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Lizenzmanagement
Office als FPP (Paketware) beispielsweise ande­
re Rectite als der Erwerb über einen Volumenli­
zenzvertrag (2. Kopierectit). Beim Einsatz mefi-
rerer hundert Applikationen ergibt sich ein Kom­
plexitäts-Niveau, das beispielsweise über
Excel-Listen nicht mehr beherrschbar ist. Auch
ERP-Systeme wie SAP können einzelne As­
pekte, z.B. spezielle Lizenzbedingungen, nicht
detailliert genug abbilden. Dazu kommt, dass
die Buchdaten der kaufmännischen Anwen­
dungen mit den IST-Daten der technischen Sys­
teme oft nicht korrelieren.
Ein Beispiel veranschaulicht die
Problematik
Die Komponenten eines IT-Produktes werden
praktisch immer über ein ERP-System, bei­
spielsweise SAP gekauft. Die Venwaltung des
• Dr Thomas Gerick
Betriebes läuft dagegen in technischen Syste­
men. Vielfach werden IT-Geräte und deren Soft­
ware deswegen nach der Entsorgung nicht aus
der Buchhaltung entfernt, sondern stehen wei­
terhin in den Büchern. In Ermangelung einer
transparenten Venwaltung werden jedoch oft­
mals diese Buchdaten zugrunde gelegt, wenn
es in Sachen Service, Wartung oder Lizenzen zu
Vertragsverhandlungen kommt.
Das Verhältnis der Buchdaten zu den IST-Daten
beträgt nach Erfahrungswerten etwa 1,6. Das
heißt z.B., dass in den Büchern 10.000 Desk
Tops mit einem MS-Office-Paket verzeichnet
sind, in der Realität jedoch lediglich 6.000
IT-Arbeitsplätze aktiv sind. Verhandelt das
Unternehmen also auf Basis der Buchdaten um
eine neue Softwareausstattung mit OS, MS Of­
fice sowie 3-4 zusätzlichen Anwendungen und
bezahlt hierfür einen Paketpreis von je 400
Euro, so liegt die Gesamtinvestition bei 4 Milllo-
56 nen Euro. Die Ersparnis bei Beachtung der
ONTROLLER
realen IST-Daten liegt demnach bei etwa 1,6
Millionen Euro.
Lessens learned beim Aufbau
eines Lizenzmanagements
Um Lizenzmanagement umzusetzen, sollten
Organisationen zunächst die eigenen Struk­
turen und Prozesse auf den Prüfstand
stellen. Einer der größten deutschen IT-
Dienstleister im Finanzsektor hatte z.B. die in­
ternen Audit-Abläufe analysiert. Das Ergebnis:
hierfür mussten jeweils die Datensätze hun-
derter Banken in 20-30 Excel-Arbeitsblättern
zusammengefasst, auf eine CD geschrieben
und an die staatlichen Prüfer übergeben wer­
den. Dies war ein sehr zeit- und ressourcen­
aufwändiger Prozess, da sämtliche Installatio­
nen mit Rechnungen abgeglichen werden
studierte Geisteswissenschaften in Freiburg, Siena und Urbino
und agiert seit 1998 als Berater der USU AG. In dieser Funktion
ist er auch als Autor zahlreicher Beiträge zu Management-Themen
sowie als Vortragender tätig.
mussten. Die Folge war das Etablieren eines
Konzern-Lizenzmanagers und die Umsetzung
einer Gesamtlösung.
Ein zentraler Prozess ist auch die Beschaf­
fung von Software. Analysiert man diesen,
stoßen die Verantwortlichen in der Regel rasch
auf Aspekte, die optimiert werden können. Da­
bei sind z.B. die folgenden Fragen hilfreich:
• Existieren Richtlinien (z.B. zur erlaubten Soft­
warenutzung, Umgang mit Downloads, Pri­
vate Software)?
• Gibt es Prozesse zur strategischen Definition
und Zertifizierung von Software, die im Unter­
nehmen eingesetzt werden soll?
• Ist eine einheitliche Klassifizierung ihrer SW-
Produkte für den kaufmännischen und tech­
nischen Beschaffungsprozess vorhanden?
• Gibt es einen genehmigten Software-Waren­
korb?
• Wird Software zentral beschafft?
' Werden alle SW- und Lizenzverträge sowie
die dazugehörigen Lizenzinformationen (Li­
zenzscheine, Lizenzkey) vera/altet bzw. an ei­
ner Stelle zentral gepflegt?
• Kann man sich rasch einen Überblick über die
laufenden Wartungsverträge verschaffen?
• Gibt es einen durchgängigen und sauberen
Prozess für die Software-Installation bzw. -
Deinstallation
' Wurde eine Lizenzmanager-Rolle im Unter­
nehmen definiert?
Diesen Fragenkatalog könnte man um ein Viel­
faches enweitem. In einem nächsten Schritt ist es
wichtig, zu ermitteln, wie viele unterschiedliche
Softwareprodukte unternehmensweit aktiv im
Einsatz sind. Das eingesetzte Softwareport­
folio lässt sich so überblicken und für die einzel­
nen Organisationseinheiten bedarfsgerechter zu­
ordnen. Erfahrungsgemäß lässt sich dadurch die
Liste der Anwendungen um mindestens ein Drit­
tel reduzieren. Die Entlastung des Service Desks
oder die Kündigung von Wartungsverträgen sind
unmittelbare positive Effekte.
Des Weiteren lässt sich ein detaillierter Anfor­
derungskatalog an ein Lizenzmanagement-
Werkzeug entwickeln, der Aspekte wie die Li­
zenz-, Vertrags- oder Installationsverwaltung
ebenso umfasst wie Darstellung, Datenverar­
beitung, -Veränderung, -migration oder die
Applikationsarchitektur Verfügbarkeit etc..
Das Thema Lizenzen greift auf Vieles zu - nicht
nur organisatorisch sind viele Einheiten betrof­
fen, auch unterschiedliche technische Werk­
zeuge sind involviert. So kann z.B. kein Lizenz­
management-Tool ohne Asset Management
Funktionen auskommen. Im Wissen um die
Überschneidung von Funktionen und Prozessen
erscheint es z.B. sinnvoll, die Schreibtische der
Asset- und Lizenzmanager direkt gegenüber
voneinander aufzustellen. In diesem organisa­
torischen Akt spiegelt sich die technische Ver­
netzung wider die Notwendigkeit zur Zusam­
menarbeit wird gestärirt.
Anforderungen an ein Werkzeug
für Lizenzmanagement
Viele Unternehmen nutzen ein eigen entwickeltes
Werkzeug. Der Nachteil ist, dass dies häufig