sto i kako s papirima KB 06.indd

108 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGANIZACIJA CIVILNOGA DRU©TVA
IV. OPIS GRADIVA I OCD-a
4. Kazalo
Kazalo ili indeks abecedni je pregled imena osoba, naziva mjesta i/ili predmeta. Kazalo olakšava
brzo pretraživanje gradiva. Izrađuje se, ovisno o potrebama vašeg OCD-a, na temelju naziva
opisanih jedinica serija, podserija, predmeta, komada, ne prešturo, ali ne ni predetaljno.
Pojmove dajete abecednim redom. Kako izgleda kazalo možete vidjeti u gotovo svakoj stručnoj
ili znanstvenoj knjizi, s time da uz pojam, umjesto broja stranice, upisujete broj(eve) koji jednoznačno
identificira seriju, predmet, komad.
Nakon što ste izradili inventar, sve obavijesti koje ste do sada upisivali u posebne teke/datoteke,
upisujete u pripadajuće rubrike inventara. Ne zaboravite upisati datum kada ste završili s izradom
opisa OCD-a, gradiva… i sve ostale bitne, relevantne podatke.
Ispišite inventar, ispravite tipfelere, provjerile točnost podataka, kako se ne bi desilo da u popisu
piše da je zbornik referata Konferencije Nasilje u obitelji, Dubrovnik, 3. — 8. 3. 1995. odložen
u svežanj 13, a zapravo je odložen u svežanj 14. Nemojte da golem posao koji ste obavili pokvare
tako, naizgled, male stvari.
Opis OCD-a, gradiva i
popis nisu statični.
Čelnim osobama ističe mandat, statut se mijenja, dolaze novi članovi/volonteri, neki odlaze,
OCD širi svoje aktivnosti… sve treba redovito upisivati u adekvatne rubrike inventara. Svakodnevnim
radom OCD-a nastaju novi dokumenti koji nakon aktivne faze postaju poluaktivno i
neaktivno gradivo. Gradivo, vi ili osoba koja će doći nakon vas, pridodajte postojećem, opisujući
ga i popisujući na jednak način, brojevi novopristiglih tehničkih jedinica nastavljaju se na zadnji
korišteni broj već pohranjenog gradiva.