sto i kako s papirima KB 06.indd

SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI
53
>> svaki ur. broj treba jasno identificirati i odložiti, ako nema košuljicu ili se potrgala, u
košuljicu. Košuljica (omot) je list tankog kartona, ili jačeg papira, veličine A3 ili nešto
veći, presavijen popola kako bi zaštitio jedan akt, dokument ili predmet. Ako vi odlažete
spis u košuljicu, s vanjske strane košuljice, u gornjem desnom kutu, kemijskom olovkom
ispišite ur. broj i godinu (time se olakšava buduće pretraživanje i ponovno odlaganje
spisa na isto mjesto). Broj upišite i na originalne košuljice, ako izvorno nije upisan,
III. SRE–IVANJE
>> provjerite odgovaraju li brojevi spisa onima u urudžbenom zapisniku, tako da odaberete
nasumce tri do pet bilo koja spisa i u ur. zapisniku provjerite odgovara li upis, pod tim
brojem, sadržaju spisa,
>> paralelno s radom na sređivanju ove (i svih ostalih) serija u teku/datoteku u koju upisujete
podatke bitne za povijest i organizaciju OCD-a upišite sve što je relevantno, kao i
pripadajući ur. broj i godinu spisa u kojoj ste određenu informaciju pronašli,
>> u posebnoj teci/datoteci u kojoj dokumentirate svoj rad, ne zaboravite upisati kada ste
započeli sa sređivanjem ove (i svih ostalih) serije, u kakvom ste stanju zatekli gradivo,
što ste radili, kako ste gradivo posložili i zbog čega…
>> u posebnu teku/datoteku upišite sve podatke bitne za gradivo ove (i svih ostalih) serije:
od kojih se dokumenata sastoji, opišite sadržaj spisa, njihovu važnost i značaj…
>> u posebnu teku/datoteku upišite sve vrste spisa na koje nailazite sređujući ovu (i sve
ostale) seriju 22 : dosje korisnika pomoći, članski karton, poziv na skup u organizaciji
OCD-a, prijava na skup u organizaciji OCD-a, tromjesečno izvješće o radu, izvješće sa
službenog puta…
>> urudžbene zapisnike, kazala i spise svake godine privremeno odložite.
22
Vidi Prilog V., Primjer vrsta dokumenata OCD-a.