Prozessmanagement in Klein und Mittelständischen Unternehmen

Methoden - Techniken - Arbeitsmittel
Zeit Ergebnisse
20%
80%
80%
20%
Abb. 40: 20% des Zeitaufwandes bringen 80%
des Ergebnisses [nach Seiwert]
Bei der Setzung der Prioritäten ist zu beachten, dass oft bereits 20% der strategisch richtig
eingesetzten Zeit und Energie 80% des Ergebnisses bringen (Pareto-Prinzip), d.h.
viele verbringen die meiste Zeit damit, sich um relativ nebensächliche Probleme und Aufgaben
zu kümmern statt sich auf wenige lebenswichtige Aktivitäten zu konzentrieren.
Für die Definition von Zielen und Planung von Maßnahmen und Aktivitäten zur Zielerreichung
ist es deshalb erforderlich, die Erfolgsverursacher im beruflichen und privaten
Bereich herauszufinden und mit der höchsten Priorität zu versehen.
Nehmen Sie sich Zeit für die Planung!
Wer seinen Arbeitstag 8 Minuten vorbereitet und konsequent in Angriff nimmt, kann
täglich eine Stunde Zeit für das Wesentliche gewinnen. Planen Sie schriftlich!
� Zeitpläne, die man nur im Kopf hat, verliert man leichter aus den Augen
� Ein schriftlich fixierter Plan fördert die Selbstmotivation. Ihre Aktivitäten bei der Bewältigung
des Tagegeschäftes werden zielgerichteter.
� Durch Kontrolle des Tagesergebnisses geht Ihnen das Unerledigte nicht verloren.
� Sie erhalten eine Dokumentation über Ihre Aktivitäten und sammeln Erfahrungen, um
Ihren Zeitbedarf noch besser einschätzen zu können.
Wenn man beginnt, mit Zeitplänen zu arbeiten, empfiehlt es sich als erster und
wichtigster Schritt zum Einstieg die Planung jedes einzelnen Tages.
Dabei sind folgende Punkte zu beachten:
� Ein realistischer Tagesplan sollte grundsätzlich nur das enthalten, was Sie an diesem
Tag erledigen wollen bzw. müssen - und auch können!
� Planen Sie auch eine sog. „Stille Stunde“ (Termin mit sich selbst) ein, in der Sie für
niemanden zu sprechen sind!
� Notieren Sie hinter jeder Aktivität den Zeitbedarf, den Sie ungefähr veranschlagen
müssen! (Setzen Sie sich bewusst Zeitlimits!)
� Reservieren Sie Pufferzeiten!
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