Revista UNINPAHU No 9

Gloria María Parra Mora
Síntesis teórica y conceptual sobre la valoración de los documentos electrónicos
67
Estados Unidos de Norteamérica: Hacia
los años 30 los archiveros norteamericanos
valoraban para eliminar documentos, pero
desde 1940, un pionero en la materia, Brooks
(1940 citado en Couture, 2003, p. 27) se opuso
a este planteamiento y se preocupó más por
las copias; definió tres criterios para juzgar
el valor permanente: “valor que la institución
de origen otorga a los documentos, utilidad
que presentan para la historia de la institución
y valor histórico de dichos documentos”.
Por su parte, Schellenberg (1994 citado en
Schenkolewski, 2009, p. 3) habla del ciclo vital
del documento y sostiene que la “evaluación
se debe realizar a partir de la gestión de los
documentos y no después de decenios”.
Este autor es el exponente de la teoría de los
valores: primarios (administrativo, legal,
técnico, jurídico, contable, fiscal) y secundarios
(investigación, cultura, educación, desarrollo,
educación), sobre los cuales se debe efectuar
la valoración.
Sin embargo, según Schenkolewski (2009) en este
país existen nuevas corrientes y teorías similares
a las de Canadá sobre valoración, donde le dan
también importancia a la documentación que
sirve a la sociedad y ponen al archivista como un
especialista que debe formar parte de este proceso
y dice que Samuels (1991 citada en Schenkolewski,
2009) opina que los documentos son parte
de un todo y que deben examinarse desde el
contexto institucional, hasta sus relaciones con las
instituciones lo que él denominó documentación
de la sociedad o “documentación estratégica”.
Canadá: Este país inicia la valoración con los
Archivos Nacionales y luego, en los años
noventa, aparece la teoría de la macro valoración
desarrollada por Cook (2003), cuyo fin era guardar
una versión más exacta de la sociedad canadiense
y afirman que la mejor forma es identificando la
documentación que muestra la interacción entre
la sociedad, las instituciones y los ciudadanos
canadienses. “La macrovaloración otorga la
responsabilidad a los archiveros no solo de
valorar, sino de construir la historia a través de
lo que conservan, dándoles una responsabilidad
social e importancia al organismo creador
desde el contexto de la creación” (Cermeno y
Rivas, 2010, p. 34). Posteriormente aparecen los
planteamientos de Cook (1992 citado en Couture,
2003, p. 29) quien indicó que “es necesario
valorar y conocer bien las instituciones creadoras
para que la valoración de sus documentos sea
pertinente y adecuada” y Eastwood (1992 y 1993,
citado en Couture, 2003), quien insiste en la
necesidad de considerar el uso de los documentos
desde su creación. Igualmente, en el análisis de
Duranti (2003) que considera la autenticidad e
integridad de los documentos electrónicos en el
proyecto InterPARES, se observa la preocupación
por abordar la valoración, la cual se ha venido
convirtiendo en el eje, sobre la que gira la
archivística de Quebec, que integra los valores
administrativos y patrimoniales enlazada con los
conceptos de valor primario y secundario.
Australia: La documentación se evalúa por
separado y se da más importancia a las necesidades
de la institución y no a las interacciones con la
sociedad, en este país la macro valoración se
realiza vía parlamento y los archiveros ejercen
su poder sobre la memoria. Desde el año 2002
se comienza a realizar la macro evaluación,
tomando en cuenta la opinión pública y dando
prioridad a las funciones gubernamentales.
En este país aplican los puntos básicos de la
teoría de la macroevaluación, tal como indica
Schenkolewski (2009, p. 19), los cuales se
relacionan a continuación:
• “Conservar una evidencia concisa de las
deliberaciones, decisiones y acciones del
gobierno con las instituciones y hechos
significativos de Australia.
• Conservar evidencia del origen y fundación
del aparato del estado y sus instituciones.
• Conservar documentos con información
esencial de protección y bienestar de los
australianos y el medioambiente.
• Conservar los documentos que ilustren
las condiciones de Australia y su pueblo,
actividades del estado e interacción con el
pueblo y el gobierno.
• Conservar documentos que enriquezcan
el conocimiento de la historia, sociedad,
cultura y pueblo.”
Por otro lado, desde 1998, Cermeno y Rivas
(2010, p. 36) afirman que los archivos de Nueva
Zelanda tienen un estándar de valoración
documental y destacan ocho principios de
valoración, que se muestran en la tabla 1.