sto i kako s papirima KB 06.indd
sto i kako s papirima KB 06.indd
sto i kako s papirima KB 06.indd
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI<br />
65<br />
Kada od arhiva dobijete rješenje o odobrenju izlučivanja, odgovorna osoba OCD-a, u skladu s<br />
rješenjem, donosi odluku o izlučivanju. Ova odluka obvezno sadržava navod o načinu, vremenu,<br />
mjestu i izvršitelju izlučivanja i uništavanja izlučenoga gradiva. Odluci se prilaže popis gradiva<br />
za izlučivanje koji je odobrio nadležni arhiv. Tek sada odabrano gradivo možete odnijeti u industrijsku<br />
preradu. Uništavanje gradiva koje sadržava povjerljive podatke obvezno se provodi na<br />
način koji osigurava da ti podaci ne budu dostupni osobi koja nema pravo uvida u te podatke.<br />
O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik. Jedan primjerak zapisnika<br />
dostavlja se nadležnom državnom arhivu.<br />
III. SRE–IVANJE<br />
Na početku smo rekli <strong>kako</strong> ste vi prva osoba koja se, od <strong>kako</strong> po<strong>sto</strong>ji OCD, bavi <strong>papirima</strong>. S obzirom<br />
da obavljate prvo sređivanje gradiva, i izrađujete prvi popis, a da postupak izrade pravilnika<br />
i popisa može potrajati, dogovorite s nadležnim državnim arhivom izlučivanje bezvrijednog<br />
gradiva, očitog balasta, koje ste identificirali na temelju Orijentacijskog popisa gradiva ograničenih<br />
rokova čuvanja Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog<br />
gradiva. Ako se arhiv složi, a pretpostavljam da hoće, izlučivanje balasta će uvelike olakšati<br />
daljnji rad na sređivanju gradiva, prvenstveno <strong>sto</strong>ga što će gradiva biti manje, lakše ćete njime<br />
rukovati i zauzimat će manje pro<strong>sto</strong>ra. Izlučivanje se obavlja po gore navedenom postupku.<br />
Preporučujem da gradivo, posebice ono koje nije računovodstveno, popišete vrlo detaljno, spis<br />
po spis. S obzirom na konačnost i neopozivost odabira gradiva, neovisno o tomu što se radi o<br />
bezvrijednom gradivu, popis koji izradite bit će jedini dokaz njegova po<strong>sto</strong>janja.<br />
Stvaratelj gradiva<br />
obvezan je redovito<br />
provoditi izlučivanje<br />
gradiva čiji je rok<br />
čuvanja istekao, a<br />
najkasnije pet godina<br />
od posljednjeg<br />
provedenog<br />
postupka.<br />
Ne zaboravite u teku/datoteku koju vodite za dokumentiranje rada unijeti sve relevantne podatke<br />
o izradi pravilnika i popisa, vrednovanju, odobrenju arhiva, izlučivanju…<br />
5. Sređivanje predmeta<br />
Sada stvarate konačan poredak serija unutar fonda. Poredak serija treba pokazati organizacijsku<br />
strukturu OCD-a, pratiti hijerarhijsko ustrojstvo, te započnite s najvišim tijekom — skupštinom,<br />
<strong>kako</strong> bi se točno ustanovile veze između tijela/odsjeka i sustava nadređenosti. Ovisno<br />
o glavnim funkcijama, odnosno aktivnostima vašeg OCD-a i dokumentima koji nastaju, serije i<br />
predmete unutar njih, treba posložiti tako da olakšaju orijentaciju u gradivu, pokažu kontekst i<br />
veze između dokumenata, omoguće brzo pretraživanje i pronalaženje spisa… Raspored serija
Change language