sto i kako s papirima KB 06.indd

SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI
69
nizirao kakvu konferenciju/skup za čije je sudionike dao izraditi mape, blokove, informativne
materijale o OCD-u ili sl., obvezno ostavite jedan primjerak takva gradiva, kao i jedan primjerak
zbornika referata. Videogradivo na starim formatima (VHS, U-matic i Betacam vrpce) može se
prebaciti na digitalnu Betu.
III. SRE–IVANJE
Kad ste unutar jednog predmeta posložili pripadajuće spise, sa spisa odstranjujete metalne
spajalice i druge metalne sponke (klamerice ne morate odstranjivati). Uklonite sve elastične
gumice, plastične fascikle, papirne ili plastične fascikle s metalnim mehanizmima i sl. (metal
s vremenom korodira što dovodi do oštećenja gradiva, gumice se rasuše, pucaju i zalijepe na
papir). Obimnije dokumente odložite u omot i, po potrebi, povežite keper-trakom, ne prečvrsto.
Ako se s kojeg članskog kartona odlijepila fotografija, zalijepite je natrag.
metalne spajalice,
elastične gumice,
plastični fascikli…
Svaki predmet (skupina spisa unutar predmeta) treba imati svoju košuljicu. Na košuljici predmeta
ispišite naziv predmeta i kronološke oznake: datum početnog i završnog dokumenta,
odnosno vremensko razdoblje spisa.
Sada vrlo dobro poznajete sav dosadašnji rad svojega OCD-a, akcije koje je poduzeo, događanja
koja je organizirao, osobe koje su sve to realizirale i odradile… Moguće je da ćete dio gradiva
koje ste na razini sređivanja serije označili „bez godine“ sada moći vremenski odrediti. Također,
ako ste uvidjeli da je OCD organizirao kakvu konferenciju, skup, objavio knjigu, a u gradivu
o tome nema ni jednog papirića, dio gradiva vjerojatno nedostaje, i morat ćete ga potražiti.
Potražite bivše i sadašnje članove/aktiviste koji su „odradili“ manifestaciju, možda je gradivo
kod njih ili znaju njegovu sudbinu. Ako gradiva nema, i nitko ništa ne zna, provjerite u svojim zabilješkama
je li, možda, vaš OCD organizirao skup u suradnji s nekim drugim OCD-om. Zamolite
kolege iz toga OCD-a preslike relevantnog gradiva i odložite ih na pripadajuće mjesto u fondu
svojega OCD-a. Važno je da u teku/datoteku koju vodite za dokumentiranje rada upišete i sve
podatke do kojih uspijete doći o gradivu za koje ste sigurni, ili pretpostavljate, da nedostaje.
gradivo koje
nedostaje
Elektroničke zapise (baze podataka, e-poštu, datoteke…) sređujete jednako kao i klasične. Na
„glavnom“ računalu OCD-a otvorite direktorij čije će mape biti jednake serijama/predmetima
(isti nazivi) i u njih spremite pripadajuće zapise. Nakon što nadležni arhiv odobri izlučivanje
gradiva iz računala izbrišite e-inačicu papirnog dokumenta.