Smjernice za upravljanje projektnim ciklusom - Ministarstvo ...

O d j e l j a k 9 . : P r i p r e m a T O R - a9. PRIPREMA OPISA POSLA9.1 SvrhaOpis posla (eng. Terms of Reference - ToR)treba pružiti jasan opis:1. opravdanja za poduzimanje nekog posla ilistudije2. oËekivane metodologije i plan rada (aktivnosti),ukljuËujuÊi vrijeme i trajanje3. oËekivanih zahtjeva za resursima, posebiceu smislu kadrova; i4. zahtjeva za izvješÊivanjeOpis posla može biti glavni ugovorni dokumentna osnovu kojeg se može ocjenjivatiuËinak izvoaËa, konzultanata, djelatnika EKi/ili drugih dionika.9.2 Korištenje opisa posla uprojektnom ciklusuEK tijekom cijelog projektnog ciklusa koristiopis posla kao pomoÊ u odreivanju poslovakoje želi izvršiti ili podržati. Kada se koristesredstva EK, opis posla je obiËno potrebanza:• Predstudije izvedivosti• Studije izvedivosti i projektiranja• Misije procjene/kvalitete podrške• Provedbene ugovore• Misije/ugovore za nadzor i pregled• Evaluacijske studije• Druge poslove tehniËkog savjetovanja/podrške potrebne u bilo kojoj fazi projektnogciklusa• Revizije (pogledajte standardne obrasceopisa posla na Intranet stranici EuropeAid-ao ‘Reviziji vanjskih aktivnosti’)9.3 Format i sadržaj opisa poslaPremda je jasno da Êe se toËan sadržaj opisaposla razlikovati ovisno o obujmu projektai predmetnog zadatka, predlaže se opÊenitiformat, odnosno:1. Pozadina zadatka2. Ciljevi studije/misije3. Pitanja koja Êe se prouËavati4. Metodologija5. Potrebna ekspertiza6. Zahtjevi za izvješÊivanje7. Plan rada i rasporedKratki opis vrste informacija koje bi mogle bitisadržane u opisu posla nalazi se u sljedeÊimpod-odjeljcima. Te informacije trebaju poslužitisamo kao smjernice, što ne znaËi da sva navedenapitanja trebaju biti predmetom razmatranjasvakog tima/misije koji rade na studiji,ili da radove nužno treba ustupiti vanjskimizvoaËima.9.3.1 Pozadina zadatkaU ovom odjeljku daje se prikaz što je do sadauËinjeno i obrazloženje izvršenog posla. Trebajasno odrediti zašto se on provodi i povezatiga sa širim kontekstom politike ili programiranja.Ovaj odjeljak može biti razliËite dužine, odnekoliko odlomaka do jedne ili dvije stranice,a opÊenito treba:• Smjestiti zadatak u kontekst Strategije Europskekomisije za zemlju korisnicu i Nacionalnogindikativnog programa, kao i prioritetapolitike i programa vlade partnera• Navesti ulogu vlade partnera/ostalih lokalnihdionika u provoenju posla• Dati kratki pregled projekta do danas. To biËitatelju trebalo omoguÊiti razumijevanje otome koji su važni zadaci do sada izvršeni(i tko ih je izvršio), koja su formalna odobrenja/sporazumipostignuti, i trenutni ‘status’projekta u projektnom ciklusu.9.3.2 Ciljevi studijeSvrha ovog odjeljka je jasno i sažeto prikazatišto se oËekuje da Êe zadatak postiÊi i tko jeciljna publika.Neki primjeri opÊih ciljeva studije u raznim fazamaprojektnog ciklusa prikazani su u sljedeÊojtablici:127