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98 1. Vorbereitung der Gespräche 5. Bildung von Rückstellungen 9 Auszahlung der vereinbarten Leistungen (Gutschrift, etc.) 2 Vereinbarung und Dol^umentation 6. Detaillierung der Vereinbarungen (konkrete Maßnahmenplanung) 10. Jahresendabrechnung Abb. 2: ..Prozess des Konditionen-Controlling' ditionen wirklich wesentlich für die vertriebliche Steuerung der Kundenleistungen sind. 2. Transparenz über Konditionenvereinbarungen und deren Abrechnung Der Schlüssel für mehr Transparenz bei nach gelagerten Konditionen und somit Grundlage eines Prognose-Tools ist ein durchgängiges System zur Obligo-Verwaltung, das den Pro zess des Controlling von nachgelagerten Kondi tionen elektronisch abbildet (siehe Abb. 2). Der Vertrieb nutzt dieses System schon bei der Vor bereitung der Kundengespräche, dokumentiert dort die getroffenen Vereinbarungen, erforder liche Enwartungswerte und unterjährigen Ände rungen bzw Ergänzungen. Der Innendienst pflegt die bereits ausgezahlten Konditionsbeträ ge, sodass jeweils das noch nicht gezahlte Restbudget ersichtlich wird. Dieses System ist Innendienst Definition / Anpassung Konditionensystem Regeiersteltung und - Anwendung 1 Pro Kund« P" Kondltions- Sätze Slalislik aggr initial und tfd aktualisiert Anwender KAM / Kunde 3. Freigabe der vereinbarten Konditionen 7. Hochrechnung während des laufenden Geschäfts Konditionenabwicklung Kundenvereinbarungen und - Budgets Verelnbarunfll und Budgttt» Statistik / Planung / Simulation Abb. 3: Gesamtsystem der Konditionsplanung und -prognose ONTROLLER 4. Gesprächsdokumentation und Vertragsunterzeichnung 8. Leistungserbringung durch Kunden aus Maßnahmenplanung ^ also die zentrale elektronische Ablage der Kun denvereinbarungen, auf die sowohl der Vertrieb als auch das Controlling Zugriff hat. Auf diese Weise wird das Kundenwissen des Vertriebs nutzbar gemacht für das Gesamtunternehmen. Dabei ist es für die spätere Prognose wichtig, dass auch die mit dem Kunden vereinbarten Konditionsregeln (Welcher Betrag wird zum Bei spiel ausgezahlt, wenn im Rahmen einer Bo nusvereinbarung nur 85% des definierten Ziels erreicht wird?) so abgelegt werden, dass sie elektronisch weiter zu verarbeiten sind. 3. Integration der Konditionen in die Vertriebsplanung Ein wichtiger Aspekt für mehr Transparenz über Kosten und deren Auswirkungen ist die Verbin dung zwischen dem Konditionensystem und einer Vertriebsplanung. Der Abgleich Hochrechnung/ Simulation pro Kunde und aggregiert Innendienst I Erfassung der Konkretisierung und Abrechnung / Konlrotie nachträglicher Konditionen Verplante i Budgets und! )ft(-Werte | Budgelausschopfung beider Informationen während eines Planungs prozesses soll den handelnden Personen die Möglichkeit bieten, sofortige Auswirkungen zu erkennen und genauer diesbezüglich Aktivitäten auslösen zu können. In einem funktionierenden System ist es möglich, eine mengenmäßige Veränderung der Plansituation auch kosten wirksam zu erkennen. Der verantwortliche Pla ner bekommt so die 360° Grad-Sicht auf das Gesamtergebnis und geht verantwortungsbe wusster mit seiner Teilaufgabe um. Das Konditionensystem ist ein „lebendes" Werkzeug in einem Unternehmen. Nicht nur die Vereinbarungsebene wird vorgehalten, son dern auch die tatsächliche Abrechnung, Des halb ist es wichtig, diesen unterjährigen Status auch mit der Vertriebsplanung dauerhaft abzu stimmen und zu „verzahnen", wie die Abb. 3 zeigt. Es ermöglicht so auch die mengenmäßige Simulation von unterjährigen Zeiträumen unter Berücksichtigung offener Budgets. Diese unter jährige Prognose kann somit das Steuerungs instrument für die weiteren vertrieblichen Ent scheidungen sein - sprich Go / NoGo der Ge währung geplanter Budgets etc. Fazit und Ausblick Die zuverlässige Prognose von Kundenkon ditionen ist in der Praxis durchaus möglich. Dazu bedarf es vor allem folgender Anstren gungen: - Konstruktive Zusammenarbeit von Vertrieb und Controlling « Konseguente Vereinfachung des bestehen den Konditionensystems • Aufbau eines durchgängigen Systems zur Obligovenwaltung » Verzahnung des Konditionensystems mit der Vertriebsplanung Dabei ist ein Konditionenprognose-System kein teurer Luxus, sondern essenziell für eine Vielzahl finanziell bedeutender Unterneh mensentscheidungen. Zudem spart eine auto matisierte Lösung wertvolle manuelle Res sourcen sowohl im Controlling als auch Im Vertrieb. •
Der Stellen markt für alle, die es mit Zahlen genauer nehmen Das ControllerMagazin ist die auflagenstärkste Fachzeitschrift fljr Controller im deutschsprachigen Raum. Etabliert und anerkannt: 34. Jahrgang. Hier wird Ihre Stellenanzeige gelesen. Die nächste Ausgabe des ControllerMagazin erscheint am 06. Mai 2009 Anzeigenschluss 23. März 2009 Druckunterlagen 08. April 2009 IHRE ANZEIGENHOTLINE 09 31 / 27 91 541 Wir beraten Sie gerne. ONTROLLER 99
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