Lønns-ABC 2007 - Skatteetaten

Lønns-ABC 20075 BokføringsreglerDen som selv har - eller kan pålegges - oppgavepliktetter ligningsloven kapittel 6 skal innrette sinregnskapsføring (bokføring) slik at oppgavene kan gisog kontrolleres, jf. ligningsloven § 6-1 nr. 1. Densom ikke er regnskapspliktig (bokføringspliktig), hartilsvarende plikt til å gjøre notaterEnhver som er regnskapspliktig etter lov 17.07.1998nr. 56 om årsregnskap m.v. (regnskapsloven), ellersom har plikt til å levere næringsoppgave etterligningsloven eller omsetningsoppgave ettermerverdiavgiftsloven, har bokføringsplikt etter lov19.11.2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven).Det er gitt utfyllende bestemmelser til bokføringsloveni forskrift 01.12.2004 nr. 1558 om bokføring(bokføringsforskriften).Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon ogoppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje isamsvar med grunnleggende prinsipper ibokføringsloven § 4, og etter lovens § 4 første ledd nr.1, jf. § 6, skal det foreligge et ordentlig og oversiktligregnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktigregnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som erinnrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.Etter hovedregelen i bokføringsloven § 7 første leddskal den bokføringspliktige bokføre alle opplysningersom er nødvendig for å kunne utarbeide pliktigregnskapsrapportering i henhold til lovens § 3 ogspesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering somnevnt i lovens § 5. Bokføringen skal være à jour innenfristene for pliktig regnskapsrapportering og ikkesjeldnere enn hver fjerde måned, jf. lovens § 7 andreledd.SpesifikasjonskravBokføringsloven § 5 Spesifikasjoner av pliktigregnskapsrapporteringFor hver periode med pliktig regnskapsrapporteringskal det utarbeides:• bokføringsspesifikasjon,• kontospesifikasjon,• kundespesifikasjon,• leverandørspesifikasjon,• spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere ogegen virksomhet,• spesifikasjon av salg til eiere og deltakere,• spesifikasjon av salg og andre ytelser tilledende ansatte,• spesifikasjon av merverdiavgift,• spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser.Departementet gir i forskrift nærmere regler ominnholdet i spesifikasjoner.Bokføringsforskriften § 3-1 LovbestemtespesifikasjonerSpesifikasjoner som nevnt i bokføringsloven § 5 skalinneholde:(...)5. Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egenvirksomhet. Alle uttak av eiendeler og tjenesterspesifisert pr. eier, deltaker eller på egen virksomhet iordnet rekkefølge til virkelig verdi meddokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning.6. Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere i foretakmed færre enn 10 eiere eller deltakere. Alle salg avvarer og tjenester spesifisert pr. eier eller deltaker iordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato ogdokumentasjonshenvisning. Dette gjelder selv omeiere eller deltakere opptrer som forbrukere.7. Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledendeansatte. Alle salg av varer og tjenester til ledendeansatte spesifisert pr. ansatt i ordnet rekkefølge meddokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning.Dette gjelder selv om den ledende ansatte opptrer somforbruker.8. Spesifikasjon av merverdiavgift. Utgående oginngående merverdiavgift og grunnlaget for beregningav avgiften spesifisert pr. periode etter kontoene iregnskapssystemet. Spesifikasjonen skal også viseavgiftsfri omsetning og uttak samt omsetning og uttaksom faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftslovenkapittel 4. Utgående avgift skal også kunnespesifiseres pr. transaksjon.9. Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser.Lønnsoppgavepliktige ytelser spesifisert pr. periodeetter kontoene i regnskapssystemet. Arbeidsgiveravgiftspliktigeytelser skal dessuten kunne gjengissamlet, pr. avgiftssats og kommune.(...)Det følger av kommentarene i "NOU 2002:20 Nybokføringslov punkt 6.4.4 Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktigeytelser" at den bokføringspliktige frittkan velge om det skal benyttes rene kontoer eller omspesifikasjonen skal skje ved hjelp av regnskapssystemetsøvrige koder. I sistnevnte tilfelle måarbeidsgiver kunne spesifisere hvilke beløp innenforhver konto som er oppgavepliktig/arbeidsgiveravgiftspliktig.27