sto i kako s papirima KB 06.indd

SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI
185
treba čuvati predmet, odnosno treba li ga čuvati trajno kao arhivsko gradivo, datum i svoj potpis (npr.:
„aa“ — I.4.2. trajno; ili „aa“ — I.5.2. 5 godina).
Tajnik/ica provjerava formalnu ispravnost akta i na eventualne nedostatke upozorava zaposlenika/icu, tj.
vraća mu akt na dopunu (npr. ako je adresa nepotpuna, ako nedostaje oznake predmeta, ako nema naznačenog
priloga…).
PRILOG III.
Članak 19.
Akte otprema tajnik/ica.
Sve akte što ih tijekom dana primi za otpremu, tajnik/ica mora otpremiti istog dana. Akti koje zaprimi
potkraj radnog vremena, ako nisu žurni, otpremit će idućeg radnog dana.
Na primjerku akta koji ostaje OCD-u, stavlja se datum otpreme i potpis tajnika/ice.
Omotnica u kojoj se otprema službene akte treba u gornjem lijevom kutu, s prednje strane, sadržavati
točan naziv i adresu OCD-a. Naziv i adresa primatelja ispisuje se krupnijim i čitkim rukopisom, odnosno
računalom.
E-pisma otprema tajnik/ica s e-adrese OCD-a.
Članak 20.
Potpuno dovršeni predmeti stavljaju se u arhiv OCD-a i u njemu čuvaju. U rubriku 9 urudžbenog zapisnika
upisuje se datum arhiviranja predmeta. U rubriku 10 urudžbenog zapisnika upisuje se klasifikacijska oznaka.
U rubriku 11 urudžbenog zapisnika upisuje se rok čuvanja predmeta.
Članak 21.
Arhiviranje predmeta obavlja tajnik/ica.
Prije stavljanja u arhiv u svakom predmetu treba kronološkim redom složiti sve podbrojeve i priloge i provjeriti
da li je predmet dovršen, jesu li u predmetu neki prilozi ili dokumenti koje bi trebalo vratiti strankama,
da nisu pogreškom pripojeni neki drugi predmeti, tj. njihovi pojedini akti ili prilozi itd. Ako su omotnice
obimnijih predmeta oštećene, predmete prije arhiviranja treba staviti u nove omotnice.
Dovršeni predmeti sređuju se u arhivu po klasifikacijskim oznakama.
Klasifikacijska oznaka sastoji se od brojčane oznake područja rada OCD-a u koju predmet spada prema
svojem sadržaju.
Plan klasifikacijskih oznaka utvrđuje predsjednik/ica, tako da obuhvaća sve poslove iz djelokruga rada
OCD-a.
Klasifikacijske oznake ne mogu se mijenjati, ali se mogu dodavati nove, ako to iziskuju promjene nastale u
organizaciji ili djelokrugu rada OCD-a.
S planom klasifikacijskih oznaka moraju biti upoznati svi zaposlenici OCD-a.
Plan klasifikacijskih oznaka sastavni je dio ovoga Pravilnika.