sto i kako s papirima KB 06.indd

34 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGANIZACIJA CIVILNOGA DRU©TVA
III. SRE–IVANJE
III. SRE–IVANJE
Rad s gradivom
treba dovesti do
što potpunijeg i
savršenijeg čuvanja
gradiva i omogućiti
najracionalnije,
najjednostavnije i
najbrže pronalaženje
traženih dokumenata
(korištenje gradiva).
Sređivanje gradiva, ili dovođenje u red, tek je preduvjet njegova korištenja. Sređivanjem gradiva
njegovim se sastavnim dijelovima određuje stalno mjesto u okviru cjeline (fonda), i u odnosu
na druge sastavne dijelove. Sređivanjem stvorena i utvrđena struktura i red dokumenata omogućuju
orijentaciju u gradivu i pronalaženje pojedinih spisa.
U arhivistici se rabi koncept životnog ciklusa gradiva. Kaže se kako ono prolazi kroz četiri
stadija:
1. >> stvaranje,
2. >> aktivna administrativna ili uredska uporaba,
3. >> stadij polu- ili pune neaktivnosti. Spisi više nisu, ili rijetko, potrebni za svakodnevni rad.
Odvajaju se od aktivnih spisa, odnose iz skupih uredskih prostora i smještaju u pomoćna
spremišta, koja osiguravaju učinkovito i ekonomično čuvanje te uporabu dokumenata,
4. >> konačno odlaganje, trajnom pohranom ili izlučivanjem. Gradivo je izgubilo svoju tekuću
administrativnu, financijsku i pravnu upotrebljivost. Većina se gradiva izlučuje, a ostaje
manji dio, koristan za svrhu za koju nije stvoren, kao što je povijesna, sociološka ili druga
uporaba, te se trajno čuva (u arhivima).