sto i kako s papirima KB 06.indd

SA»UVATI, ZA©TITITI, KORISTITI
81
Sumarni arhivski inventar sadrži opis arhivskih jedinica razine podserije i viših razina i popis
tehničkih jedinica koje pripadaju pojedinim arhivskim jedinicama najniže opisane razine. Sumarni
inventar opisuje sadržaj podserije i viših razina tako da je svaka jedinica obrađena „sumarno“
tj. sažeto, ali istodobno cjelovito i informativno. Analitički arhivski inventar sadržava
opis arhivskih jedinica na razini predmeta i jedinica viših razina, a može sadržavati i opis pojedinačnih
dokumenata te popis pripadajućih tehničkih jedinica. Najčešće se izrađuje kombinacija
sumarno-analitičkog inventara, budući da je za dio gradiva dostatan opis na razini podserije/
serije, a kod dijela je gradiva potrebno istaknuti pojedine komade od izrazitog značaja. Naziv
jedinice opisa predstavlja bit opisa, izražava sadržaj svake opisane jedinice. Važno je za jednak
sadržaj dosljedno koristiti jednaku terminologiju. Termini trebaju biti jasni, precizni, točni
i razumljivi. Raspon godina arhivskoga gradiva daje obavijest o krajnjim godinama sačuvanosti
pojedinih vrsta gradiva unutar svake arhivske jedinice.
Arhivski inventar
može biti sumarni ili
analitički.
Uzmite sve teke/datoteke koje ste otvorili tijekom sređivanja i vrednovanja gradiva, podatke
koje ste u njih upisali sada prenosite u odgovarajuće dijelove inventara. Kad navodite propis,
u zagradi ili u fusnoti dajete broj i godinu izdanja Narodnih novina; kod knjiga: Prezime, Ime
autora. Naslov : podnaslov. Podatak o izdanju. Mjesto izdavanja : Nakladnik, godinu izdanja;
kod članka u časopisima: Prezime, Ime autora. Naslov : podnaslov. // Naslov časopisa. Oznaku
sveska/godišta, broj(godina), str. poč-završna 33 … Kad ste do određenog podatka došli koristeći
pohranjeno gradivo, navodite: naziv fonda, naziv serije, naziv predmeta, a za komad broj ili
datum (ovisno o sustavu po kojem su spisi unutar predmeta složeni): OCD, Predsjednica — korespondencija,
Amandmani na Zakon o udrugama, dopis Ureda za udruge, 10. 10. 1996.; OCD,
članovi — dosjei, Anić Ana, pristupnica; OCD, manifestacije — predavanje „Zajednički korijeni
slavenskih narodnih običaja“, Županja, 26. 5. 1999., popis prisutnih…
Informacije koje
navodite moraju biti
precizne, točne i
provjerljive.
1. Opis OCD-a — norma ISAAR (CPF)
U većini slučajeva OCD se može izjednačiti s njegovim gradivom. Međutim, ako je OCD nastao
spajanjem dviju ili više udruga, svaku od njih treba posebno opisati. Ako je OCD nastao izdvajanjem
iz udruge, koja i nadalje postoji ili se raspala na više organizacija, za pravilno razumijevanje
značaja i važnosti gradiva OCD-a potrebna su saznanja o udruzi — roditelju. Opis danog
33
Za citiranje ostalih vrsta radova vidi: http://www.ffzg.hr/inofz/oodsjeku/citiranje.htm