Revista UNINPAHU No 9

66 Pp 65 - 78. Nº 9, octubre de 2013
Introducción
Este artículo hace referencia al marco teórico
y conceptual desarrollado en la investigación
titulada “Criterios aplicados a la valoración de
documentos electrónicos en una institución de
educación superior: estudio de caso Fundación
Universitaria INPAHU”, en el cual se da a
conocer el inicio de la valoración en otros países,
las razones por las que se deben valorar los
documentos electrónicos y conceptualizaciones
de algunos términos que se deben conocer para
comprender una forma más amplia la temática
de la investigación desde el punto de vista de
los autores que son autoridad en el tema. El
proyecto pretende responder a la inquietud de
¿cómo garantizar la conservación a largo plazo,
para optimizar la consulta y disponibilidad de
los documentos electrónicos en una institución
de educación superior?
El artículo inicia con la presentación del marco
teórico en el cual se aborda la historia de la
valoración en varios países, una breve síntesis
sobre las teorías metodológicas de la valoración
documental expuestas por varios autores.
Igualmente, algunos principios, actividades,
conceptos y criterios que se debería tener en
cuenta para asegurar la información de los
documentos electrónicos.
Finalmente se expone que la valoración
documental es un proceso que inicia con
la Identificación de los documentos y es
consecuencia de la conservación y selección y, que
en el ámbito electrónico, debe aplicarse a partir de
la generación o creación de los mismos, dado que
se acepta y afirma que la buena gestión de los
documentos electrónicos se basa en la valoración,
porque es el pilar de la gestión documental.
Marco teórico.
Algunos antecedentes de la
Valoración Documental
La valoración documental conocida también
como la evaluación de documentos es el arte
de juzgar o decidir qué quedará para la historia
y la posteridad y qué se conservará temporal o
definitivamente, o que se descartará de forma
inmediata (Schenkolewski, 2009)
Conocido el concepto de lo que se entiende
por valoración documental, se inicia el artículo
haciendo un breve recuento de la historia
de la valoración en los países que más han
mantenido tradición archivística, así:
Alemania: Según anota Couture (2003, p.
25) “es uno de los países con más larga
tradición de racionalización de las actividades
administrativas” e igualmente, es uno de los
primeros en preocuparse por la valoración
de los documentos con fines de conservación a
largo plazo, así como por el interés histórico
y patrimonial. De la misma manera, Cermeno
y Rivas (2010, p.32) comentan que los intereses
que han regido la valoración en este país ha
sido “La importancia del organismo productor,
el uso de los documentos y la necesidad de
dar testimonio de todas las actividades del
conjunto de la sociedad (aproximación social)”.
Por otro lado, Schenkolewski (2009, p. 4) afirma
que Hans Booms, archivero alemán, propuso
una evaluación pública, es decir, que los
ciudadanos decidieran cuál documentación
era más representativa de la época presente y
cuál debería conservarse permanentemente.
Inglaterra: Menciona Couture (2003) que,
inicialmente, en este país se han valorado la
documentación con fines de eliminación, por
lo que resalta que solo se preocupaban por
los intereses administrativos, financieros y a
corto plazo (economía y espacio) y no desde
la óptica de la conservación del patrimonio,
tal como lo explica Jenkinson (1965 citado
en Schenkolewski, 2009, p.3) que la
administración que crea los documentos es la
encargada de decidir y disponer qué colocar a
disposición del investigador y, que el archivero
es únicamente el encargado de la custodia y
del servicio a los usuarios. En este país, la
Comisión Greeg en 1994 propuso hacer la
valoración o evaluación en dos oportunidades:
una después de los cinco años de creados los
documentos y la otra, después de 25 años, la
cual debe ser realizada por el archivista, con el
propósito de decidir el valor de utilidad para
la investigación de los documentos.