sto i kako s papirima KB 06.indd

SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI
123
ječnička dokumentacija, osobni dosjei, sudski, porezni financijski i sl.) dostupno je za korištenje
70 godina nakon svojega nastanka, odnosno sto godina od rođenja osobe na koju se odnosi.
Dostupnost gradiva tijela javne vlasti (gradivo mlađe od trideset godina) regulirana je Zakonom
o pravu na pristup informacijama
OCD, ovisno o specifičnom području svojega rada, treba odrediti kada je i pod kojim uvjetima,
dani dio njegova gradiva dostupan. Preporučljivo je odredbe o dostupnosti i korištenju gradiva
napisati i dati ih svim osobama OCD-a. OCD mora odrediti i kontrolirati kome se dopušta pristup
gradivu, i pod kojim uvjetima, jer dokumenti mogu sadržavati osobno, poslovno ili operativno
osjetljive podatke.
dostupnost gradiva
Temeljno je pravilo gradivo ne posuđivati izvan prostorija OCD-a, osim za potrebe pravosudnih
tijela, izložbe ili sl. Za svaku posudbu obvezno je izraditi ispravu o posudbi s popisom posuđenih
dokumenata i naznakom vremena posudbe. Unutar OCD-a gradivo se izdaje na korištenje
jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa). Osoba kojoj je gradivo posuđeno, revers mora
potpisati.
Detaljna i precizna pravila o zaštiti privatnosti, tajnosti, sigurnosti, korištenju gradiva za mali se
OCD, koji nema niti jednu zaposlenu osobu, a od 50 članova uz čelnu osobu aktivno ih je troje,
mogu činiti bespredmetnim, no za veće organizacije, koje imaju odbore i povjerenike u drugim
gradovima, desetke zaposlenika/volontera koji dulje ili kraće vrijeme rade za OCD, čiji pravnici/
aktivisti pomažu tisućama građana u delikatnim i teškim situacijama, adekvatna zaštita gradiva
zapravo znači adekvatnu zaštitu ljudi. Razinu zaštite određuje svaki OCD za sebe, ovisno o
svojim specifičnostima, mogućnostima i sredstvima.
Ne zaboravite upisati u adekvatne rubrike inventara sve što ste poduzeli vezano uz zaštitu i
čuvanje gradiva, a topografski inventar unesite ispod popisa gradiva.