Smjernice za upravljanje projektnim ciklusom - Ministarstvo ...

S m j e r n i c e z a u p r a v l j a n j e p r o j e k t n i m c i k l u s o mUpravljanje revizijom obiËno ukljuËujesljedeÊe glavne zadatke za fltaskmenadžera nadležnog za reviziju«:Planiranje1. Odreivanje potrebe za revizijom iutvrivanje ciljeva i predmeta revizije.2. Definiranje revizije, što ukljuËuje i izraduopisa posla, obiËno na osnovi standardnihobrazaca.3. Odabir revizorske kuÊe prema postojeÊimpravilima, obiËno onim zaokvirni ugovor o reviziji.Provedba4. Nadzor provoenja revizije koju provodevanjske revizorske kuÊe (npr.nazoËnost na inicijalnim i završnimsastancima te promatranje ispitivanjai procedura na terenu).IzvješÊivanje5. Pribavljanje i pregled primjeraka ‘AideMemoires’ (memoranduma s nalazimai zakljuËcima), nacrta i završnihizvješÊa o reviziji kao i osiguranjenjihove diseminacije.6. Organizacija postupaka (sastanaka ilipisanih procedura) izmeu službi EuropeAid-a,delegacije, revizorske kuÊei subjekta revizije.Provedba preporuka revizije7. Nadzor poduzimanja mjera na osnovinalaza i preporuka revizije, ukljuËujuÊiizvješÊivanje o poduzetim mjerama.Osiguranje poduzimanja mjera naosnovi nalaza i preporuka revizije (odnosnoprovedba od strane subjekta revizije)operativna je odgovornost. Stogaje to zadatak task menadžera (voditeljaprojekta), a ne task menadžeranadležnog za reviziju.• Opis poslova za revizijsku misiju (opÊe formatepogledajte u Odjeljku 9.). Smjerniceo korištenju okvirnih ugovora za reviziju istandardnog opisa posla nalaze se na internetskojstranici ‘Revizija vanjskih aktivnosti’.Izrada opisa posla za obavljanje revizijezahtijeva posebnu struËnost u podruËjurevizije te bi trebala biti prepuštena taskmenadžerima nadležnim za reviziju, kojise u svom radu obiËno savjetuju i tijesnosurauju s Jedinicom G4;• LogiËka matrica - kao pomoÊ u ocjeni onogašto se postiglo na osnovi plana (pogledajteOdjeljak 5.);• IzvješÊa o nadzoru (unutarnja i vanjska),koja nastaju tijekom provedbe (pogledajteOdjeljak 7.);• Metodološke smjernice nalaze se na internetskimstranicama ‘Revizije vanjskih aktivnosti’;i• Obrazac izvješÊa o reviziji (pogledajte sljedeÊiprikaz).Glavni dokumenti koji Êe se izraditi jesu:• Opis posla za obavljanje revizije; i• Završno izvješÊe o reviziji.IzvješÊe o reviziji treba odražavati strukturuglavnih kriterija revizije (pogledajte Odjeljak4.7.4), uzimajuÊi u obzir vrstu projekta, fazu ukojoj se revizija obavlja i korisnike za koje seizvješÊe priprema.Standardni obrasci za izvješÊa o reviziji,ukljuËujuÊi napomene s objašnjenjima, moguse naÊi na Intranet stranici EuropeAid-a ‘Revizijavanjskih aktivnosti’. OpÊenito, glavniodjeljci izvješÊa o reviziji trebali bi biti kakoslijedi:4.7.3 Alati i glavni dokumentiGlavni alati dostupni za podršku revizijiukljuËuju:58