Adquirir materiais e equipamentos para o ensino <strong>de</strong> Graduação <strong>por</strong>licitação - modalida<strong>de</strong> PregãoAdquirir materiais e equipamentos para o ensino <strong>de</strong> Graduação <strong>por</strong> licitação - modalida<strong>de</strong> Pregão104AutoresFlávio Cezar Geraldo / Facilitador, Marcos Rogério Previ<strong>de</strong> / Dono do Processo, Nilza Aparecida da Silva Marin / Donado Processo, Sonia Aparecida Marcheti Fanelli / Facilitadora, Talita Almeida Men<strong>de</strong>s DGA/ Facilitadora, Valéria HelenaMiller Ruiz / Facilitadora, Roseli Ap. <strong>de</strong> Oliveira Souza / Gerente PDG, Rui Benedito Neves Gândara / Gerente PDG, EdnaAparecida Rubio Coloma; Coord. DGA / Patrocinadora, Profa. Dra. Heloise <strong>de</strong> O. Pastore - Dir. Associada IQ /Patrocinadora, Prof. Dr. Ronaldo Aloise Pilli - Diretor IQ / Patrocinador;Contato: rui@unicamp.brIntroduçãoO Instituto <strong>de</strong> Química efetua, semestralmente, aquisições <strong>de</strong> insumos para as aulas <strong>de</strong> graduação. Para estas aquisições sãorelacionados os materiais a serem adquiridos e, através <strong>de</strong> Pregão, submetidos ao processo <strong>de</strong> aquisição. Os materiais eequipamentos solicitados são essenciais para a realização das aulas experimentais <strong>de</strong> graduação no início <strong>de</strong> cada semestre.Cliente: reclama da <strong>de</strong>mora na entrega dos materiais e equipamentos, da burocracia do sistema <strong>de</strong> compras, da nãoconformida<strong>de</strong> e da má qualida<strong>de</strong> dos materiais e equipamentos recebidos;Seção <strong>de</strong> Compras/IQ: reclama <strong>de</strong> constantes retrabalhos em virtu<strong>de</strong> da falta <strong>de</strong> planejamento e organização na elaboraçãofinal da lista <strong>por</strong> parte do cliente; da dificulda<strong>de</strong> na obtenção <strong>de</strong> orçamentos e do tempo <strong>de</strong> ciclo do Pregão;Área <strong>de</strong> Suprimentos/DGA: reclama das especificações técnicas <strong>de</strong> materiais enviadas para cadastramento, que não aten<strong>de</strong>mo nível <strong>de</strong> <strong>de</strong>talhe exigido, bem como a ausência <strong>de</strong> outros complementos ou condições <strong>de</strong> fornecimento quando dasolicitação <strong>de</strong> compra.ObjetivoRevisar o processo <strong>de</strong> aquisição <strong>de</strong> materiais e equipamentos solicitados semestralmente pelos Laboratórios <strong>de</strong> Ensino doInstituto <strong>de</strong> Química, através <strong>de</strong> recursos orçamentários, via licitação (modalida<strong>de</strong> Pregão), <strong>de</strong> forma a atingir o estágio 6 <strong>de</strong>melhoria <strong>de</strong> processos, conforme Mapa Sistêmico do IQ ( padronizado com indicadores <strong>de</strong> <strong>de</strong>sempenho).Reduzir o tempo <strong>de</strong> ciclo do processo <strong>de</strong> aquisição, <strong>de</strong> forma que os materiais solicitados sejam recebidos até 15 dias antesdas aulas práticas nos Laboratórios do Instituto <strong>de</strong> Química. Projeto <strong>de</strong>senvolvido em 2009/2010.O processo <strong>de</strong> aquisição foi dividido em 3 gran<strong>de</strong>s subprocessos:a) Preparar dados para o Pregão (IQ)b) Realizar Pregão (DGA)c) Realizar Recebimento Físico (DGA + IQ)Metodologia GEPROFerramentas utilizadas: Contrato <strong>de</strong> Trabalho; Mapa <strong>de</strong> Relacionamento, Fluxograma, Planilha <strong>de</strong> Ativida<strong>de</strong>s; Planilha <strong>de</strong>Desconexões; Indicadores; Diagrama <strong>de</strong> Causa e Efeito; Gráfico <strong>de</strong> Barras / Pareto, Planilha <strong>de</strong> Requisitos <strong>de</strong> qualida<strong>de</strong>entre as áreas envolvidas: DGA / IQ / Processo <strong>de</strong> Pregão; PDSA para estudar o tempo <strong>de</strong> juntada das Cláusulas do CEMEQnas aquisições <strong>de</strong> equipamentos; Plano <strong>de</strong> Ação – 5W2H;ResultadoPara os processos <strong>de</strong> Preparar dados para o Pregão (IQ) e Realizar Recebimento Físico (DGA + IQ) foram <strong>de</strong>senvolvidasInstruções Normativas para a padronização dos processos e estabelecidos Indicadores para a apuração do <strong>de</strong>sempenho apósa realização das mudanças.Quando do início do projeto, uma das maiores dificulda<strong>de</strong>s foi à falta <strong>de</strong> registro <strong>de</strong> informações para a apuração dosindicadores, dificultando a comparação do antes e <strong>de</strong>pois.Para o processo <strong>de</strong> Realizar recebimento físico foram criados vários indicadores como: % <strong>de</strong> itens recebidos não conformes,Tempo Médio para regularização dos itens não conformes, % <strong>de</strong> itens entregues fora do prazo previsto, Tempo médio emdias <strong>de</strong> atrás, % Notas Fiscais (NF’s) em não conformida<strong>de</strong> com a Autorização <strong>de</strong> Fornecimento (AF). Para o processo <strong>de</strong>Preparar dados para o Pregão foram criados os indicadores: % <strong>de</strong> itens solicitados pós-lista anual e % <strong>de</strong> redução dos gastosanuais com aquisições.
Adquirir materiais e equipamentos para o ensino <strong>de</strong> Graduação <strong>por</strong>licitação - modalida<strong>de</strong> PregãoConclusãoO projeto permitiu a i<strong>de</strong>ntificação, a cada área envolvida no processo semestral <strong>de</strong> compras <strong>de</strong> insumos às aulas <strong>de</strong>Laboratório, das <strong>de</strong>sconexões e das o<strong>por</strong>tunida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> melhoria.Po<strong>de</strong>mos afirmar que os donos dos respectivos subprocessos assimilaram os valores da metodologia e, apesar dasdificulda<strong>de</strong>s, estão cada vez mais buscando a<strong>de</strong>quar seus processos às melhores práticas em busca da melhoria contínua.Quanto à padronização das ativida<strong>de</strong>s do Realizar Pregão, a DGA ficou <strong>de</strong> efetuar a padronização das ativida<strong>de</strong>s doprocesso e <strong>de</strong> apurar o tempo da DGA na modalida<strong>de</strong> <strong>de</strong> aquisição <strong>por</strong> Pregão.Projeto GEPRO – IQObjetivo das proposições apresentadas: Reduzir o tempo médio<strong>de</strong> ciclo do processoProcessoResponsávelTempo MédioAtual (dias)Meta(dias)Preparar pregão IQ 75 40Realizar pregão DGA 88 45Realizar recebimento DGA + IQ 69 30TEMPO TOTAL232 115Projeto GEPRO – IQMaio - 2009PREGÃO - TEMPO DE CICLO POR PROCESSO35030025020015010050014912742Vidraria - 1S/0831892Equipamentos - 1S/20082053879076Vidraria - 2S/200838 74 18886Equipamentos - 2S/20083521142Reagentes - 2S/200876 79 1116676Diversos - 2S/20084568189Tempo <strong>de</strong> Preparação - IQTempo para Recebimento - DGA Tempo TotalTempo para realização do Pregão - DGAProjeto GEPRO – IQMaio - 2009Projeto GEPRO – IQDIAGRAMA DE CAUSA E EFEITOTempo Médio250232200150100758869Tempo Médio500Tempo IQTempoDGATempoDGA + IQTempototal2.sem/081.sem/096%40%60%94%Entregues no prazoNão entregues no início do semestre letivoEntregues no prazoNão entregues no início do semestre letivo105
Change language