sto i kako s papirima KB 06.indd

More documents

Recommendations

Info

SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI 55 >> bilo kakve dosjee (osobnike), obrasce, ili kartone koji se odnose na pojedinačne osobe, zadržite u izvornom poretku — po broju, abecedi… Podrazumijeva se da ćete redajući dosjee ispraviti očite pogreške, npr. ako je broj 58 stavljen prije broja 35, ili Žderić Nikica odložen između Babić Mate i Babić Zdenke. Dosjeima pridružite pripadajuće evidencije, III. SRE–IVANJE >> računovodstvene spise najčešće ćete zateći dosta dobro odložene po vrstama i po kronologiji/broju — ulazni računi, izvodi iz banaka, završni računi, bruto bilance… Vaš će se rad tu više sastojati od provjere odgovara li sadržaj gradiva onome što piše na registratoru/mapi, i jesu li unutar registratora/mape dokumenti dosljedno složeni po broju/datumu. Podrazumijeva se da ćete redajući dokumente, od broja 1 nadalje unutar godine, ili od 2. 1. do 30. 12. dane godine, krivo uložene dokumente staviti na njihovo pravo mjesto. Kod sređivanja serija krećite se od lakšeg ka težem. C. RASUTO GRADIVO (RAZNO) >> kad ste sredili sve serije za koje ste mogli ustanoviti sustav odlaganja, gradivo koje im pripada i sl., prelazite na teži dio — spise koje ste označili razno/rasuto/nemoguće identificirati… Pozitivno je što ste do ovog trenutka već vrlo dobro upoznali gradivo OCD-a i sam OCD, njegove aktivnosti, projekte… te ćete dobar dio gradiva koji ste na početku označili kao rasuto moći pripojiti postojećim serijama. U idealnim slučajevima „razno“ gradivo uopće ne postoji, >> ostatak rasutog gradiva, koje nikako ne možete „uklopiti“ u postojeće serije, sredit ćete po sustavu (klasificirati) koji će omogućiti najracionalnije, najjednostavnije i najbrže pronalaženje dokumenata, >> akte spojite s prilozima u dokument, dokumente spojite u predmet, predmet odložite u košuljicu i na košuljici označite naziv predmeta i granične datume, >> predmete iste serije odložite zajedno, od najstarijeg ka najmlađem, stavite u zaštiti omot i označite naziv serije i godine, >> zapisnike sjednica/sastanaka kakva tijela (radna skupina, radni tim…) odložite zajedno kronološki, ili po broju sjednice (ako su sjednice vođene pod brojem), uz zapisnike treba odložiti poziv, popis prisutnih, popratne materijale vezano uz određenu točku dnevnog reda/rasprave… Klasifikacija je razvrstavanje dokumenata u hijerarhijske skupine, od općeg prema konkretnom, od značajnijeg ka manje značajnom…, te postavljanje spisa i predmeta na istoj razinu u određeni međusobni poredak: >> abecedni (po strogoj abecedi ili po prvom slovu), >> kronološki (po datumu), >> sadržajni (po događaju, akciji, predmetu, osobi…).
56 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGANIZACIJA CIVILNOGA DRU©TVA III. SRE–IVANJE >> spise koji se odnose na jednu osobu (zaposlenika, člana, volontera, korisnika pomoći…) odložite u dosje (prijava za učlanjenje u OCD, preslika osobne karte, potvrda o nezaposlenosti, ugovori o radu, rješenja o dopustu, obrasci M4...), >> materijale svakog događanja (savjetovanje, tribina, okrugli stol, protest…) stavite zajedno: program, poziv, svi referati i izlaganja, plakat, zbornik radova, tonske snimke rasprava, videosnimke, fotografije… i složite po vrstama i kronologiji od najstarijeg ka najmlađem datumu, >> ako OCD periodički (tjedno, mjesečno) daje izjave za tisak/javnost, stavite ih zajedno i složite kronološki, tu spadaju i audio i videovrpce tiskovnih konferencija na kojima su izjave dane, fotografije… >> ako je gradivo nehomogeno i nema mogućnosti spajanja po sadržaju, treba vidjeti je li ga moguće složiti po osobi/organizacijskoj jedinici koja je rješavala predmet — npr. predsjednik OCD-a, tajnik, izvršni odbor…, tu također spajate akte s prilozima, dokumente u predmet… >> kad je gradivo toliko nehomogeno da ga se ne može složiti po sadržaju, predmetu, osobi…, složite ga strogo kronološki. 