Verwaltungsprüfbericht 2010-2011 - Kreis Düren

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Mitzeichnung von Vorlagen
In Abgrenzung zu den Geschäften der laufenden Verwaltung werden bedeutsame
Entscheidungen des Kreises durch den Kreistag oder den Kreisausschuss getroffen
(§§ 26, 50 KrO). Nähere Ausführungen enthält die Hauptsatzung und die Zuständigkeitsordnung.
In der Vergangenheit war eine signifikante Zunahme der Fälle festzustellen, bei
denen Vorlagen oder Mitteilungen der Verwaltung von der Rechnungsprüfung mitgezeichnet
werden sollten. Darüber hinaus wurden die mitzuzeichnenden Vorlagen
fast ausschließlich nur noch unter Hinweis auf deren große Eilbedürftigkeit vorgelegt.
Eine ordnungsmäßige Prüfung ist in derart engen Zeitfenstern nicht möglich
und veranlasste die Rechnungsprüfung wiederholt, die Mitzeichnung in Form ergänzender
Stellungnahmen erläutern zu müssen. Soweit die Vorlageninhalte nicht mit
der Rechtsauffassung der Rechnungsprüfung übereinstimmten oder aufgrund der
engen Zeitvorgaben nicht mehr sachgerecht geprüft werden konnten, wurde die
Vorlage ohne Mitzeichnung zurückgegeben.
Das Rechnungsprüfungsamt weist klarstellend darauf hin, dass eine Mitzeichnung
durch die örtliche Rechnungsprüfung weder vorgeschrieben, noch grundsätzlich als
erforderlich angesehen wird. Dies gilt für sämtliche Beschlussvorlagen oder Dringlichkeitsentscheidungen
ebenso, wie für Vergabebeschlüsse, die der Kreisausschuss
zu treffen hat. Die Mitzeichnung von Vorlagen durch die Rechnungsprüfung ist hierbei
keine Voraussetzung für deren Fertigstellung und Zuleitung an die politischen
Gremien.
Die Beteiligungsrechte der Rechnungsprüfung sind in der Rechnungsprüfungsordnung
(RPO) eingehend beschrieben. Hier sind vor allem die Vergabeprüfungen
(grds. ab einem Auftragswert von 50.000 €) oder die Beteiligungen bei wichtigen
Entscheidungen in organisatorischen, personellen, haushalts- und kassenmäßigen
Angelegenheiten zu nennen. Unabhängig hiervon bleibt eine Beteiligung der Rechnungsprüfung
im Rahmen ihrer Beratungsfunktion nach § 4 Abs. 6 RPO.
Unter Einhaltung der genannten Bestimmungen ist eine (spätere) Mitzeichnung
nach vorheriger Beteiligung der Rechnungsprüfung grundsätzlich nicht erforderlich.
Soweit im Rahmen einer Beteiligung der Rechnungsprüfung deren Stellungnahme
zu einer Maßnahme bereits vorliegt, bedarf es keiner Mitzeichnung im Rahmen der
Vorlagenerstellung mehr. Vielmehr kann die Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung
oder deren Stellungnahme in der Vorlage textlich erwähnt oder erläutert
werden.
Anmerkung
Die Organisationseinheiten wurden mit Schreiben vom 21.06.2011 gebeten, die
Mitzeichnung von Vorlagen durch die Rechnungsprüfung in der bisherigen Weise
künftig grundsätzlich nicht mehr vorzusehen, sondern die Einbeziehung der Rechnungsprüfung
vielmehr durch eine rechtzeitige Beteiligung im Vorfeld von Verwaltungsentscheidungen
oder Beschlussvorlagen sicherzustellen.
Rechnungsprüfungsamt des Kreises Düren Verwaltungsprüfbericht 2010/2011 Drs. Nr. 351/11