auf das Controlling - Haufe.de
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themenspezifischen Workshops <strong>de</strong>n Buchungs<br />
stoff, so <strong>das</strong>s es letztendlich die Konten aus <strong>de</strong>r<br />
reinen Prozesssicht heraus betrachten und har<br />
monisieren konnte. Dadurch ist im Rahmen <strong>de</strong>r<br />
Arbeiten nicht nur ein breites Verständnis für die<br />
Geschäftsprozesse entstan<strong>de</strong>n, son<strong>de</strong>rn <strong>auf</strong> di<br />
ese Weise konnten Geschäftsprozesse optimiert<br />
und in einigen Fällen sogar neu strukturiert wer<br />
<strong>de</strong>n. Die Hauptgrün<strong>de</strong> dafür sind die folgen<strong>de</strong>n:<br />
• Hohe Akzeptanz <strong>de</strong>r neuen Prozesse (die Er<br />
arbeitung erfolgte „revolutionär", also von <strong>de</strong>r<br />
buchhalterischen Basis, nicht von oben durch<br />
Externe o<strong>de</strong>r „Projektstrategen" gesteuert)<br />
• Hohe Qualität/ schnelle Einsetzbarkeit <strong>de</strong>r<br />
neuen Prozesse (da sie schon zu <strong>de</strong>n Stamm<br />
daten passen und somit <strong>de</strong>n „Real-Life<br />
Check" hinter sich haben)<br />
• Konformität zum weltweit einzuführen<strong>de</strong>n<br />
Rechnungswesen-Template<br />
Es hat sich gezeigt, <strong>das</strong>s die klassischen Pro<br />
jektmanagementmetho<strong>de</strong>n(Projektorganisa tion, Workshop Mo<strong>de</strong>ration, Führen von Of<br />
fenen Punkte Listen mit klaren Zuständig<br />
keiten und Statustracking) venwen<strong>de</strong>t wer<br />
<strong>de</strong>n können und die Arbeit außeror<strong>de</strong>ntlich<br />
erleichtern. Während <strong>de</strong>r Workshops wur<strong>de</strong><br />
konsequent die Pareto Regel angewen<strong>de</strong>t, <strong>das</strong><br />
heißt, <strong>das</strong>s sich viele Aufgaben mit einem Mitte<br />
leinsatz von 20 Prozent erledigen lassen, mit<br />
<strong>de</strong>m aber 80 Prozent <strong>de</strong>r Probleme gelöst wer<br />
<strong>de</strong>n können, Oberstes Ziel war es, <strong>das</strong> 80 Pro<br />
zent Gerüst innerhalb kurzer Zeit zu errichten<br />
und dies dann zu stabilisieren statt sich in<br />
Detailfragen zu verstricken.<br />
Qualitätssicherung<br />
Um die Qualität <strong>de</strong>r Arbeiten in <strong>de</strong>n Workshops zu<br />
sichern, wählte <strong>das</strong> Projektteam zwei unter<br />
schiedliche Ansätze, die zusammen zu einem<br />
sehr zufrie<strong>de</strong>nstellen<strong>de</strong>n Ergebnis führten. Als<br />
erstens gab es die Review Workshops, an <strong>de</strong><br />
nen die Gesamtprojektleitung, aber auch Mit<br />
arbeiter <strong>de</strong>r Wirtschaftsprüfungsgesell<br />
schaft teilnahmen. Dies hatte zwei wesentliche<br />
Vorteile: zum einen wirkten die Prüfer im Entste<br />
hungsprozess dar<strong>auf</strong> ein, <strong>das</strong>s die notwendige<br />
Granularität im Kontenplan abgebil<strong>de</strong>t wur<strong>de</strong> und<br />
zum an<strong>de</strong>ren konnten gesetzliche Anfor<strong>de</strong>rungen<br />
durch die Prüfer gesteuert und in <strong>de</strong>n Workshops<br />
abschließend diskutiert und umgesetzt wer<strong>de</strong>n.<br />
Der zweite qualitätssichern<strong>de</strong> Faktor war die<br />
abschließen<strong>de</strong> fachliche Abnahme durch<br />
je<strong>de</strong>n einzelnen Projektmitarbeiter Dadurch<br />
bestätigte je<strong>de</strong>r Mitarbeiter <strong>das</strong>s aus seiner<br />
Sicht alle fachlichen Anfor<strong>de</strong>rungen erfüllt wa<br />
