Smjernice za upravljanje projektnim ciklusom - Ministarstvo ...

S m j e r n i c e z a u p r a v l j a n j e p r o j e k t n i m c i k l u s o m7.2.3 Analiza osnovnih podatakaradi dobivanja informacija ouËinkuPrikupljanje podataka je jedno - uËinkovitoanaliziranje podataka i njihovo pretvaranje ukorisne informacije upravljanja neπto sasvimdrugo. Velika koliËina informacija koje nastajukroz aktivnosti nadzora moæe biti uzalud, akoih se ne analizira i ne predstavi na odgovarajuÊinaËin.Kada se razmiπlja o naËinu na koji bi podatketrebalo analizirati, obiËno su potrebni drukËijipristupi za kvantitativne i kvalitativne podatke.Po definiciji, kvantitativni podaci ukljuËujubrojke koje podlijeæu raznim oblicima statistiËkeanalize. Kvalitativni podaci s drugestrane obiËno nude informacije o stavovima,miπljenjima ili primjedbama ljudi i Ëesto sepredstavljaju (barem na poËetku) u narativnomobliku. 39OdgovarajuÊa ravnoteæa izmeu to dvoje Ëestoje najbolje rjeπenje - s tim da je tumaËenjekvantitativnih podataka 'obogaÊeno' krozrazumijevanje onoga πto 'ljudi misle’. InaËe,statistiËka analiza kvantitativnih podatakamoæe pomoÊi u potvrivanju ili postavljanju pitanjao informacijama prikupljenim na osnovimiπljenja ispitanika.SljedeÊa tablica daje pregled nekih od glavnihmetoda koje se mogu koristiti u analizi i predstavljanjukvantitativnih podataka na naËinkoji Êe voditelji projekata vjerojatno smatratikorisnim. U veÊini sluËajeva postoji potrebaza sloæenom statistiËkom analizom.Vrsta analizeOpisPlanirano premaPostoci/koeficijentiNadzor je prije svega usporedba onoga πto je prvobitno planirano sonim πto se stvarno dogaa. Ova analiza bi stoga trebala stvoriti osnovusvakog sustava nadzora, pregleda i izvjeπÊivanja. Na primjer, ako iz administrativneevidencije saznamo da je 1.500 nastavnika osnovnih πkolaproπlo ‘poboljπani paket’ osposobljavanja uz rad, trebamo znati kako seto moæe usporediti s onim πto je planirano kako bismo mogli ocijenitiuËinak. Ako je plan bio osigurati osposobljavanje za 3.000 nastavnika,a sva su prvobitno planirana sredstva/troπkovi primijenjeni/potroπeni, tobi onda ukazalo ili na problem s uËinkom provedbe i/ili s prvobitnim planomi proraËunom. Planeri i voditelji projekta bi trebali analizirati uzrokeproblema i odrediti odgovarajuÊi tijek mjera ispravaka.IzraËun postotaka i koeficijenata posebno je koristan naËin prikazivanjainformacija o uËinku. Pod pretpostavkom da su planirani ciljeviopravdano toËni/realni, takvi koeficijenti nam pomaæu da uvidimo kolikosmo blizu postizanju onoga πto je prvobitno planirano. Ako, na primjer,usporeujemo planirani sa stvarnim uËinkom, niski postoci odmahnaglaπavaju podruËja potencijalnih problema te bi trebali pokrenuti analizuuzroka i posljediËnih odluka o poduzimanju mjera ispravaka.Kretanja tijekom Analiza dostupnih podataka tijekom raznih vremenskih razdoblja moæevremena i usporedbe biti krajnje korisna u otkrivanju kako se projekt ostvaruje. To nam moæeizmeu razdoblja pomoÊi da uvidimo da li se stvari ‘poboljπavaju’ ili ‘pogorπavaju’ i omoguÊujesezonsku promjenjivost koja Êe se utvrditi.Usporedba s prethodnim razdobljima takoer moæe biti korisna, kadanema jasnih trenutnih ciljeva za aktivnost koja se nadzire ili pregledava.Pozivanje na ono πto se dogodilo u isto vrijeme u prethodnim razdobljima/godinamamoæe barem ukazati na to kakvi bi se rezultati realnomogli oËekivati.39Naravno, moguÊe je kvalitativne informacije (stavove i mišljenja ljudi) pretvoriti u kvantitativni oblik, kao na primjer kroz upotrebu upitnika koji odispitanika traže da rangiraju preferencije, prioritete, interese, itd.108