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Projekt Wissenstransfer zur personenbezogenen Buchführung in den Finanzämtern Pankow / Weißensee, Mitte / Tiergarten und Reinickendorf (Band 1: Abschlussbericht) und die Wissenskommunikation, können für Führungskräfte in den Finanzämtern die im folgenden genannten Empfehlungen abgegeben werden. Umgang mit Wissen heißt für Führungskräfte zuerst: Wesentliche Informationen herausstellen Klare Ziele vorgeben / Positionierung Klare Werte vermitteln Wissensflut / Entscheidungsschwäche vermeiden Differenzierung zwischen Breite und Tiefe Wenn individuelles Wissen zu Teamwissen werden soll, empfiehlt es sich, das gesamte Team zusammen zu holen. Oft braucht es nur zehn Minuten innerhalb einer Teamsitzung, um gezielt gemeinsames Wissen zu erarbeiten. Das kann beim morgendlichen gemeinsamen Kaffeetrinken erfolgen, und das muss nicht einmal „Wissensmanagement“ genannt werden, um dennoch Erfolg zu bieten. Der Wissensmanagementprozess (als ständiger Kreislauf) kann wie folgt beschrieben werden: Erfahrungen unterschiedlicher Teammitglieder zu einem Thema zur Sprache bringen Erfahrungen in den Teamkontext bringen Neue Teamstandards verabreden Gemeinsames Teamwissen anwenden usw. 5.3.3 Wissensmanagementansätze und Instrumente für Führungskräfte Für jede Phase in dem vorgenannten Wissensmanagementprozess können bestimmte Praxisinstrumente angewandt werden, die nachfolgend näher beschrieben werden. In einem ersten Schritt im Wissensmanagementprozess geht es darum, verschiedene Erfahrungen ganz allgemein oder zu einem bestimmten Thema zur Sprache zu bringen – diese aus Sicht der Teammitglieder vielleicht erstmals formulieren zu lassen. Was an Erfahrungen von den einzelnen Teammitgliedern ausgesprochen wird, ist zunächst ein Beitrag aus einer sehr subjektiven Einzelsicht. Im zweiten Schritt ist es wichtig, die Einzelsichtweisen zu verschiedenen Perspektiven einer Teamsicht zu verdichten. Dafür werden in dieser Phase die Beiträge in einen Teamrahmen gestellt. Seite 76 von 121
Projekt Wissenstransfer zur personenbezogenen Buchführung in den Finanzämtern Pankow / Weißensee, Mitte / Tiergarten und Reinickendorf (Band 1: Abschlussbericht) Bereits einzelne, die Entwicklung betreffende Fragen, wie etwa „Welche Erfahrungen haben wir diese Woche gemacht, die wir allen zur Verfügung stellen wollen“ oder auch themenbezogen, z. B. „Welche ‚Best Practices’ haben Sie bereits beim Buchen dieses schwierigen Vorgangs für sich erarbeitet“ reichen aus. Die ausgesprochenen Erfahrungen werden dann in einen Teamkontext gebracht, z. B. „Was lernen wir aus den angesprochenen Erfahrungen für unsere anstehende Arbeit“ oder „Was bedeuten diese Ideen für unsere Teamzusammenarbeit“. 5.3.3.1 „Best Practices“ / Themen der Woche Führungskräfte sollten eine Pinwand, Flipchart oder Tafel in dem Besprechungsraum des Teams (ggf. im eigenen Büro) zur Verfügung stellen. Hier kann jede Woche oder jeden Tag ein Fokus oder ein Thema gewählt werden und dort angeschrieben werden. Denkbar wären hier beispielsweise „schwierige Buchhaltungsvorgänge“ oder „Vereinfachung interner Prozesse“. Sowohl Führungskräfte als auch die Mitarbeiter schreiben dazu alle „Best Practices“ auf, die ihnen einfallen. Es kann dabei auch auf einen Fokus verzichtet werden, so dass alle „Best Practices“, die den Beteiligten im Moment des Treffens gerade einfallen, dort notiert werden. 5.3.3.2 Mini-Seminare von Mitarbeitern Eine gute Möglichkeit zur Schaffung einer Alternative zu eventuellen Monologen der Führungskraft in solchen Treffen ist die Planung von Mini-Seminaren von Mitarbeitern oder Führungskräften. In diesen lassen sich Erfahrungen in Form von „Best Practices“ ausführlicher weitergeben. Das erfordert von den Beteiligten, das Thema nochmals intensiv zu reflektieren und verständlich zusammen zu fassen. Für ein solches Mini-Seminar reicht eine halbe Stunde aus, die sich auch in einem Teamtreffen regelmäßig und geplant unterbringen lässt. 5.3.3.3 Wissensmarktplatz Ein Wissensmarktplatz ist nichts anderes als die Auswahl vieler Mini-Seminare, die zu einem Zeitpunkt, z. B. einen halben Tag, einen Abend, einen ganzen Tag lang, angeboten werden. Auch Checklisten, Fotos, Abläufe oder kleine „Best Practices“ können dargestellt werden. Dabei ist immer ein Teil des Teams vermittelnd unterwegs, der andere Teil hört zu und Seite 77 von 121
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