auf das Controlling - Haufe.de
auf das Controlling - Haufe.de
auf das Controlling - Haufe.de
Erfolgreiche ePaper selbst erstellen
Machen Sie aus Ihren PDF Publikationen ein blätterbares Flipbook mit unserer einzigartigen Google optimierten e-Paper Software.
• Arbeiten im Rahmen von Quartals- und Jah<br />
resabschlüssen verzögern sich <strong>auf</strong>grund von<br />
umfangreichen Abstimmungsarbeiten.<br />
• Es ist unklar, welche Daten wohin konsolidiert<br />
wer<strong>de</strong>n sollen o<strong>de</strong>r wie eine an<strong>de</strong>re Tochter<br />
gesellschaft einen bestimmten Geschäftsvor<br />
fall behan<strong>de</strong>lt.<br />
• Es entstehen unnötige Kommunikationspro<br />
bleme: Durch abweichen<strong>de</strong> o<strong>de</strong>r redundante<br />
Stammdaten wer<strong>de</strong>n verschie<strong>de</strong>ne Sprachen<br />
im Unternehmen gesprochen, so <strong>das</strong>s die<br />
Daten meist wenig vergleichbar sind.<br />
• Steigen<strong>de</strong> Ven/i/altungskosten <strong>auf</strong>grund von<br />
Mehrfacheingaben o<strong>de</strong>r komplizierter Daten<br />
beschaffung.<br />
• Hohe l<strong>auf</strong>en<strong>de</strong> IT Kosten durch komplexe<br />
Schnittstellen.<br />
straff organisiertes Projekt<br />
Gründliche Vorbereitung<br />
Fachliche Workshops<br />
Anwendung <strong>de</strong>r Pareto Regel - kein Aufhalten an kleinen Details<br />
Key Player von Beginn an mit einbin<strong>de</strong>n<br />
(Fachbereich, Wirtschaftsprüfer, Steuerspezialisten und IT)<br />
Konsequentes Tracking und Dokumentieren von offenen<br />
Punkten<br />
Issue Ivlanagement und Eskalation<br />
Einsatz eines geeigneten Tools zur Dokumentation und<br />
späterem Ausbau als Kontierungshandbuch, Präsentationstool,<br />
Nachschlagewerk und Instrument zur automatischen<br />
Kontenanlage im ERP System<br />
darum, einen gemeinsamen Nenner für Begriffe<br />
und geschäftliche Abläufe zu fin<strong>de</strong>n.<br />
Zielsetzung <strong>de</strong>finieren - was soll<br />
mit <strong>de</strong>n Stammdaten überwacht<br />
wer<strong>de</strong>n?<br />
Ein Kontenplan eignet sich gut zur Darstellung<br />
einer Stammdatenoptimierung, da alle oben ge<br />
nannten Punkte (Konsolidierung, Reporting, Vor<br />
han<strong>de</strong>nsein in verschie<strong>de</strong>nen Konzernteilen)<br />
hier beispielhaft angesprochen wer<strong>de</strong>n. Dabei<br />
wird die dargestellte Methodik analog auch für<br />
die Optimierung von Kostenarten- und Kosten<br />
stellenplänen angewen<strong>de</strong>t.<br />
Abb 1: Erlolgstaktoren zur Harmonisierung von Stammdaten IQuelle: ESPRIT)<br />
Mitarbeiter als Erfolgsfaktor<br />
Um ein nachhaltiges Stammdatenmanagement-<br />
konzept zu erarbeiten, müssen Unternehmen<br />
ihre fachlich kompetenten Ressourcen in einem<br />
Projektteam bün<strong>de</strong>ln. Dadurch integrieren sie<br />
<strong>de</strong>n Know-how-Transfer über historisch ge<br />
wachsene Definitionen, Implementierungen und<br />
Pflegeprozesse in <strong>das</strong> Projektteam.<br />
Nur so kann die Stammdatenharmonisierung als<br />
Voraussetzung für eine Integration von opera<br />
tiven und analytischen Prozessen gelingen. Da<br />
durch kann auch im komplexesten Konzem als<br />
Ergebnis <strong>de</strong>s Projekts eine strukturiert gelebte<br />
Stammdatenvielfalt erreicht wer<strong>de</strong>n. Vorraus<br />
setzung dafür ist ein nach Einheit streben<strong>de</strong>s<br />
Projektteam, <strong>de</strong>ssen entschei<strong>de</strong>n<strong>de</strong>r Erfolgs<br />
faktor nicht die Technik ist - son<strong>de</strong>rn die<br />
72 Menschen und die Prozesse; schließlich geht es<br />
ONTROLLER<br />
Welchen Detaillierungsgrad muss ein Kon<br />
tenplan erfüllen?<br />
Erfüllung <strong>de</strong>r gesetzlich<br />
und durch <strong>de</strong>n Konzern<br />
vorgegebenen Granula-<br />
rität. <br />
troffen wer<strong>de</strong>n können).<br />
Minimum an Komplexi<br />
