sto i kako s papirima KB 06.indd

More documents

Recommendations

Info

SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI 65 Kada od arhiva dobijete rješenje o odobrenju izlučivanja, odgovorna osoba OCD-a, u skladu s rješenjem, donosi odluku o izlučivanju. Ova odluka obvezno sadržava navod o načinu, vremenu, mjestu i izvršitelju izlučivanja i uništavanja izlučenoga gradiva. Odluci se prilaže popis gradiva za izlučivanje koji je odobrio nadležni arhiv. Tek sada odabrano gradivo možete odnijeti u industrijsku preradu. Uništavanje gradiva koje sadržava povjerljive podatke obvezno se provodi na način koji osigurava da ti podaci ne budu dostupni osobi koja nema pravo uvida u te podatke. O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik. Jedan primjerak zapisnika dostavlja se nadležnom državnom arhivu. III. SRE–IVANJE Na početku smo rekli kako ste vi prva osoba koja se, od kako postoji OCD, bavi papirima. S obzirom da obavljate prvo sređivanje gradiva, i izrađujete prvi popis, a da postupak izrade pravilnika i popisa može potrajati, dogovorite s nadležnim državnim arhivom izlučivanje bezvrijednog gradiva, očitog balasta, koje ste identificirali na temelju Orijentacijskog popisa gradiva ograničenih rokova čuvanja Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva. Ako se arhiv složi, a pretpostavljam da hoće, izlučivanje balasta će uvelike olakšati daljnji rad na sređivanju gradiva, prvenstveno stoga što će gradiva biti manje, lakše ćete njime rukovati i zauzimat će manje prostora. Izlučivanje se obavlja po gore navedenom postupku. Preporučujem da gradivo, posebice ono koje nije računovodstveno, popišete vrlo detaljno, spis po spis. S obzirom na konačnost i neopozivost odabira gradiva, neovisno o tomu što se radi o bezvrijednom gradivu, popis koji izradite bit će jedini dokaz njegova postojanja. Stvaratelj gradiva obvezan je redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije pet godina od posljednjeg provedenog postupka. Ne zaboravite u teku/datoteku koju vodite za dokumentiranje rada unijeti sve relevantne podatke o izradi pravilnika i popisa, vrednovanju, odobrenju arhiva, izlučivanju… 5. Sređivanje predmeta Sada stvarate konačan poredak serija unutar fonda. Poredak serija treba pokazati organizacijsku strukturu OCD-a, pratiti hijerarhijsko ustrojstvo, te započnite s najvišim tijekom — skupštinom, kako bi se točno ustanovile veze između tijela/odsjeka i sustava nadređenosti. Ovisno o glavnim funkcijama, odnosno aktivnostima vašeg OCD-a i dokumentima koji nastaju, serije i predmete unutar njih, treba posložiti tako da olakšaju orijentaciju u gradivu, pokažu kontekst i veze između dokumenata, omoguće brzo pretraživanje i pronalaženje spisa… Raspored serija
66 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGANIZACIJA CIVILNOGA DRU©TVA III. SRE–IVANJE i predmeta treba pratiti i kronološki razvoj OCD-a, te kronološki starije gradivo dolazi prije mlađeg. Posložite predmete unutar serije, počevši od općeg ka pojedinačnom, od knjiga ka spisima, od najstarijeg ka najmlađem... Sve su knjige već u prethodnoj fazi trebale biti identificirane i označene. Ako nisu, učinite to sada. Dobro prelistajte knjige, moguće je zateći spise između korica i prve stranice, zadnje stranice i korica i između bilo kojih dviju stranica. Detaljno se sređuju predmeti u serijama i dokumenti unutar predmeta. Pri slaganju gradiva ćete, podrazumijeva se, poštovati sustav po kojem je gradivo u aktivnoj fazi bilo odloženo, i vremensko razdoblje u kojem se taj sustav primjenjivao. Ako je OCD svoju korespondenciju dvije godinu urudžbirao, tri ne, a potom djelomično, to znači da ćete unutar serije Korespondencija, imati tri podserije: >> urudžbirani spisi, koje slažete unutar godine po broju, na početak podserije ćete staviti pripadajuće urudžbene zapisnike i kazala, a potom spise, >> neurudžbirani spisi (ili spisi bez broja — b.b.), koje slažete unutar godine po datumu, >> sporadično evidentirani spisi, koje ćete podijeliti u dvije skupine: urudžbirani i neurudžbirani, i složiti ih kao i gornje dvije podserije.
Page 1 and 2:
ÆIVANA HE-BELI ORGA GANI ZA CIJA C
Page 3 and 4:
Izdavač: Documenta — Centar za s
Page 5 and 6:
4 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGA
Page 7 and 8:
Page 9 and 10:
Page 11 and 12:
10 Ni jedna druga vrsta materijala
Page 13 and 14:
12 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORG
Page 15 and 16: 14 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORG
Page 18 and 19: II. NA PO»ETKU 17
Page 20 and 21: SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI 19
Page 32: SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI 31
Page 39 and 40: 38 MODEL RAZINA SRE-IVANJA FONDA II
Page 47 and 48: 46 PRIMJER RAZINA SRE-IVANJA FONDA
Page 51 and 52: 50 PRIMJER RAZINA SRE-IVANJA SERIJE
Page 65: 64 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORG
Page 80 and 81: IV. OPIS GRADIVA I OCD-a 79
Page 112 and 113: V. »UVANJE I ZA©TITA 111
Page 116 and 117:
SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI 11
Page 118 and 119:
Page 120 and 121:
Page 122 and 123:
Page 124 and 125:
Page 126 and 127:
Page 128 and 129:
VI. I NA KRAJU 127
Page 130 and 131:
Page 132 and 133:
Page 134 and 135:
Page 136 and 137:
Page 138 and 139:
Page 140 and 141:
Page 142 and 143:
Page 144 and 145:
Page 146 and 147:
Page 148 and 149:
Page 150 and 151:
Page 152 and 153:
Page 154 and 155:
Page 156 and 157:
LITERATURA, PROPISI, STANDARDI I WE
Page 158 and 159:
19. Perović-Ivović, S. Preventivn
Page 160 and 161:
IZDANJA INTERNATIONAL COUNCIL ON AR
Page 162 and 163:
Dio relevantnih ISO standarda SA»U
Page 164 and 165:
13. Pravilnik o zaštiti i korište
Page 166 and 167:
Page 168 and 169:
Page 170 and 171:
Page 172 and 173:
Page 174 and 175:
Page 176 and 177:
Page 178 and 179:
Page 180 and 181:
Page 182 and 183:
Page 184 and 185:
Page 186 and 187:
Page 188 and 189:
Page 190 and 191:
Page 192 and 193:
Page 194 and 195:
Page 196 and 197:
Page 198 and 199:
Page 200 and 201:
199 O DOCUMENTI DOCUMENTA — CENTA
Page 202:
ISBN: 978-953-95433-2-5 ©TO I KAKO
show all

sto i kako s papirima KB 06.indd

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?