Projekt „Wissenstransfer zur personenbezogenen Buchführung in ...

Projekt Wissenstransfer zur personenbezogenen Buchführung
in den Finanzämtern Pankow / Weißensee, Mitte / Tiergarten
und Reinickendorf (Band 1: Abschlussbericht)
spielsweise nach wichtigen Dokumenten, Kontakten, besonderen Erfahrungen etc. und wird
durch dafür geeignete und ausgebildete Personen entsprechend dokumentiert.
Ausgangslage:
Der personell und organisatorisch bedingte Wissensverlust in den vergangenen Jahren hat
bekanntermaßen wesentlich zur derzeit festzustellenden defizitären und als unbefriedigend
empfundenen Situation beigetragen. Insbesondere die hohe Fluktuation (wechsel- sowie
altersbedingt) zeigen nachhaltige Wirkung und erschweren zunehmend eine ordnungsgemäße
und qualitativ einwandfreie Bearbeitung von Buchhaltungsvorgängen. Fehlendes
Wissen verunsichert Teams, Sachgebietsleitungen und Finanzamtsleitungen gleichermaßen.
Die Ergebnisse der Interviews belegen eindrucksvoll die entstandenen Defizite in fachlicher
als auch in motivationaler Hinsicht.
Insoweit erscheint die Umsetzung von Managementkonzepten zur Vermeidung weiterer
Wissensverluste und zur Gewinnung vorhandenen impliziten Wissens zwingend. Ein weiterer
Aspekt ist die bisher nicht strukturierte Wissensübergabe an Nachfolger einschließlich der
Schaffung dafür erforderlicher Zeitkontingente. „Debriefing“ ist aus Sicht der Projektgruppe
ein geeignetes Mittel, Wissensverlusten wirkungsvoll zu begegnen.
Empfehlung:
Es wird empfohlen, das Abschluss- bzw. Übergabegespräch vor dem Ausscheiden von Mitarbeitern
aus dem Berufsleben – erweitert auch vor deren Wechsel in andere Aufgabenbereiche
oder Dienststellen – verpflichtend zu machen.
Dieses ist rechtzeitig zu organisieren und – soweit möglich – konkret mit dem zu beteiligenden
Nachfolger zu vereinbaren. Die organisatorische und inhaltliche Zuständigkeit hierfür
sollte beim Wissensmanagementbeauftragten liegen. Nachfolger sollten wissen, was, wie
und warum etwas zu tun ist (Know-what, Know-how, Know-why).
Voraussetzung für die Qualität und Akzeptanz derartiger Gespräche ist, dass sie von geeigneten
Personen mit entsprechender Qualifikation strukturiert durchgeführt und dokumentiert
werden. Für entsprechende Qualifikationen (als Basis sind dies Moderations- und Präsentationstechniken)
– sofern nicht vorhanden – sollten die Vorsteher überzeugend und
unterstützend werben. Einem zusätzlichen Ressourceneinsatz stünde ein weitaus höherer
Nutzen gegenüber.
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