Revista UNINPAHU No 9

Gloria María Parra Mora
Síntesis teórica y conceptual sobre la valoración de los documentos electrónicos
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únicamente se puede hablar de valoración
como fase de la gestión documental, cuando
exista una identificación previa.
Lo anterior significa que en un sistema electrónico,
los contextos de producción y tecnológico
establecen las bases sobre las que se consideran
auténticos los documentos, y que para estimar el
valor de los documentos electrónicos es necesario
analizar, tanto el valor permanente de éstos, como
su autenticidad y la viabilidad de conservación;
lo cual supone decidir si pueden conservarse los
componentes digitales, que incluyen elementos
esenciales, que le dan la identidad y aseguran la
integridad, según la capacidad tecnológica actual
y futura de los archivos.
Tabla 2. Teorías más conocidas para la valoración documental.
Teorías
Descripción
1. Análisis documental Consiste en analizar los tipos documentales teniendo en cuenta
sus caracteres internos y externos y luego definir las series y
vigencia administrativa.
2. Evaluación sobre bases definidas Plantea una doble evaluación; en primera instancia para definir
el plazo primario y plazo precaucional y luego, para definir el
valor secundario.
3. El análisis de los valores
(primarios y secundarios)
Ligado al valor de prueba administrativa, legal o financiera y su
valor al testimonio de información.
4. La evaluación funcional Consiste en analizar y describir las funciones de gestión de la
entidad u organismo que se revisa y, a partir de ese exa¬men,
evaluar los documentos producidos. El re¬sultado de este estudio
es la definición de áreas prioritarias, independientemente de la
estructura administrativa de la institución cuyos documen¬tos
se evaluarán.
5. La evaluación progresiva Se evalúan los documentos a lo largo del ciclo vital, desde su
primera edad, en varias oportunidades. De ese modo, en cada
etapa se van eliminando los docu¬mentos sin valor y se reduce el
volumen documental que llegará al archivo definitivo.
6. La macrovaloración Plantea la necesidad de evaluar, partiendo de las funciones de
los entes creadores, sus progra¬mas, acciones y negociaciones,
su estructura y su relación con los ciudadanos involucrados; esto
es, se acentúa la conexión entre los documentos y el motivo de su
creación.
En el mismo sentido, la cita conferencia
menciona que se debe tener en cuenta que los
criterios de valoración, deben decidir lo que
se transfiere a archivos, incluyendo la lista de
componentes digitales de cada documento, y
decidir cómo y cuándo debería suceder esto,
incluyendo la identificación de los formatos
y métodos aceptables de transferencia a los
archivos. Agrega, además, que una vez concluida
la valoración, los documentos seleccionados
para conservación deben ser continuamente
revisados, hasta el día de la transferencia, por
posibles afectaciones en el contexto tecnológico.
La función de valoración utiliza los requisitos
de autenticidad adoptados por el archivo
que va a recibir los documentos como punto
de referencia, con el objetivo de asegurar la
autenticidad de los mismos, como la viabilidad
de su conservación. Sin embargo, para una
mejor comprensión del proceso de valoración
y autenticidad, se muestran en la tabla 3 los
requisitos que resalta InterPARES, proyecto
de cooperación internacional, cuyo objetivo es
desarrollar los conocimientos esenciales para
la preservación a largo plazo de documentos
auténticos, producidos y/o conservados en
forma electrónica. (Duranti, 2003).
Cermeno y Rivas (2010, p. 1) “parten de la premisa
de que la valoración debe ser concebida como
parte de un sistema de gestión de documentos;
de hecho, es uno de sus ejes básicos, sobre el que
giran elementos: como el acceso a los documentos,
su preservación o la construcción de la memoria