sto i kako s papirima KB 06.indd

170 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGANIZACIJA CIVILNOGA DRU©TVA
PRILOG I.
Gradivo se izdaje na korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa). Revers se izdaje u tri primjerka.
Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak
uzima tajnik/ica, a treći primjerak dobiva korisnik/ica gradiva. Poslije korištenja gradivo se obvezno vraća
na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava. Na primjerku reversa koji je preuzeo/la tajnik/ica, označuje
se dan povratka gradiva, a revers se čuva dvije godine.
Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna ga je vratiti u roku naznačenom u reversu.
Članak 18.
Potkraj svake godine, tj. prije godišnjega smještaja novog gradiva na pohranu, provjerava se je li gradivo,
posuđeno tijekom godine, vraćeno. Nadzor obavlja tajnik/ica.
Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, tajnik/ica traži povrat gradiva.
Članak 19.
Iznimno se gradivo može posuditi državnim pravosudnim tijelima izvan prostorija OCD-a, ali na određeno
vrijeme i uz uvjet da se na trošak toga tijela prethodno izradi zaštitna preslika. Za svaku posudbu obvezno
je izraditi ispravu o posudbi s popisom posuđenih dokumenata i naznakom vremena posudbe.
Gradivo se može dati na posudbu i za izložbe izvan OCD-a, ako su osigurani uvjeti za njegovu zaštitu i
sigurnost i uz obvezu da se gradivo prethodno zaštitno snimi. O posudbi gradiva za izložbe sklapa se pisani
ugovor u kojemu se utvrđuju uvjeti posudbe i izlaganja, te vrijeme posudbe. Ugovoru se obvezno prilaže
polica osiguranja. Priređivač izložbe obvezan je u katalogu i legendama uz izložene dokumente naznačiti
naziv OCD-a i arhivske jedinice iz koje je gradivo posuđeno, te OCD-u besplatno predati tri primjerka kataloga
izložbe.
V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA
Članak 20.
Redovito, a najkasnije pet godina od posljednjega provedenog postupka, odabire se arhivsko i izlučuje
onaj dio registraturnoga gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u
pravovremeno oslobodio prostor za prirast novog gradiva.
Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva OCD-a obavlja se samo ako je gradivo sređeno
i popisano u skladu s čl. 10. ovoga Pravilnika.
Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se na temelju Pravilnika o vrednovanju
te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN 90/02) kao i Posebnoga popisa iz čl. 1. ovoga
Pravilnika.
Članak 21.
Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz čl. 1. ovoga Pravilnika počinju teći:
>> kod uredskih knjiga i evidencija — od kraja godine posljednjega upisa,
>> kod vođenja postupaka — od kraja godine u kojoj je postupak dovršen,