhor administração e acompanhamento dos contratos com os convênios gerenciais estabelecidosno HC Unicamp. Eles atendem alguns serviços do hospital, e tem como objetivo um controle financeiro dos contratos, demaneira a suprir as variações financeiras entre o previsto e o realizado. Reforçamos a importância do projeto através dosrelevantes valores onerados por estes, totalizando R$16.178.586,57 em 2010. O melhor acompanhamento e a análise doscontratos permite o remanejamento de recursos de contratos superavitários, disponibilizando-os ao custeio de outrasdespesas, e uma renegociação dos contratos deficitários junto aos clientes. Os recursos não utilizados com contratos duranteo ano eram convertidos para custeio cobrindo as despesas deste período, o que poderia causar o risco de ocorrer déficit aofinal do exercício O projeto está alinhado ao objetivo do planejamento estratégico do HC, que consiste em “Assegurar aAuto Sustentação Financeira”.ObjetivoAperfeiçoar o planejamento financeiro dos contratos de prestação de serviços do HC, através de análise periódica eacompanhamento, a fim de otimizar a utilização dos recursos, possibilitando o remanejamento de recursos oriundos dealterações contratuais e/ou reajustes de consumo.Ganhos Esperados: garantir a solvência, maior acompanhamento financeiro dos contratos e possibilidade de atuação nospontos críticos.Metodologia GEPROO projeto seguiu as etapas da metodologia GEPRO e utilizou as seguintes ferramentas: Mapa de Relacionamento (2 níveis);VOC com usuários de 3 contratos e com cliente Administração do hospital; 3 PDSA´s de Relacionamento com Usuário,Relacionamento com a Administração, e Avaliação da Planilha de acompanhamento existente; Análise de todos os procesosenvolvidos e elaboração de 3 Mapas de Processos Atuais com as respectivas Desconexões sobre Planejamento de Recursos,Alocação de Recursos, Remanejamento Financeiro; 4 Mapas de Processos Novos, sendo os 3 processos atuais redesenhadose mais um que não existia antes de Acompanhamento e Indicação de Pontos Críticos e Metas; Plano de Ação (5W2H) paraImplementação do Processo; Indicadores de saldo disponível por contrato 2010 e 2011, saldo remanejado por contrato, valorlíquido por mês, ranking de estimativa de despesa anual, quantidade de reuniões realizadas com usuário e empresas.ResultadosCriação e implantação de uma nova planilha de acompanhamento dos contratos compartilhada entre todas as áreasenvolvidas. Com isso, houve diminuição da dependência de informações entre áreas e o fortalecimento dainterdependência e integração do processo entre as diversas áreas envolvidas, principalmente Contratos, Orçamento eFinanças, Administração do hospital e Planejamento Financeiro da Universidade. Como consequência houve tambémredução de deslocamento de documentos entre as áreas, redução no tempo do trâmite dos processos de contratos, eotimização na análise dos contratos.Criação de um novo processo para acompanhamento dos contratos com indicação de pontos críticos e metas, queresultou no acompanhamento mais frequente dos contratos vigentes e remanejamento de recursos ao longo do ano e nãosomente no final do exercício.ConclusãoAlém da readequação dos processos existentes, criou-se um novo processo com o intuito de estreitar uma relação dos“Stakeholders” (partes interessadas ou intervenientes que devem estar de acordo com as práticas de governançacorporativa executadas pela empresa. Visando essas mudanças, uma nova cultura organizacional surgiu e realizou-se umplanejamento mais participativo resultando em uma melhoria desejada. Este entendimento do negócio entre as partes trouxeuma visão mais abrangente da nossa atuação prática, extinguindo retrabalhos e otimizando processos e pessoas de todos osenvolvidos na cadeia fornecedores-processos-clientes.108