Lønns-ABC 2007 - Skatteetaten

Lønns-ABC 2007DokumentasjonskravBokføringsloven § 10. Dokumentasjon av bokførteopplysningerBokførte opplysninger skal være dokumentert.Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt ogfullstendig innhold og vise de bokførteopplysningenes berettigelse. Dokumentasjonen skalikke endres etter utstedelse. Dersom dokumentasjonenbestår av flere dokumenter, skal det være referanse fraprimærdokumentet til øvrige dokumenter.Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fradokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktigregnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lettkontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt ipliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbaketil dokumentasjonen for de enkelte bokførteopplysningene. Dokumentasjonen skal væresystematisert på en måte som gjør det mulig åkontrollere at den er fullstendig.Departementet kan i forskrift fastsette krav tildokumentasjonens format.Bokføringsforskriften § 5-6 Dokumentasjon av lønnmv.Dokumentasjon av lønn og andre oppgavepliktigeytelser, samt forskuddstrekk og påleggstrekk, skal viseytelsene pr. motpart. Dette gjelder også når det er gittpålegg om trekk i en ytelse som ikke er gjenstand forforskuddstrekk. Følgende opplysninger skal fremgå avdokumentasjonen:a. fødselsnummerb. navn og stillingc. skattekommuned. tabellnummer og/eller den trekkprosent som stårpå skattekortet.Dersom skattekortet ikke er levert, og opplysningersom skal fremgå av skattekortet ikke på annen måte erkommet til arbeidsgiverens kunnskap, skal arbeidsgiversdokumentasjon vise navn og nummer på denkommunen hvor mottakeren av ytelsen (motparten)oppgir at vedkommende var bosatt 1. november i åretfør trekkåret. Dersom mottaker av ytelsen (motparten)er utenlandsk og ikke var bosatt i Norge 1. november iåret før trekkåret, skal dokumentasjonen vise hvilkenkommune vedkommende bosatte seg i ved ankomstentil Norge.Har arbeidsgiveren mottatt pålegg om trekk, imedhold av skattebetalingslovens kapittel VI, skaldokumentasjonen også inneholde opplysninger om:a. hvem som har utferdiget påleggetb. når pålegget er mottattc. det beløp som skal dekkes ved trekketd. inntektsåret som pålegget om trekk gjeldere. trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes forhver utbetalingsperiode.For hver periode med pliktig regnskapsrapportering avforskuddstrekk og påleggstrekk skal dokumentasjoneninneholde følgende opplysninger pr. motpart:a. dato for utbetaling av ytelser og om mulig dettidsrom ytelsen knytter seg tilb. brutto ytelse, hvis aktuelt med angivelse av antallgodtgjorte timerc. eventuelt tillegg for naturalytelser som det skalforetas trekk id. fradrag for pensjonsinnskudd, bidragstrekk ogtrekkfri fagforeningskontingente. trekkgrunnlagetf. størrelsen av det foretatte forskuddstrekk ogpåleggstrekk.For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert påantall arbeidede timer, skal i tillegg følgendeopplysninger være dokumentert pr. motpart:a. dato for utført arbeidb. antall timer den aktuelle datoc. sum timer for den aktuelle periodenDokumentasjon av lønn mv. skal utstedes senest pådet tidspunkt det er anledning til å få de aktuelleytelsene utbetalt.Det skal foreligge en lettfattelig beskrivelse avlønnssystemets oppbygging og funksjoner.Bokføringsforskriften § 5-9 Reise- og oppholdsutgifterDet skal fremgå av dokumentasjon av reise- ogoppholdsutgifter hvem utgiftene omfatter, hvaformålet med reisen har vært og hvilke arrangementden reisende har deltatt på. Dokumentasjonen skalogså være i samsvar med aktuelle regler i forskrift14. oktober 1976 nr. 9830 om forskuddstrekk iutgiftsgodtgjørelser.Bokføringsforskriften § 5-10 Bevertningsutgifter mv.Dokumentasjon av bevertningsutgifter skal angiformålet og hvem bevertningen omfatter.Nærings-/bransjereglerDet er gitt tilleggsbestemmelser og særlige regler forenkelte næringer og bransjer i bokføringsforskriftenskapittel 8. Dette gjelder bl.a. bygge- og anleggs-28