Revista UNINPAHU No 9

72 Pp 65 - 78. Nº 9, octubre de 2013
guía para la determinación de políticas de
valoración y preservación de los documentos
electrónicos, que a continuación se indican:
1. Definir con precisión la función de
valoración y selección de los documentos
electrónicos.
2. Aplicar el concepto de serie documental.
3 . Utilizar una metodología solvente para
determinar los plazos de conservación.
4. Definir reglas para el ciclo de vida de los
documentos.
5. Determinar el plazo total de conservación
en formato digital.
6. Establecer plazos de conservación
consistentes con el formato.
7. Ser muy selectivos en las decisiones de
conservación permanente.
8. Utilizar soluciones COLD/COM cuando
sea necesario.
9. Planificar metadatos.
10. Incorporar las funcionalidades de
selección en la fase de diseño de los
sistemas informáticos.
En otra dirección, Peis (2004, p. 23) afirma que
“la teoría tradicional de valoración se centra
en buscar el valor de los registrosӬ; estos
son los valores primarios (administrativo,
legal, jurídico, contable, técnico, fiscal) y los
secundarios (evidenciales e informativos). Esta
metodología se relaciona con los principios de
Schellenberg (1994) que centró su atención
en la importancia de valorar los registros para
identificar los valores secundarios útiles para la
investigación; definir la valoración en términos
del valor secundario de investigación exige
utilizar la metodología basada en el contenido,
pero como en el mundo moderno existe gran
cantidad de documentos y, por otra parte,
los documentos electrónicos existen como
unidades lógicas y no físicas, la valoración no
puede centrarse en la valoración por contenido
(Cook, 1997 citado en Peis, 2004).
Peis (2004) continúa diciendo que actualmente
todas las teorías y metodologías de valoración
reconocen que la finalidad y objetivo de
la valoración archivística es conservar la
evidencia que documenta las funciones,
actividades y transacciones realizadas por
una persona o institución. Por tanto, muchos
autores que tratan el tema de la valoración
de documentos electrónicos, han defendido
un modelo de valoración funcional, ya
que proporciona información más fiable y
completa sobre la evidencia y el valor del
registro; de suerte que se concluye que el
contexto y no el contenido de los documentos
debe ser el punto de inicio en la búsqueda de
la evidencia y del valor, de modo que se debe
tener una metodología viable en el contexto
electrónico, para que los archivistas y analistas
de información se preocupen por identificar
requerimientos funcionales que les permita
ubicar los documentos.
Por otro lado, Fenoglio y Sierra (2010, pp. 184-
185) afirman que “Desde hace unas décadas los
profesionales de la archivística están estudiando
la problemática de la evaluación/valoración y
selección de los documentos de archivo, desde
distintos enfoques y según sus soportes, ante
la necesidad de encontrar criterios, métodos
y técnicas de evaluación que garanticen la
conservación de los archivos contemporáneos
verdaderamente valiosos” y agregan que cada
país aplica una teoría y práctica particular,
utilizan terminologías diferentes, teniendo en
cuenta su situación administrativa, de acuerdo
con las disposiciones legales o la adhesión
a escuelas teóricas de distinto origen, lo que
conlleva a diversas interpretaciones en la
comunidad archivística Iberoamericana. Estos
autores mencionan algunas teorías y criterios
muy conocidos a la hora de aplicar la valoración,
los cuales se muestran a en la tabla 2.
Respecto a la importancia de la valoración la
Conferencia de Archivos de Universidades
Españolas (2012, p. 5) afirma que “para muchos
estudiosos la valoración está en el centro mismo
de la gestión documental por ser una tarea
archivística intrínsecamente relacionada con
todas las demás: identificación, clasificación,
descripción, gestión del acceso y conservación.
En palabras de Cook (2003), la valoración es la
esencia de los archivos”. Adicionalmente, se
afirma que la identificación tiene relación con la
valoración, ya que se debe primero identificar y
luego valorar, de tal forma que se concluye que
la identificación afecta a la valoración, porque