sto i kako s papirima KB 06.indd
sto i kako s papirima KB 06.indd
sto i kako s papirima KB 06.indd
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI<br />
55<br />
>> bilo kakve dosjee (osobnike), obrasce, ili kartone koji se odnose na pojedinačne osobe,<br />
zadržite u izvornom poretku — po broju, abecedi… Podrazumijeva se da ćete redajući<br />
dosjee ispraviti očite pogreške, npr. ako je broj 58 stavljen prije broja 35, ili Žderić Nikica<br />
odložen između Babić Mate i Babić Zdenke. Dosjeima pridružite pripadajuće evidencije,<br />
III. SRE–IVANJE<br />
>> računovodstvene spise najčešće ćete zateći dosta dobro odložene po vrstama i po<br />
kronologiji/broju — ulazni računi, izvodi iz banaka, završni računi, bruto bilance… Vaš<br />
će se rad tu više sa<strong>sto</strong>jati od provjere odgovara li sadržaj gradiva onome što piše na<br />
registratoru/mapi, i jesu li unutar registratora/mape dokumenti dosljedno složeni po<br />
broju/datumu. Podrazumijeva se da ćete redajući dokumente, od broja 1 nadalje unutar<br />
godine, ili od 2. 1. do 30. 12. dane godine, krivo uložene dokumente staviti na njihovo<br />
pravo mje<strong>sto</strong>.<br />
Kod sređivanja serija<br />
krećite se od lakšeg<br />
ka težem.<br />
C. RASUTO GRADIVO (RAZNO)<br />
>> kad ste sredili sve serije za koje ste mogli ustanoviti sustav odlaganja, gradivo koje im<br />
pripada i sl., prelazite na teži dio — spise koje ste označili razno/rasuto/nemoguće identificirati…<br />
Pozitivno je što ste do ovog trenutka već vrlo dobro upoznali gradivo OCD-a<br />
i sam OCD, njegove aktivnosti, projekte… te ćete dobar dio gradiva koji ste na početku<br />
označili kao rasuto moći pripojiti po<strong>sto</strong>jećim serijama. U idealnim slučajevima „razno“<br />
gradivo uopće ne po<strong>sto</strong>ji,<br />
>> ostatak rasutog gradiva, koje ni<strong>kako</strong> ne možete „uklopiti“ u po<strong>sto</strong>jeće serije, sredit ćete<br />
po sustavu (klasificirati) koji će omogućiti najracionalnije, najjednostavnije i najbrže<br />
pronalaženje dokumenata,<br />
>> akte spojite s prilozima u dokument, dokumente spojite u predmet, predmet odložite u<br />
košuljicu i na košuljici označite naziv predmeta i granične datume,<br />
>> predmete iste serije odložite zajedno, od najstarijeg ka najmlađem, stavite u zaštiti<br />
omot i označite naziv serije i godine,<br />
>> zapisnike sjednica/sastanaka kakva tijela (radna skupina, radni tim…) odložite zajedno<br />
kronološki, ili po broju sjednice (ako su sjednice vođene pod brojem), uz zapisnike treba<br />
odložiti poziv, popis prisutnih, popratne materijale vezano uz određenu točku dnevnog<br />
reda/rasprave…<br />
Klasifikacija je razvrstavanje<br />
dokumenata u<br />
hijerarhijske skupine,<br />
od općeg prema konkretnom,<br />
od značajnijeg<br />
ka manje značajnom…,<br />
te postavljanje<br />
spisa i predmeta na<br />
i<strong>sto</strong>j razinu u određeni<br />
međusobni poredak:<br />
>> abecedni (po strogoj<br />
abecedi ili po prvom<br />
slovu),<br />
>> kronološki (po<br />
datumu),<br />
>> sadržajni (po događaju,<br />
akciji, predmetu,<br />
osobi…).
Change language