sto i kako s papirima KB 06.indd

62 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGANIZACIJA CIVILNOGA DRU©TVA
III. SRE–IVANJE
Poseban popis je
popis gradiva s
rokovima čuvanja
koji sadržava sve
vrste gradiva koje
je nastalo ili nastaje
djelovanjem određenoga
stvaratelja, a
izrađuje se u skladu
s razredbenim nacrtom.
Poseban popis sadržava sve upravne i poslovne funkcije koje obavlja pojedini stvaratelj. Izrađuje
se na temelju općega i granskih popisa za područje djelatnosti svakoga pojedinoga stvaratelja.
Stvaratelj gradiva obvezan je prijedlog posebnoga popisa s rokovima čuvanja, kao i svaki
prijedlog za izmjenu popisa, dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje. Nadležni arhiv obvezan
je izdati rješenje o odobrenju posebnog popisa najdulje u roku od 60 dana od dana zaprimanja
prijedloga popisa.
Ako je vaš OCD član ili „kći“ kakva svjetskog udruženja, provjerite je li svjetsko udruženje izdalo
naputke o postupanju s gradivom, rokovima čuvanja, mora li vaš OCD slijediti te upute, predavati
dio gradiva svjetskoj središnjici…
Vaša je zadaća izrada
prijedloga Pravilnika
o zaštiti arhivskoga
i registraturnoga
gradiva vašeg OCD-a,
s pripadajućim
popisom gradiva s
rokovima čuvanja.
U Narodnim novinama objavljeni su pravilnici na koje je nadležni državni arhiv izdao suglasnost,
nekoliko tijela državne uprave: Pravilnik o zaštiti arhivskoga i registraturnoga gradiva
Ministarstva zdravstva i socijalne skrbi, Pravilnik o zaštiti arhivskoga i registraturnoga gradiva
Državne uprave za zaštitu i spašavanje, Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskoga i registraturnoga
gradiva Ministarstva obrane i Oružanih snaga RH. U prilogu smo dali Nacrt prijedloga
Pravilnika o zaštiti i vrednovanju arhivskoga i registraturnoga gradiva OCD-a. Ovisno o organizaciji,
složenosti, potrebama i području rada vašega OCD-a, a služeći se navedenim primjerima,
izradite prijedlog nacrta svojeg pravilnika.
Tijekom sređivanja gradiva serija u posebnu ste teku/datoteku upisivali sve vrste spisa na
koje ste nailazili. Taj popis služi kao osnova za izradu posebnog popisa gradiva s rokovima i
medijima čuvanja vašeg OCD-a. U prilogu Pravilniku o vrednovanju te postupku odabiranja i
izlučivanja arhivskoga gradiva dani su Orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuvanja
i Orijentacijski popis gradiva trajne vrijednosti.
Proučite sve
propise koji se
bave specifičnim
područjem rada
vašeg OCD-a.
Dio važećih propisa, kako smo istaknuli na početku, određuje i rokove čuvanja pojedinih dokumenata.
Uredba o računovodstvu neprofitnih organizacija, iz 1993., određuje da se temeljna
financijska izvješća čuvaju trajno i u izvorniku. Početna bilanca pri osnivanju čuva se trajno i
u izvorniku. Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije plaća i nadnica, ako sadrže
bitne podatke o zaposlenima. Glavna knjiga i dnevnik čuvaju se deset godina. Pet se godina čuvaju
isprave na temelju kojih su podaci uneseni u poslovne knjige. Tri godine čuvaju se isprave
platnog prometa. Dvije godine čuvaju se prodajni blokovi i kontrolni blokovi, pomoćni obračuni