Gestão por Processos - Centro de Computação - Unicamp

Desvio Padrão = 17,0207Desvio Padrão = 14,15382Entrega e recolhimento de prontuário médico para paciente nãoagendado previamente no HC UnicampEntrega e recolhimento de prontuário médico para paciente não agendado previamente no HC UnicampAutoresFabrício Ferreira dos Santos; Anderson Luis Benevides; Eliane Maria Pinheiro; André Luiz Elias Franco; CarlosHenrique Oliveira de Paulo; Francisco de Assis Siqueira; João Batista de Miranda; Eneida Rached Campos.Contato: franco@hc.unicamp.brIntroduçãoEm 2010, o Ambulatório de Oftalmologia do HC atendeu mais de 3000 pacientes ao mês, sendo que alguns não são préagendados e portanto não têm seu prontuário disponível antes do horário da consulta. A busca pelo prontuário ocorre assimque o paciente comparece na recepção do ambulatório. É necessário o prontuário do paciente para a consulta ser realizada.Os principais incômodos desta situação são: paciente esperar mais tempo para ser consultado, grande número de valesavulsos de solicitação de prontuários que não estão no SAM, paciente esperar muito tempo e não ser consultado devido àfalta do prontuário e vales avulsos com o número de matrícula do paciente errado.ObjetivoDiminuir o tempo de espera para consulta do paciente não agendado previamente, estudando estratégias para agilizar achegada do prontuário médico no Ambulatório de Oftalmologia.Metodologia GEPROUtilizamos a Metodologia GEPRO – Metodologia de Gestão por Processos. As seguintes ferramentas foram utilizadas:1) Contrato de Trabalho: assinado entre o responsável do SAM - Serviço de Arquivo Médico do HC Unicamp (dono doprocesso) e o Coordenador de Administração do HC Unicamp (patrocinador do projeto). A equipe do projeto contou commembros do Ambulatório de Oftalmologia, da área administrativa e com arquivistas do SAM. Vários gerentes do Programade Desenvolvimento Gerencia (PDG – AFPU – Unicamp) apoiaram o contrato. 2) Indicadores do Contrato: para demonstrarque as mudanças realizadas pelo projeto resultaram em melhorias foram definidos no contrato de trabalho os seguintesindicadores: tempo de entrega do prontuário, pesquisa de opinião dos profissionais do Ambulatório de Oftalmologia enúmero de vales de prontuários avulsos solicitados. 3) Mapa de Relacionamento: elaborado para esquematizar a visãosistêmica dos processos envolvidos (fornecedores-entradas-processos-saídas-clientes); 4) VOC – Voz do Cliente:questionário para avaliar a opinião dos profissionais do Ambulatório de Oftalmologia em relação à entrega de prontuáriosavulsos pelo SAM. 5) Fluxograma: desenhado o encadeamento das etapas envolvidas com o processo e identificadas osmaiores pontos com riscos de desconexão. 6) Plano de Ação das principais mudanças realizadas no processo, tais como: a)Informatização das etapas de solicitação de prontuário avulso pelo Ambulatório de Oftalmologia. B) O Ambulatório deOftalmologia por meio do sistema informatizado passou a consultar a situação atual da localização do prontuário e, quandoarquivado no SAM, a solicitar seu envio para consulta. c) Instalação de uma logística sistematizada de entrega do prontuáriofísico que permitiu diminuir a variabilidade no tempo de entrega do prontuário pelo SAM no Ambulatório de Oftalmologia.d) Padronização do percurso de entrega de prontuários avulsos, diminuindo a variabilidade em relação aos horários deentrega combinados com o Ambulatório de Oftalmologia.Resultados1. Redução do tempo de entrega do prontuário no Ambulatório de Oftalmologia140120100806040200HOSPITAL DE CLÍNICASRelação de Tempo de Entrega de ProntuáriosAntesDepois1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33Gráfico 1. Tempo de entrega antes dasintervenções do projeto e após as intervençõesdo projeto.Com a informatização da solicitação do prontuário:Redução do tempo em no máximo 1 hora: para prontuários localizadosno SAM e com a logística sistematizada de entrega, o tempo quevariava no intervalo de 70 minutos a 120 minutos passou a variar nointervalo de 15 minutos a 60 minutos.Para os prontuários localizados nos ambulatórios a busca passou a serimediata.66