Smjernice za upravljanje projektnim ciklusom - Ministarstvo ...

O d j e l j a k 7. : N a d z o r, p r e g l e d i i z v j e π Ê i v a n j e7.2.8 IzvješÊa o napretku i ažurirani planoviPregledPlanovi se moraju redovno pregledavati i aæuriratiako æelimo da ostanu relevantni. Pripremagodiπnjeg plana nudi ovu moguÊnost zaviπegodiπnje projekte. Opis preporuËenogsadræaja Godiπnjeg plana prikazan je dalje utekstu.No s obzirom na brigu Komisije za (i) izgradnjulokalnog vlasniπtva nad projektima, (ii)osiguranje da partneri preuzmu odgovornostza provedbu projekta, i (iii) usklaivanje postupakas ostalim donatorima, posebni zahtjeviza izvjeπÊivanje o napretku trebaju se uspostavititako da se na umu imaju ta pitanja. Paralelnei dvostruke sustave izvjeπÊivanjatreba izbjegavati gdje god je moguÊe. 40No postoje neki osnovni zahtjevi ‘dobreprakse’ koje treba imati na umu,pa bi tako izvjeπÊa trebala:• Biti usmjerena na napredak prema ostvarivanjurezultata (svrha u logiËkoj matrici),a ne samo na popis poduzetih aktivnosti ipruæenih informacija• Usporediti napredak prema planu, tako dase moæe napraviti ocjena uËinka• Ukratko objasniti odstupanja od plana iistaknuti poduzete ili potrebne korektivnemjere (preporuke)• Biti jasan i saæet kako bi se olakπao pristupinformacijama i kako bi ih se razumjeloGlavne vrste izvjeπÊaOd partnera u provedbi projekta/voditeljaprojekta obiËno se traæi da osiguraju sljedeÊevrste izvjeπÊa:IzvjeπÊe o zateËenom stanju izuzetno je preporuËljivo za sve projekte.ObiËno ga je potrebno izraditi u roku 3 mjeseca nakon pokretanja projek-ta (tj. puπtanje sredstava i zapoπljavanja glavnog osoblja).IzvjeπÊe o zateËenom stanju pruæa moguÊnost voditeljima projekta daprojekt pregledaju uz konzultacije s dionicima, da aæuriraju prvi godiπnjiplan rada kako bi se osigurala relevantnost i izvedivost te izgradila predanosti menadæmenta i ostalih dionika za projekt, kao i ‘vlasniπtvo’ nadprojektom. To je posebice vaæno u situacijama u kojima je veÊi dio radana definiranju projekta napravio ‘netko drugi’ (tj. ne tim koji sada ima zadataknjegove provedbe) i kada je projekt pripreman prije nekog vremenau proπlosti (ponekad moæe doÊi do vremenskog jaza od viπe od godinudana izmeu dovrπetka studije izvedivosti i prijedloga za financiranje tepoËetka provedbe projekta).Vrsta izvjeπÊaIzvjeπÊe o zateËenomstanju (ukljuËujuÊiprvi godiπnji plan)IzvjeπÊa o napretkuSaæeti opisIzvjeπÊa o napretku moraju pripremati provedbeni partneri/voditeljiprojekata na redovnoj osnovi (kako je navedeno u Sporazumu s EK).PreoptereÊivanje voditelja projekata sa zahtjevima izvjeπÊivanja trebaipak izbjegavati, a formati izvjeπÊa i vrijeme trebaju uzeti u obzir/nastavitise na postojeÊe sustave a ne ih duplicirati. Kao formalni zahtjev, Ëestoje najbolje zahtijevati takvo izvjeπÊivanje najviπe tromjeseËno, dok biπestomjeseËno moæda bilo bolje.Task menadæeri EK moraju pripremati redovna saæeta izvjeπÊa/aæuriranaizvjeπÊa o svakom projektu (svaka 4 mjeseca) pomoÊu prozora ‘IzvjeπÊeo provedbi’ zajedniËkog informacijskog sustava RELEX-a, OpÊe upraveza vanjske odnose, (CRIS). Time se daje saæetak statusa svakog projektau standardnom formatu Ëemu djelatnici RELEX-a imaju pristup.40Pogledajte i ‘Harmonising Donor Practices for Effective Aid Delivery, OECD 2003’.115