ren und <strong>auf</strong> Basis <strong>de</strong>s neuen Kontenplans ein<br />
Abschluss erstellt wer<strong>de</strong>n könnte. Durch diese<br />
Maßnahme erreichte <strong>das</strong> Projektteam, <strong>das</strong>s<br />
sich je<strong>de</strong>r Mitarbeiter nach Abschluss <strong>de</strong>r sehr<br />
arbeitsintensiven Workshops nochmals aus<br />
führlich mit <strong>de</strong>m Endprodukt auseinan<strong>de</strong>rsetzte.<br />
Im Anschluss konnte <strong>de</strong>r Kontenplan dann<br />
schlussendlich nach erfolgreich durchgeführten<br />
Tests in die produktiven Buchhaltungssysteme<br />
eingespielt wer<strong>de</strong>n.<br />
Das zentrale Arbeitstool - die<br />
Kontenplandatenbank<br />
Das Projektteam arbeitete mit einer eigens zur<br />
Dokumentation <strong>de</strong>r Arbeitsergebnisse <strong>auf</strong>ge<br />
setzten Datenbank. Damit stand ein zentrales<br />
und stabiles Werkzeug zur Verfügung, in <strong>de</strong>m<br />
die alten und neuen Stammdaten festgehalten<br />
wer<strong>de</strong>n konnten.<br />
Basierend <strong>auf</strong> <strong>de</strong>r Datenbank konnte dann nicht<br />
nur je<strong>de</strong>r Buchhalter herausfin<strong>de</strong>n, welchen Na<br />
men und welche Nummer sein altes Konto in<br />
Zukunft tragen wird, son<strong>de</strong>rn es war auch mög<br />
lich, die darin enthalten Arbeitsergebnisse bei<br />
spielsweise für die Erstellung eines Kontie-<br />
rungshandbuches zu nutzen o<strong>de</strong>r sie zur Be<br />
füllung von Schnittstellentabellen und für<br />
Autoren<br />
• Frank W, Hartmann<br />
• Christian Freytag<br />
die Migration von verschie<strong>de</strong>nen Systemen her<br />
anzuziehen.<br />
Ergebnis<br />
ist Associate Partner bei <strong>de</strong>r IT und Managementberatung<br />
ESPRIT Consulting in München.<br />
Das Unternehmen hat es geschafft, innerhalb<br />
von sechs Wochen die Anzahl <strong>de</strong>r Konten von<br />
35.000 <strong>auf</strong> 5.000 zu reduzieren. Damit wur<strong>de</strong><br />
<strong>das</strong> <strong>de</strong>signierte Projektziel erreicht. Und dies,<br />
obwohl die Mitarbeiter nicht in Vollzeit im Pro<br />
jekt beschäftigt waren.<br />
Dafür arbeiteten sie in „Open-End Work<br />
shops" mit anschließen<strong>de</strong>n „Haus<strong>auf</strong>ga<br />
ben" sehr effizient und nahmen für <strong>de</strong>n Erfolg<br />
<strong>de</strong>s Projektes einige Überstun<strong>de</strong>n in K<strong>auf</strong>. Inner<br />
halb von nur sechs Wochen entwickelten sie ein<br />
stabiles Kontengerüst und dokumentierten alle<br />
offenen Punkte für die weitere Bearbeitung. Im<br />
weiteren Veri<strong>auf</strong> und nach Abarbeitung <strong>de</strong>r of<br />
fenen Punkte bebuchte <strong>das</strong> Projektteam im Rah<br />
men <strong>de</strong>s ersten Quartalsabschlusses mit <strong>de</strong>m<br />
neuen Kontenplan 3.000 Konten - und übertraf<br />
damit die Enwartungen um ein Vielfaches.<br />
Als zentraler Nutzen ist festzuhalten: Die<br />
Stammdatenharmonisierung hat nicht nur die<br />
nachfolgen<strong>de</strong> SAP Systemimplementierung<br />
sehr gut vorbereitet, son<strong>de</strong>rn durch dieses Pro<br />
jekt wur<strong>de</strong> die gesamte Transparenz im Unter<br />
nehmen erheblich gesteigert. Darüber hinaus<br />
hat es <strong>das</strong> Projektteam geschafft, die Prozesse<br />
<strong>de</strong>s internen und externen Rechnungswesens<br />
wesentlich zu straffen und zu beschleunigen. •<br />
ist Consultant bei <strong>de</strong>r IT und Managementberatung ESPRIT Consulting<br />
in München.<br />
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