Revista UNINPAHU No 9

Gloria María Parra Mora
Síntesis teórica y conceptual sobre la valoración de los documentos electrónicos
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la validez jurídica, la formación específica,
los recursos, económicos y humanos, qué
metodología adoptar, dudas sobre la propia
valoración de los documentos digitales; es
decir, falta asumir el reto de la inclusión de
las tecnologías en el manejo y control de la
información en las organizaciones.
Algunos autores consideran innecesario
llevar a cabo el proceso de valoración por su
complejidad; argumentan la disminución en el
costo de almacenamiento y mejores alternativas
de búsqueda a nivel de datos; otros afirman,
que aunque lo anterior sea posible, los gastos
de migración, actualización de software y
hardward, etc., de información que en un alto
porcentaje carece de valor para la sociedad y
las instituciones, es insostenible para cualquier
organización. No obstante, la valoración de
los documentos electrónicos es una necesidad
urgente, dado que en el área de administración
electrónica, se están desarrollando proyectos
viables y seguros desde el punto de vista
tecnológico, por lo cual los archivistas deben
asumir esta responsabilidad, en la determinación
del valor de la documentación electrónica y su
posterior conservación o eliminación.
En síntesis, los motivos o razones para
valorar son muchos y parece ser que la parte
fundamental coincide con los de la valoración
en papel, pero se observa que en el ámbito
electrónico los documentos poseen ciertas
características o peculiaridades propias como:
aplicar los requisitos legales, ahorrar espacio
de almacenamiento (físico y virtual), identificar
y proteger documentos de valor, apoyar el
marco de la rendición de cuentas, lo cual se
debe tener en cuenta al valorar los documentos
electrónicos y (Casellas y Serra, s.f.) considera
“que las características del documento
electrónico y los requisitos específicos de su
gestión sí requerirían de una atención especial,
fundamentalmente en cuanto a la necesidad de
situar su evaluación al principio del ciclo de
vida de cada documento” (p. 1).
Marco conceptual
Para entender mejor el contexto de los
documentos electrónicos se abordan algunos
conceptos que contribuyen al análisis y
comprensión de la temática objeto de estudio,
desde la perspectiva de algunos autores:
Archivo de Documentos Electrónicos.
Conjunto de documentos producidos, recibidos
o reunidos por una persona física o jurídica de
modo involuntario, natural y espontáneo en el
transcurso, y como apoyo, de su actividad de la
que es testimonio, haciendo uso de la electrónica,
que se conservan y transmiten también
mediante medios electrónicos en depósitos
de conservación permanente “tras efectuar una
selección a partir de la identificación y valoración de
las series”, con medidas de autentificación y de
preservación adecuadas y con una organización
respetuosa con su modo de producción, con
el fin de garantizar su valor informativo, legal
y cultural así como de permitir su acceso y
uso también mediante las tecnologías de la
información (Esteban, 2001, p. 41). Como se ve,
el autor incluye en su definición la expresión
“tras efectuar una selección a partir de la
identificación y valoración de las series”, para
resaltar la importancia de realizar la valoración
desde los inicios de creación del documento.
Documento Electrónico. “Es el documento que
precisa de una máquina que funcione de forma
electrónica, sea analógica o digital, para poder
ser reproducido, visualizado” (Serra, 2008,
p. 15). Por otro lado, se define el documento
informático o digital como el documento
electrónico que está codificado sobre la base
de una codificación binaria y que también
necesita de un ordenador para ser visualizado;
el documento telemático es un documento
analógico o digital, que es transmitido mediante
un sistema electrónico.
Documento Electrónico de Archivo. “Registro
de la información generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus actividades
y debe ser tratada conforme a los principios
y procesos archivísticos “ (Archivo General
de la Nación, 2006, p. 5). Aunque el Archivo
no hace explicito en su definición el término
valoración, sin duda alguna, ésta forma parte
de los procesos archivísticos que se deben
realizar a los documentos electrónicos, antes
de clasificarlos y ordenarlos.