Smjernice za upravljanje projektnim ciklusom - Ministarstvo ...

S m j e r n i c e z a u p r a v l j a n j e p r o j e k t n i m c i k l u s o mJedinica za evaluaciju ima zasebanproraËun i neovisna je od operativnihslužbi. Ima kljuËnu ulogu kaosavjetodavna služba i sudjeluje u aktivnostimameuresorne Skupine za podršku kvaliteti(mr-QSG).Upravljanje radom na evaluaciji obiËnoukljuËuje sljedeÊe glavne zadatke za flvoditeljaevaluacije«:1. Utvrivanje potrebe za evaluacijom i odabirpredmeta/tema nad kojima Êe se provoditievaluacija;2. Izrada evaluacije, ukljuËujuÊi i pripremuopisa posla;3. Izrada natjeËajne dokumentacije za studijuevaluacije i odabir izvoaËa u skladu sutvrenim pravilima;4. Informativni sastanak s izvoaËem i ukljuËenimstranama, te podrška misiji evaluacije;i5. Osiguranje izrade visoko kvalitetnog izvješÊao evaluaciji i podjela nalaza i preporukaevaluacije.Evaluaciju obiËno podržava i ‘referentna skupina’,Ëije su glavne funkcije:• staviti primjedbe na opis posla koji sastavljavoditelj evaluacije;• djelovati kao suËelje izmeu konzultanata islužbi Komisije;• pružati savjete o kvaliteti rada konzultanata;i• pomoÊi u pružanju povratnih informacija onalazima i preporukama iz evaluacije u procesudefiniranja i provedbe buduÊih projekata/programa.Evaluacije se mogu provoditi za pojedinaËneprojekte, ali se ËešÊe vode na osnovi ili:(i) zemljopisnog znaËaja (zemlja ili regija); (ii)sektorskog/tematskog znaËaja; ili (iii) usmjeravanjapažnje na poseban financijski instrument(odnosno proraËunsku liniju) ili posebnuUredbu (kao što su MEDA, ALA, TACIS itd.).4.6.3 Alati i glavni dokumentiPrimarni alati koji su dostupni kao podrškaevaluaciji projekata ukljuËuju:• Opis poslova za misiju evaluacije (PogledajteOdjeljak 9.);• LogiËku matricu projekta kako bi se pomoglou ocjeni onoga što je postignuto u odnosuna plan (pogledajte Odjeljak 5.), uz Sporazumo financiranju i povezane tehniËke iadministrativne odredbe;• IzvješÊa o nadzoru (unutarnja i vanjska),koja nastaju tijekom provedbe ukljuËujuÊii ažurirane godišnje planove (pogledajteOdjeljak 7.);• Ekonomsku i financijsku analizu; i• Format izvješÊa o evaluaciji (pogledajtedonji prikaz).Glavni dokumenti nastali tijekom ove fazeciklusa jesu:• Opis poslova za misiju evaluacije; i• završno izvješÊe misije evaluacijeEvaluacijsko izvješÊe bi trebalo biti odrazstrukture glavnih kriterija evaluacije (pogledajtedonji Odjeljak 4.6.4), uzimajuÊi u obzirvrstu projekta, fazu u kojoj se evaluacija provodii korisnike za koje se izvješÊe priprema.Pri izradi opisa posla nužno je odluËiti o relativnojvažnosti svakog od kriterija evaluacijeza predmetnu studiju: obiËno je srednjoroËnaevaluacije bila usmjerena na pitanja od trajnogznaËaja, efikasnost i preliminarne naznakeuËinkovitosti; dok Êe ex-post evaluacijevjerojatno biti usmjerene na pitanja utjecaja iodrživosti.Standardni format za izvješÊa o evaluacijiukljuËujuÊi napomene s objašnjenjima dostupanje na Internetu. 32 No strukturu izvješÊa oevaluaciji prije svega treba odrediti prema svrsiza koju je namijenjeno i ciljnim skupinama/korisnicima. OpÊenito, glavni odjeljci izvješÊao evaluaciji trebaju biti sljedeÊi:32http://europa.eu.int/comm/europeaid/evaluation/methods/index.htm54