sto i kako s papirima KB 06.indd

More documents

Recommendations

Info

SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI 141 kumenti nisu nužno oni s arhivskom vrijednosti niti je sve arhivsko gradivo vitalno. Svaki OCD sam identificira svoje vitalne dokumente. Treba odrediti osobu zaduženu za vitalne dokumente, jer oni daju tekuću sliku OCD-a, te moraju biti točni i ažurni, a prevencija je bolja kad se točno zna zadužena osoba. Najuobičajeniji način zaštite vitalnih dokumenata je izrada kopije pri nastanku dokumenta ili reprodukcija postojećeg dokumenta (fotokopija, skeniranje). Kopije se mogu pohraniti: u OCD (najčešće u sefovima ili trezorima); ili izvan OCD-a, u građevine smještene na dovoljnoj udaljenosti (npr. 80 km) koje stoga ne mogu biti pogođene istom nepogodom. Kod elektroničkih zapisa treba odrediti kopira li se čitav sustav (datoteke i softver) ili dijelovi sustava (ono što je promijenjeno od zadnjeg kopiranja). Iako apsolutna zaštita ne postoji, dobra prevencija čini čuda: zabrana pušenja, zaključani stolovi i ormari u kojima je pohranjeno gradivo, vatrodojavni sustavi, redoviti pregled instalacija, redovito održavanje i popravak kvarova, vježbe za slučaj opasnosti, planovi pripravnosti… Zaštita vitalnih dokumenata je nužnost, a ne luksuz. Vitalni dokumenti su oni dokumenti čiji gubitak ostavlja tako teške posljedice da je posebna zaštita opravdana. Najbitniji cilj zaštite vitalnih dokumenata je opstanak OCD-a, a što se brže OCD oporavi nakon nesreće, manji su gubici novca, ugleda i vremena. VI. I NA KRAJU 4. Zbirna evidencija gradiva Ako je vaš OCD zaprimio rješenje kojim je utvrđeno da njegovo arhivsko gradivo ima svojstva kulturnog dobra, dužni ste, prema Pravilniku o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva, svoje arhivsko gradivo organizirati u dokumentacijske zbirke ili cjeline. Dokumentacijska zbirka ili cjelina može se organizirati u više manjih dokumentacijskih skupina, ako je to uputno zbog količine i raznovrsnosti gradiva koje sadrži ili radi lakšeg čuvanja i zaštite. Dokumentacijska zbirka ili cjelina u pravilu se oblikuje u skladu s izvornom organizacijom, tj. klasifikacijom dokumentacije koju sadrži. Popis sadrži podatke o dokumentacijskim skupinama na koje je zbirka ili cjelina podijeljena i arhivskim jedinicama u svakoj pojedinoj dokumentacijskoj skupini. Opis dokumentacijske skupine u popisu arhivskoga gradiva obuhvaća: Dokumentacijsku zbirku ili cjelinu čini arhivsko gradivo nastalo djelovanjem istoga stvaratelja, zbirka dokumentacije određene vrste ili namjene ili dokumentacija nastala obavljanjem određene djelatnosti.
142 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGANIZACIJA CIVILNOGA DRU©TVA VI. I NA KRAJU Za svaku pojedinu dokumentacijsku zbirku ili cjelinu imatelji obvezno vode popis arhivskoga gradiva. 1. >> redni broj, 2. >> oznaku (klasifikacijska oznaka, arhivski ili drugi znak koji jednoznačno identificira cjelinu), 3. >> naziv, 4. >> sadržaj (opis dokumentacije u cjelini, predmeta ili djelatnosti na koji se odnosi), 5. >> medij i vrsta zapisa (podaci o vrsti medija i obliku zapisa dokumentacije u cjelini), 6. >> količina (količina gradiva u cjelini iskazana u broju jedinica — dokumenata, predmeta, dosjea i dr. — koje sadrži, te dužnim metrima, veličini zapisa ili drugoj odgovarajućoj mjernoj jedinici), 7. >> tehničke jedinice (oznake ili raspon oznaka pripadajućih tehničkih jedinica — kutija, registratora i dr.), 8. >> vrijeme nastanka (godina ili raspon godina nastanka gradiva), 9. >> napomene. Popis arhivskih jedinica (dokumenata, predmeta, dosjea, svezaka i dr.) u dokumentacijskoj skupini vodi se prema sljedećim podacima: 1. >> redni broj, 2. >> oznaka, 3. >> naziv, 4. >> vrsta, 5. >> vrijeme nastanka, 6. >> rok čuvanja, 7. >> tehničke jedinice. Popisi arhivskoga gradiva mogu se voditi u obliku uredske knjige ili računalne evidencije, odnosno baze podataka. Imatelj je dužan popis arhivskog gradiva zaštititi od neovlaštenog pristupa, gubitka, uništenja i oštećenja. Ako se popis vodi računalno, imatelj je dužan osigurati podatke
Page 1 and 2:
ÆIVANA HE-BELI ORGA GANI ZA CIJA C
Page 3 and 4:
Izdavač: Documenta — Centar za s
Page 5 and 6:
4 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGA
Page 7 and 8:
Page 9 and 10:
Page 11 and 12:
10 Ni jedna druga vrsta materijala
Page 13 and 14:
12 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORG
Page 15 and 16:
Page 18 and 19:
II. NA PO»ETKU 17
Page 20 and 21:
SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI 19
Page 22 and 23:
Page 24 and 25:
Page 26 and 27:
Page 28 and 29:
Page 30 and 31:
Page 32:
Page 35 and 36:
Page 37 and 38:
Page 39 and 40:
38 MODEL RAZINA SRE-IVANJA FONDA II
Page 41 and 42:
Page 43 and 44:
Page 45 and 46:
Page 47 and 48:
46 PRIMJER RAZINA SRE-IVANJA FONDA
Page 49 and 50:
Page 51 and 52:
50 PRIMJER RAZINA SRE-IVANJA SERIJE
Page 53 and 54:
Page 55 and 56:
Page 57 and 58:
Page 59 and 60:
Page 61 and 62:
Page 63 and 64:
Page 65 and 66:
Page 67 and 68:
Page 69 and 70:
Page 71 and 72:
Page 73 and 74:
Page 75 and 76:
Page 77 and 78:
Page 80 and 81:
IV. OPIS GRADIVA I OCD-a 79
Page 82 and 83:
Page 84 and 85:
Page 86 and 87:
Page 88 and 89:
Page 90 and 91:
Page 92 and 93: SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI 91
Page 112 and 113: V. »UVANJE I ZA©TITA 111
Page 128 and 129: VI. I NA KRAJU 127
Page 156 and 157: LITERATURA, PROPISI, STANDARDI I WE
Page 158 and 159: 19. Perović-Ivović, S. Preventivn
Page 160 and 161: IZDANJA INTERNATIONAL COUNCIL ON AR
Page 162 and 163: Dio relevantnih ISO standarda SA»U
Page 164 and 165: 13. Pravilnik o zaštiti i korište
Page 192 and 193:
Page 194 and 195:
Page 196 and 197:
Page 198 and 199:
Page 200 and 201:
199 O DOCUMENTI DOCUMENTA — CENTA
Page 202:
ISBN: 978-953-95433-2-5 ©TO I KAKO
show all

sto i kako s papirima KB 06.indd

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?