SIMAPRO innova la gestión de las personas y la cultura del trabajo ...

1.5. Estados de implementación de la metodología
La aplicación del SIMAPRO en una organización sigue y refleja una trayectoria de aprendizaje,
que se caracteriza por:
1. Inicio: aquí lo fundamental es conseguir el apoyo de los principales actores de la organización
y definir el alcance de la implementación de la metodología. Frecuentemente, las
organizaciones optan por escoger un área o departamento que tiene problemas y donde
el sistema puede ayudar a dar una salida, lo que es válido, sobre todo, cuando dichos
problemas u oportunidades tienen raíces en la comunicación y coordinación de las funciones
y tareas. A su vez, se debe definir, por una parte, la coordinación del SIMAPRO en
la estructura organizacional y seleccionar a la persona que va a ejercer este cargo y, por
otra, capacitar al o los Formador(es) Líder(es).
2. Consolidación: contempla el diseño y uso de formatos de medición y retroalimentación,
su procesamiento electrónico y el establecimiento de las rutinas que forman parte de un
ciclo de medición. Este último incluye la determinación participativa de los indicadores y
sus respectivos parámetros, los procedimientos de medición y procesamiento de la
información, la organización y seguimiento de las reuniones de retroalimentación, y la
planeación del inicio y cierre del ciclo.
La consolidación implica, además, que los mandos medios -Formador Líder- se hagan
cargo de algunas funciones claves del sistema, especialmente de la medición y su
procesamiento, la facilitación de las reuniones de retroalimentación y su seguimiento,
con la ayuda del Coordinador SIMAPRO, quien pasa a ocupar una función de soporte y
de verificación de la calidad del proceso. En la etapa de consolidación la metodología se
extiende hacia otras áreas que al inicio no fueron consideradas.
3. Maduración: esta etapa se alcanza cuando el sistema está funcionando a través de los
procedimientos establecidos de medición, procesamiento, retroalimentación y seguimiento.
Cubre la mayoría de las áreas operativas de la organización y cuenta con la participación
de los interesados (mandos medios, trabajadores, gerencia).
En las reuniones de retroalimentación se profundiza en la reflexión a través de las cápsulas
de capacitación, se introducen nuevas dinámicas para evitar caer en la monotonía, se
revisan y hacen las adecuaciones para la participación de los gerentes, mandos medios
y trabajadores. Suele ocurrir que algunas personas sean menos participativas que otras
en el SIMAPRO. A veces ello obedece al horario de las RRA, en otras ocasiones se explica
por apatía al no observar que las propuestas se realizan, o bien porque no están lo
suficientemente motivadas o convencidas de las bondades del sistema. Corresponde, en
esta etapa, indagar sobre las causas de la falta de participación de estos grupos, y llevar
a cabo acciones correctivas.
La etapa de maduración concluye con el perfeccionamiento de los instrumentos de
medición, procesamiento de datos, dinámicas de reflexión en las reuniones de
retroalimentación, seguimiento a las propuestas de mejora, participación del personal de
diferentes niveles. Es este el momento donde se incorpora plenamente el SIMAPRO
y se adecua a la s condiciones de la empresa, convergiendo en una propuesta
robusta que pasa a ser parte de la cultura organizacional.
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