sto i kako s papirima KB 06.indd

80 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGANIZACIJA CIVILNOGA DRU©TVA
IV. OPIS GRADIVA I OCD-a
IV. OPIS GRADIVA I OCD-a
Opisom se gradivo
identificira,
pojašnjava se njegov
kontekst i sadržaj
radi omogućavanja i
olakšavanja dostupnosti
(pretraživanje i
korištenje) spisa.
Nakon sređivanja gradivo se opisuje. Opis treba iskazati sastav i sadržaj fonda, odnosno njegovih
dijelova, pokazati kakve podatke pruža dokumentacija sadržana u gradivu, utvrditi brojno
stanje jedinica i njihovo mjesto u sklopu određenih skupina. Opisom se odgovara na pitanja: tko,
što, kada, gdje, kako, zašto, a sadašnjim i budućim korisnicima gradiva daju temeljne obavijesti.
Opis služi za upoznavanje sa sadržajem fonda i za brzo pronalaženje traženog podatka.
Potkraj 20. stoljeća u arhivistici su objavljene prve međunarodne norme: ISAD(G) za opis gradiva
i ISAAR (CPF) za opis stvaratelja. Hrvatski su arhivi, jednako kao i strani, prihvatili i koriste
norme ISAD(G) i ISAAR (CPF). Usvajanje normi omogućava standardizaciju rada, razmjenu informacija
o gradivu između organizacija i zemalja, olakšava korištenje gradiva i prepoznavanje
pojedinih elemenata u opisu.
Arhivski inventar je
opis arhivskih jedinica
jednoga fonda koji
omogućuje pretraživanje,
pronalaženje i razumijevanje
sadržaja
i konteksta arhivskih
jedinica unutar fonda
te pronalaženje pripadajućih
tehničkih
jedinica.
Vaša je zadaće izraditi obavijesno pomagalo 31 — inventar 32 . Tvore ga:
>> opis OCD-a (stvaratelja gradiva),
>> opis gradiva (arhivskih jedinica), odnosno identifikacija i prikaz konteksta i sadržaja kroz
26 mogućih elemenata opisa grupiranih u sedam područja,
>> popis arhivskih i pripadajućih tehničkih jedinica,
>> predmetno kazalo, kazalo osoba i mjesno kazalo.
Opis treba dati podatke o gradivu u svakoj fazi njegova upravljanja (stvaranju, vrednovanju,
sređivanju…). Inventar treba biti opsežan i uključiti sve serije i sve gradivo, konvencionalno ili
nekonvencionalno. Gradivo je imovina OCD-a, inventar je i imovnik, popis imovine.
31
Obavijesna pomagala su popisi spisa i sredstvo upravljanja gradivom. Arhivisti rabe više vrsta obavijesnih pomagala:
pregled, vodič, inventar…
32
Inventar je metodički popis u kojem su pojedinačno označeni predmeti čiju bit oni izražavaju, sistematizirani po
određenom planu.