Smjernice za upravljanje projektnim ciklusom - Ministarstvo ...

O d j e l j a k 7. : N a d z o r, p r e g l e d i i z v j e π Ê i v a n j e7. NADZOR, PREGLED I IZVJEŠ∆IVANJE7.1 Uvod7.1.1 SvrhaNadzor, pregled i izvjeπÊivanje su osnovneodgovornosti menadæmenta koje ukljuËujuprikupljanje, analizu, prenoπenje i koriπtenjeinformacija o fiziËkom i financijskom napretkuprojekta i postizanju rezultata. Nadzor, pregledi izvjeπÊivanje, izmeu ostalog podupiru:• Odreivanje uspjeha i problema tijekom provedbeprojekta• Informirano i pravovremeno odluËivanjarukovoditelja za podrπku provedbi• Odgovornost za koriπtene resurse i postignuterezultate• Svijest i sudjelovanje dionika; i• Evaluacija postignuÊa projekta i revizija aktivnostii financija7.1.2 DefinicijeNadzorNadzor ukljuËuje prikupljanje, analizu, prijenosi koriπtenje informacija o napretku projekta.Sustavi i postupci nadzora trebaju osiguratimehanizam kojim se pruæaju relevantneinformacije pravim osobama u pravo vrijemekako bi im se pomoglo da donesu informiraneodluke. Nadzor treba naglasiti prednosti islabosti u provedbi projekta i omoguÊiti odgovornimzaposlenicima rjeπavanje problema,poboljπanje uËinka, nastavak uspjeha i prilagodbupromjenjivim okolnostima.Nadzor treba usmjeriti paænju na prikupljanje ianaliziranje informacija o:• FiziËkom napretku (davanje inputa, poduzetihaktivnosti i dobivenih rezultata) i kvalitetiprocesa (tj. sudjelovanje dionika i izgradnjalokalne sposobnosti);• Financijski napredak (proraËun i izdaci)• Preliminarni odgovor ciljnih skupina na aktivnostiprojekta (tj. koriπtenje usluga iliobjekata i promjena u znanju, stavovima ilipraksama)• Razlozi za neoËekivan ili πtetan odgovorciljnih skupina, te koje se korektivne mjeremogu poduzetiPregledRedovni pregledi pruæaju moguÊnost onimakoji provode projekt i ostalim glavnim dionicimadaljnje analize informacija prikupljenihkroz nadzor, da razmisle o utjecajima, donesuinformirane odluke i poduzmu odgovarajuÊemjere upravljanja radi podrπke uËinkovitoj provedbi.Glavna svrha pregleda je razmjenjivatiinformacije, donositi zajedniËke odluke i premapotrebi revidirati planiranje daljnjeg programa.Redovni pregledi mogu se provoditi na raznimrazinama unutar strukture upravljanja projektom(tj. na terenu ili u srediπnjici EK), u razliËitovrijeme i s promjenjivom uËestalosti. No glavnoje pitanje πto ih treba regulirati (unaprijedplanirati), a trebali bi imati jasan program radai strukturu.EvaluacijaEvaluacija se moæe razlikovati od nadzora i redovnogpregleda po:• Svom obujmu (πira je - jer se bavi pitanjemjesu li ili nisu odabrani pravi ciljevi i strategije)• Svom vremenu provoenja (manje Ëesta -obiËno pri dovrπetku ili ex-post)• Onima koji su ukljuËeni (obiËno ukljuËuju'vanjske/samostalne' kadrove da bi se osiguralaobjektivnost); i• Korisnicima rezultata (ukljuËujuÊi planere ione koji donose politike i bave se pitanjimastrateπke politike i programiranja, a ne samorukovoditelje odgovorne za provedbu zadatakakoji su pred njima).RevizijaRevizija se moæe razlikovati od nadzora, redovnogpregleda i evaluacije po:103