sto i kako s papirima KB 06.indd

68 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGANIZACIJA CIVILNOGA DRU©TVA
III. SRE–IVANJE
Posložite spise unutar svakog predmeta. Ako predmet tvore urudžbirani spisi, njih slažete po
ur. broju unutar svake godine. Krećete s najmanjim ur. brojem najstarije godine (taj spis mora
biti na vrhu kad otvorite košuljicu) i završavate s najvećim ur. brojem najmlađe godine. Ako
predmet tvore neurudžbirani spisi, a u aktivnoj fazi nije bilo sustavnog odlaganja spisa unutar
predmeta, možete ih složiti, ovisno o specifičnim potrebama rada vašeg OCD-a:
>> kronološki, po datumima, s time da najstariji spis dolazi na početak predmeta, ili
>> spise unutar predmeta možete logički razvrstati na manje skupine:
>> optužnica, izvješća promatrača, presuda, preslike novinskih članaka,
>> ugovori o radu na određeno vrijeme, ugovor o radu na neodređeno vrijeme, rješenja
o plaćenom dopustu, rješenja o neplaćenom dopustu,
i složiti kronološki unutar tih skupina.
Iz naziva predmeta/
serije sadašnjim i
budućim korisnicima
gradiva treba
biti jasna njegova
bit, sadržaj.
Ako je u fazi stvaranja i aktivne uporabe predmetu dan naziv, taj naziv zadržite i, po potrebi,
dopunite kako bi obavijest bila jasnija i preciznija. Pretraživanje i identifikacija gradiva brže
je i lakše kad je naziv predmeta: „Okrugli stol ‘Ostavština budućnosti’, 21. 9. 1998., Zagreb“,
nego šturo „Ostavština budućnosti“. Ako predmet izvorno nema naziva, naziv dajete vi. Naziv
je krucijalan za pretraživanje, i treba dati preglednu, potpunu i točnu obavijest: što, tko, kada,
gdje, kako, zašto…
Ako unutar jednog predmeta naiđete na spise koji tu očito ne spadaju, stavite ih na njihovo pravo
mjesto. Može se desiti da je dosje korisnika pomoći „zalutao“ među dosjee volontera, da se
spisi unutar dosjea ne odnose na osobu na koju dosje glasi, da je spis pravilno odložen prema
danu i mjesecu ali ne i prema godini, da među ulaznim fakturama naiđete na izlazne… Ako naiđete
na zaostalo gradivo koje treba predložiti za izlučivanje, odvojite ga sa strane i predložite
za izlučivanje kada se idući put zbog toga budete obraćali nadležnom državnom arhivu.
duplikati i multiplikati
Detaljno sređivanje često „otkrije“ neočekivanu količinu preslika, duplikata i multiplikata istoga
spisa (dokumente se vrlo često fotokopira, za sve članove tijela, skupa..., što je u tom trenutku
opravdano, ali nepotrebno za trajnu pohranu). Zadržite izbornik i, eventualno, jednu presliku,
onu najbolje kvalitete. Izblijedjele faksove fotokopirajte. Ako naiđete na prazne obrasce koje
je vaš OCD izradio za svoje potrebe, zadržite nekoliko primjeraka. Isto tako, ako je OCD orga-