sto i kako s papirima KB 06.indd

SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI
129
ISO STANDARDI
Godine 2001. usvojen je međunarodni standard ISO 15489 Information and documentation —
Records management. 38 Standard Informacije i dokumentacija — upravljanje spisima odnosi
se na upravljanje klasičnim i digitalnim dokumentima, neovisno o materijalnim značajkama i
logičkoj strukturi zapisa. Svaki sustav mora biti u stanju očuvati četiri svojstva dokumenata:
autentičnost, pouzdanost, cjelovitost i upotrebljivost.
VI. I NA KRAJU
Sastavnice svakoga sustava uredskog poslovanja su:
sastavnice
>> odlučivanje koje vrste dokumenata nastaju i što trebaju sadržavati,
>> odluka o tome u kojem obliku i na koji način će dokumenti biti uključeni u sustav,
>> određivanje koji će metapodaci 39 nastati i na koji će način biti povezani s dokumentima,
>> odluka o tome na koji će se način dokumenti pronalaziti i davati na korištenje,
>> način organizacije dokumenata,
>> procjena rizika u slučaju nedokumentiranja aktivnosti,
>> očuvanje dokumenata kroz vrijeme, uz osiguranje dostupnosti,
>> usklađenost s pravnim zahtjevima,
>> osiguranje sigurnog spremišta,
>> čuvanje dokumenata samo dok su potrebni,
>> provjera funkcioniranja sustava i njegovo stalno poboljšavanje.
Osnovna svojstva svakog sustava su:
svojstva
>> pouzdanost, sustav mora rutinski zahvaćati sve dokumente koji nastaju u njegovu djelokrugu;
organizacija dokumenata mora odražavati poslovne procese stvaratelja; dokumenti
moraju biti zaštićeni od neovlaštenog pristupa; sustav mora rutinski služiti kao
osnovni izvor informacija o akcijama o kojima svjedoči; sustav mora osigurati pristup
dokumentima i metapodacima,
>> cjelovitost, koja se između ostalog osigurava ograničenjem neovlaštenog pristupa,
38
Standard je preveden na hrvatski jezik. Prema Zakonu o normizaciji uporaba normi je dragovoljna.
39
Metapodaci daju obavijest o kontekstu nastanka, o životnom ciklusu i o obradi elektroničkog dokumenta. Metapodaci
koji služe opisivanju dokumenta zajednički su svim elektroničkim dokumentima. Neki metapodaci su
specifični i postoje samo za određene vrste dokumenata.