tät (Fehleranfälligkeit,<br />
unübersichtliche Listen,<br />
Möglichkeit zur Anpas<br />
sung an weitere IT-Sys<br />
teme (Konsolidierung))<br />
bei gleichzeitigem Ma<br />
ximum an Funktionalität<br />
(Erstellung von Reports<br />
in einer Detailtiefe, in<br />
<strong>de</strong>r Entscheidungen ge<br />
Eine Steuerung <strong>de</strong>s Unternehmens darf nicht<br />
<strong>auf</strong> Kontenebene durchgeführt wer<strong>de</strong>n. An<br />
statt Konten auszumultiplizieren, sollten zu<br />
sätzliche Informationen konsequent über Zu<br />
satzkontierungen abgebil<strong>de</strong>t wer<strong>de</strong>n (bei<br />
spielsweise Geschäftseinheit, Produkt, Kos<br />
tenstelle. Bewegungsarten etc.).<br />
Ausgangslage (Beispielprojekt)<br />
Im Rahmen eines globalen Template-Rollouts<br />
musste die Stammdatenstruktur von sieben<br />
verschie<strong>de</strong>nen Unternehmen harmonisiert wer<br />
<strong>de</strong>n. Alle sieben Unternehmen hatten zu Beginn<br />
<strong>de</strong>s Projektes unterschiedliche ERP-Systeme im<br />
Einsatz und bil<strong>de</strong>ten die teilweise i<strong>de</strong>ntischen<br />
Geschäftsvorfälle <strong>auf</strong> vollkommen unterschied<br />
lichen Sachkonten ab, so <strong>das</strong>s in Summe<br />
ungefähr 35.000 Sachkonten regelmäßig<br />
bebucht wur<strong>de</strong>n.<br />
Die Zielsetzung <strong>de</strong>s Projektteams lautete, die<br />
Anzahl <strong>de</strong>r Konten um min<strong>de</strong>stens 65 Pro<br />
zent zu reduzieren. Dabei musste <strong>das</strong> Projekt<br />
team die komplexe Struktur eines in verschie<br />
<strong>de</strong>nen Geschäftsbereichen operieren<strong>de</strong>n Kon<br />
zerns mit <strong>de</strong>zentralen Qrganisationsstrukturen<br />
berücksichtigen.<br />
Zusammensetzung <strong>de</strong>s Projekt<br />
teams - enge Zusammenarbeit<br />
als Schlüssel zum Erfolg<br />
Zu Beginn <strong>de</strong>s Projektes wur<strong>de</strong> für je<strong>de</strong>s <strong>de</strong>r<br />
sieben Unternehmen ein fachlicher Ansprech<br />
partner benannt, <strong>de</strong>r gemeinsam mit <strong>de</strong>n Bera<br />
tern <strong>das</strong> Kernteam <strong>de</strong>s Projektes bil<strong>de</strong>te. Dieses<br />
Kernteam wur<strong>de</strong> je nach fachlichen Themenblö<br />
cken (z.B. Abschreibungen, Rückstellungen<br />
etc.) um weitere Projektmitarbeiter ergänzt.<br />
Rückblickend hat sich im L<strong>auf</strong>e <strong>de</strong>s Projektes<br />
herauskristallisiert, <strong>das</strong>s die Projektorganisation<br />
einen zentralen Erfolgsfaktor darstellt. Durch die<br />
Arbeit in <strong>de</strong>n themenspezifischen Workshops<br />
wur<strong>de</strong>n nicht nur intensiv fachliche Themen dis<br />
kutiert, son<strong>de</strong>rn <strong>das</strong> Projektteam konnte auch<br />
zahlreiche persönliche Brücken schlagen, was<br />
die Kommunikation vereinfachte und so zu<br />
einem Erfolgstreiber wur<strong>de</strong>.<br />
Arbeitsmethodik - Wer braucht<br />
wann warum und in welcher<br />
Form die Stammdaten?<br />
Das Team erarbeitete die eigentliche Harmoni<br />
sierung <strong>de</strong>r sieben Kontenpläne in themenspe<br />
zifischen Workshops. Die Projektmitarbeiter die<br />
im operativen Geschäft <strong>das</strong> Rechnungswesen<br />
verantworteten, konnten dabei ihre individuellen<br />
Stärken i<strong>de</strong>al einbringen. Zur Vereinheitlichung<br />
von sieben Kontenplänen ist es nicht ausrei<br />
chend zu wissen, welche Konten in <strong>de</strong>m jewei<br />
ligen Kontenplan stehen, son<strong>de</strong>rn es ist wich<br />
tig die Geschäftsvorfälle zu kennen, die <strong>auf</strong><br />
<strong>de</strong>n Konten abgebil<strong>de</strong>t wer<strong>de</strong>n.<br />
Anhand <strong>de</strong>r Frage „wann wird weshalb von<br />
wem (Vorsysteme, Schnittstellen) <strong>auf</strong> welches<br />
Konto gebucht" analysierte <strong>das</strong> Team in <strong>de</strong>n