Smjernice za upravljanje projektnim ciklusom - Ministarstvo ...

O d j e l j a k 4 . : O p e r a t i v n e s m j e r n i c e U P C - aDok se uËinkovit nadzor prije svega zasnivana ‘unutarnjim’ projektnim sustavima, nekeodluke koje se tada trebaju donijeti ne mogu(i ne bi trebali) donositi sami voditelji projekata.Stoga se od ‘Upravnog tijela’ projekta iliUpravljaËkog odbora’ Ëesto traži da donesestrateške odluke o obujmu projekta, ukljuËujuÊipotrebne promjene u pojedinaËnim ciljevima,u onome na što je projekt usmjeren, proraËunu,strukturama upravljanja, itd. Takvo seupravno tijelo/upravljaËki odbor može stogaperiodiËno sastajati (npr. svakih šest mjeseciili jednom godišnje) radi pregleda napretka iuËinka projekta, te donositi potrebne odlukekako bi projekt ostao ‘stabilan’.3. IzvješÊivanje. Odgovorni za upravljanje/provedbu projekta moraju izvješÊa o fiziËkomi financijskom napretku dostaviti dionicima,posebice onima koji osiguravaju financijskasredstva kao podršku provedbi. Namjena tihizvješÊa trebala bi biti:• Informirati dionike o napretku projekta (uodnosu na plan), ograniËenjima na koja senaišlo i svim znaËajnim potrebnim korektivnimmjerama ili podršci;• Osigurati formalnu evidenciju s prateÊim dokumentimao postignuÊima tijekom razdobljaizvješÊivanja te time olakšati buduÊepreglede i evaluacije;• Dokumentirati svaku promjenu u buduÊimplanovima, ukljuËujuÊi proraËunske zahtjevete stoga;• Promicati transparentnost i odgovornost.Od glavnog znaËaja za izvješÊa o napretkuprojekta je da sadrže informacije koje su relevantneza Ëitatelja, da je ocijenjen napredaku odnosu na planirano (uËinak), i da suinformacije predstavljene jasno i sažeto. Višeinformacija ne znaËi i bolje informacije - kljuËje u kvaliteti.ZajedniËki informacijski sustav OpÊe upraveza vanjske odnose (CRIS) pruža standardiziranustrukturu za izvješÊivanje o provedbiprojekata koji se financiraju sredstvima EK(pomoÊu prozora ‘IzvješÊe o provedbi’). Oveinformacije moraju se redovno ažurirati.Kvalitetna izvješÊa o nadzoru takoer su važandoprinos evaluacijama i revizijama projekta.Bez jasno dokumentiranih projektnih planovai dokumentirane evidencije postupnihpostignuÊa, evaluacija postajegotovo nemoguÊ zadatak. Za revizijesu jasni proraËuni projekta i izvješÊa o financijskomnapretku takoer od posebnevažnosti.4.5.5 Glavne ocjene, alati i dokumentiTijekom provedbe projekta potrebno je stalnoocjenjivati: (i) kontinuiranu relevantnost iizvedivost projekta; (ii) napredak u postizanjuciljeva i korištenih resursa; (iii) kvalitetu upravljanja,ukljuËujuÊi upravljanje rizicima; (iv)vjerojatnost da Êe koristi biti održive; i (v) potrebnodjelovanje. Kriteriji kvalitete u Odjeljku4.5.7 daju smjer za te ocjene.Glavni alati koji se mogu koristiti kao pomoÊu donošenju tih ocjena, a koji podržavajuuËinkovito upravljanje i nadzor tijekom fazeprovedbe ukljuËuju:• Kriterije i standarde kvalitete (pogledajteOdjeljak 4.5.7)• LogiËku matricu (pogledajte Odjeljak 5.)• Rasporede aktivnosti/programa rada i rasporederesursa/proraËuna (pogledajte O-djeljak 5.)• Matricu upravljanja rizicima (pogledajte O-djeljak 7.2.2)• Kontrolne liste za planiranje kratkih posjeta,voenje razgovora i voenje redovnih sastanakapregleda (pogledajte Odjeljak 7.)• Formate izvješÊa o napretku (pogledajteOdjeljak 7.) - koji ukljuËuju prozor ‘ProvedbenoizvješÊe’ u sustavu CRIS• Smjernice za promicanje suradnje i korištenjevještina facilitiranja (pogledajte Odjeljak 8.)• Opis posla (pogledajte Odjeljak 9.)Glavni dokumenti koji su potrebni/koji se izra-uju tijekom faze provedbe obiËno ukljuËuju:• Operativne planove rada (obiËno godišnje);• PeriodiËka izvješÊa o napretku (ukljuËujuÊiredovno ažuriranje informacija sadržanih u‘Provedbenom izvješÊu’ sustava CRIS);• Posebne preglede/izvješÊa o studijama (npr.srednjoroËne evaluacije); i49