sto i kako s papirima KB 06.indd

182 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGANIZACIJA CIVILNOGA DRU©TVA
PRILOG III.
3. Predmet — upisuje se kratki sadržaj predmeta,
4. Prilog — upisuje se broj priloga, tj. broj priloga označen na prijemnom štambilju,
5. Datum prijma/odašiljanja — upisuje se datum prijma akta, tj. datum označen na prijemnom štambilja,
tj. datum slanja akta, to jest datum naznačen u zaglavlju vlastitog akta,
6. Pošiljatelj/primatelj — upisuje se naziv i sjedište pošiljatelja odnosno primatelja akta. Ako je pošiljatelj
dokumenta OCD, upisuje se riječ „vlastiti“.
7. Zaprimljeni spis-broj — upisuje se broj koji je pošiljatelj naznačio na primljenom aktu (npr. klasa i
urbroj),
8. Zaprimljeni spis-datum — upisuje se datum koji je pošiljatelj naznačio na primljenom aktu,
9. Arhiviranje — datum
10. Arhiviranje — oznaka
11. Napomene — upisuje se rok čuvanja predmeta; napomena radi li se o e-pismu; ako je prilog akta
zapis koje OCD zbog formata ili medija pohrane ili zaštite privatnosti osoba čuva odvojeno, napomena
o vezi s relevantnom evidencijom.
Rubrike 1 do 8 popunjavaju se kod prvog akta kojim se osniva predmet. Svi kasnije primljeni/poslani akti
upisuju se tako da se popunjavaju rubrike od 2 do 8, i to onim redom kojim su akti primljeni/poslani.
Po završenom upisivanju, u prijemni štambilj u rubriku „broj“ upisuje se odnosni broj pod kojim je predmet
zaveden u urudžbeni zapisnik, kao i podbroj pod kojim je akt upisan u rubrici 2 urudžbenog zapisnika (npr.
56/3).
U slučaju kad se zaprimi/šalje akt u vezi s predmetom upisanim pod osnovnim brojem u prethodnoj godini,
treba ga upisati u urudžbeni zapisnik tekuće godine pod novim osnovnim brojem i izvršiti povezivanje
ovoga osnovnog broja s osnovnim brojem iz prethodne godine.
Povezivanje osnovnih brojeva u urudžbenom zapisniku obavlja se tako da se u donjem dijelu rubrike broj 1
urudžbenog zapisnika iz prethodne godine stavi osnovni broj i godina kasnije zavedenog predmeta i obratno.
Poslije obavljenog povezivanja akti čine cjelinu i dalje se vode i arhiviraju pod posljednjim osnovnim
brojem.
Članak 11.
Prilikom upisivanja prvog akta kojim se osniva predmet, akt se stavlja u poseban omot (košuljicu) u koju se
poslije ulažu svi ostali akti istoga predmeta. Pri vrhu omota ispisuje se osnovni broj, i godina, pod kojim je
predmet upisan u urudžbenom zapisniku (npr. 315/2007), a ispod toga i kratak sadržaj predmeta (identično
kako je sadržaj predmeta upisan u rubriku 3 urudžbenog zapisnika).
U omotu se akti slažu prema datumu njihova prijma/odašiljanja, tako da se odozgo nalazi akt koji je primljen
pod najnovijim datumom.
Članak 12.
Na kraju tekuće godine, zaključno s 31. prosincem, urudžbeni zapisnik se zaključuje.