4. Vrednovanje Ni jedan se fond ne može smatrati sređenim i obrađenim ako iz njega nisu izlučeni, odnosno identificirani dijelovi gradiva koji nemaju trajnu vrijednost. Nakon što ste završili sređivanje gradiva svih serija, i gradivo privremeno odložili, prelazite na, prema većini arhivista, najdelikatniji rad s gradivom — vrednovanje i odabiranje, odnosno izlučivanje bezvrijednog gradiva. Prema svjetskim standardima oko 5% registraturnog gradiva je trajno, arhivsko gradivo (dakle gradivo koje se čuva dok se papir ne raspadne i ne prestanemo prepisivati, odnosno migrirati sadržaj određenog dokumenta). Veći dio zapisa i dokumenata koji nastaje radom OCD-a nema trajnu vrijednost, i čuva ga se na određeni rok zbog potreba poslovanja, ili zakonom propisanih obveza. A. KRITERIJI VREDNOVANJA Praktički katekizam vrednovanja gradiva, u 20. stoljeću, dao je Theodor R. Schellenberg, tadašnji direktor u Državnom arhivu SAD-a 23 . Shellenberg definira dvije kategorije vrijednosti 23 Savez društava arhivista Jugoslavije 1968. godine izdao je knjigu “Moderni arhivi principi i tehnike rada” T. R. Schellenberga.
Page 1 and 2:
ÆIVANA HE-BELI ORGA GANI ZA CIJA C
Page 3 and 4:
Izdavač: Documenta — Centar za s
Page 5 and 6: 4 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORGA
Page 11 and 12: 10 Ni jedna druga vrsta materijala
Page 13 and 14: 12 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORG
Page 18 and 19: II. NA PO»ETKU 17
Page 20 and 21: SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI 19
Page 32: SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI 31
Page 39 and 40: 38 MODEL RAZINA SRE-IVANJA FONDA II
Page 47 and 48: 46 PRIMJER RAZINA SRE-IVANJA FONDA
Page 51 and 52: 50 PRIMJER RAZINA SRE-IVANJA SERIJE
Page 55: 54 ©TO I KAKO S „PAPIRIMA“ ORG
Page 80 and 81: IV. OPIS GRADIVA I OCD-a 79
Page 106 and 107:
SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI 10
Page 108 and 109:
Page 110 and 111:
Page 112 and 113:
V. »UVANJE I ZA©TITA 111
Page 114 and 115:
Page 116 and 117:
Page 118 and 119:
Page 120 and 121:
Page 122 and 123:
Page 124 and 125:
Page 126 and 127:
Page 128 and 129:
VI. I NA KRAJU 127
Page 130 and 131:
Page 132 and 133:
Page 134 and 135:
Page 136 and 137:
Page 138 and 139:
Page 140 and 141:
Page 142 and 143:
Page 144 and 145:
Page 146 and 147:
Page 148 and 149:
Page 150 and 151:
Page 152 and 153:
Page 154 and 155:
Page 156 and 157:
LITERATURA, PROPISI, STANDARDI I WE
Page 158 and 159:
19. Perović-Ivović, S. Preventivn
Page 160 and 161:
IZDANJA INTERNATIONAL COUNCIL ON AR
Page 162 and 163:
Dio relevantnih ISO standarda SA»U
Page 164 and 165:
13. Pravilnik o zaštiti i korište
Page 166 and 167:
Page 168 and 169:
Page 170 and 171:
Page 172 and 173:
Page 174 and 175:
Page 176 and 177:
Page 178 and 179:
Page 180 and 181:
Page 182 and 183:
Page 184 and 185:
Page 186 and 187:
Page 188 and 189:
Page 190 and 191:
Page 192 and 193:
Page 194 and 195:
Page 196 and 197:
Page 198 and 199:
Page 200 and 201:
199 O DOCUMENTI DOCUMENTA — CENTA
Page 202:
ISBN: 978-953-95433-2-5 ©TO I KAKO
show all

sto i kako s papirima KB 06.indd

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?