sto i kako s papirima KB 06.indd

SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI
179
Na zahtjev stranke koja neposredno predaje akt, mora se izdati potvrda o primitku akta. Potvrda se vrši
stavljanjem otiska prijemnog štambilja u koji se unosi datum predaje i osnovni broj urudžbenog zapisnika
pod kojim je akt upisan. Potvrdu potpisuje tajnik/ica.
Primanje akata od druge pravne osobe koje ova dostavlja putem dostavljača, potvrđuje se stavljanjem
datuma i potpisa u dostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili na kopiji akta čiji se izvornik prima. Uz
datum i potpis (osim u dostavnoj knjizi), stavlja se još i službeni pečat OCD-a.
Prilikom podizanja tj. preuzimanja pošiljki, tajnik/ica ne smije podići pošiljku na kojoj je označena vrijednost,
kao ni preporučenu pošiljku, ako utvrdi da je pošiljka oštećena. U takvim slučajevima mora zahtijevati
od nadležne poštanske službe, tj. pismonoše da se stanje i sadržaj pošiljke komisijski utvrdi i tek tada će
preuzeti pošiljku zajedno sa zapisnikom o komisijskom nalazu.
PRILOG III.
Članak 6.
Sve primljene pošiljke, telegrame, hitne pošiljke, novčana pisma i druge vrijednosne pošiljke, e-pisma i sl.
naslovljena na OCD otvara tajnik/ica.
Pošiljke primljene u vezi s raspisanim licitacijama, natječajima i sl. otvara predsjednik/ica, tj. posebna za
to određena komisija.
Tajnik/ica će otvoriti i pošiljke na kojima je na omotnici, uz naslov OCD-a, označeno ime zaposlenika/ice kojoj
se pošiljatelj obraća, osim u slučajevima kada je na omotnici naznačeno da se radi o privatnoj pošiljci.
Prilikom otvaranja omotnica treba paziti da se ne ošteti njihov sadržaj, da se prilozi raznih akata ne pomiješaju,
da pojedini akt ili prilog ne ostane u omotnici i sl. Ako neki od akata označenih na omotnici
nedostaje, ili ako su primljeni samo prilozi bez akata, tajnik/ica će o tome odmah obavijestiti pošiljatelja.
Ako pošiljatelj nije naznačen na omotnici, i ni u aktu, akt će se u urudžbenom zapisniku, u rubrici pošiljatelj/
primatelj voditi kao „anonimno“.
Uz primljeni akt treba priložiti omotnicu u svim slučajevima kad datum predaje poštanskoj službi može biti
od važnosti za računanje rokova (npr. žalbe, natječaji…), ili kad se iz samog akta ne može utvrditi mjesto
odakle je akt poslan, ili ime i prezime pošiljatelja, a ovi su podaci označeni na omotnici.
Ako su omotnice preporuke, omoti paketa i drugih pošiljki primljeni oštećeni, a postoji sumnja o neovlaštenom
ili zlonamjernom otvaranju, treba prije otvaranja o tome sastaviti, u prisutnosti još dvoje zaposlenika
OCD-a, kratak zapisnik u kojem će se konstatirati vrsta i obim oštećenja.
Nedostatke i nepravilnosti utvrđene prilikom otvaranja pošiljki treba konstatirati kratkom zabilješkom koja
se stavlja neposredno uz otisak prijemnog štambilja. Npr., ako aktu nedostaju prilozi, stavit će se: „Primljeno
bez priloga“; ako nedostaju samo pojedini prilozi, treba navesti koji su to prilozi itd. Zabilješku, uz
naznaku datuma, potpisuje tajnik/ica.
Ako se u omotnici nađe akt naslovljen na drugu pravnu ili fizičku osobu, stavit će se na njega zabilješka,
npr.: „Pogrešno dostavljen“, a zatim ga na najpogodniji način (putem dostavljača, poštanske službe) poslati
onome kome je upućen. Takvi akti ne upisuju se u urudžbeni zapisnik. Zabilješku, uz naznaku datuma i
službeni pečat OCD-a, potpisuje tajnik/ica.
Ako se prilikom otvaranja pošiljke utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrijednost, treba na
prijemnom aktu kratkom zabilješkom konstatirati njihovu vrijednost i iznos. Ove vrijednosti predaje tajnik/