Revista UNINPAHU No 9

74 Pp 65 - 78. Nº 9, octubre de 2013
colectiva de una sociedad”. Igualmente, señalan
que la valoración tiene relación con otros
procesos inherentes a la archivística como la
identificación, la clasificación o la descripción,
gestión del acceso y conservación, por lo que la
valoración no es un proceso aislado, que está
dirigido a dar respuestas a situaciones puntuales
de producción excesiva de documentos o a
solucionar el volumen de documentos en los
depósitos de archivos, sino que supone una fase
más de la gestión de documentos.
Tabla 3. Requisitos de autenticidad que el proyecto de InterPARES ha identificado para los documentos
electrónicos:
Requisitos de
Autenticidad
Expresión de las cualidades del
documento y sus vínculos
Acceso
Procedimientos de
protección: pérdida y
deterioro de documentos
Procedimientos de protección
medios y tecnología
Establecimiento de
formularios documentales
Descripción
Identidad del documento: Nombres de las personas que han
participado en la configuración del documento (autor, creador,
destinatario, escritor), nombre del asunto o contenido, fecha de
creación y transmisión, recepción, fecha cronológica.
Integridad del documento: Nombre oficina encargada, oficina
responsabilidad primaria, tipos de anotaciones añadidas al
documento, modificaciones técnicas.
Hace referencia a que el productor haya establecido y aplicado
de forma eficaz, las normas de acceso, referentes a la producción,
modificación, anotación, traslado y destrucción de documentos.
Se refiere a que el productor haya establecido y puesto en
práctica procedimientos para prevenir, detectar y corregir la
pérdida o el deterioro de documentos.
Se refiere a que el productor haya establecido y puesto en práctica
procedimientos para garantizar la identidad permanente y la
integridad de los documentos frente al deterioro de los medios
y a través del cambio tecnológico.
El creador ha establecido los formularios de los documentos
asociados con cada procedimiento, según los requisitos del
sistema jurídico o los del productor.
Autenticación de documentos El productor debe establecer reglas para decidir qué
documentos deben ser autenticados, quién los debe autenticar
y que medios deben utilizarse; sí el sistema jurídico o las
necesidades de la institución necesitan la autenticación.
Identificación del
documento autorizado
Salida y transferencia de
documentación relevante
Si existen varias copias del mismo documento, el productor ha
establecido procedimientos que identifican qué documento está
autorizado.
El productor debe establecer procedimientos que determinen
qué documentación debe ser transferida, y la autenticidad
dependerá del número de requisitos y grado de cumplimiento.
Las memorias de la Conferencia de Archiveros
de Universidades Españolas (2012, p. 6),
anotan “que en el ámbito de documentación
electrónica, no se puede dejar de constatar un
hecho que llama la atención: hoy en día, aunque
la producción documental de la mayor parte
de las administraciones y organizaciones es
híbrida, los o calendarios de conservación van
dirigidos generalmente a la documentación
en papel, quedándose la valoración de
documentos electrónicos, en muchos casos,
al margen de los programas de gestión
documental que se están desarrollando, y esto
se debe a que en gran parte estos programas no
incluyen la intervención sobre los documentos
digitales.” Los archiveros y gestores de
documentación no se enfrentan a esta realidad
que les corresponde, por las preocupaciones,
por la obsolescencia y dependencia tecnológica
de los documentos electrónicos, las dudas por