Revista UNINPAHU No 9

Gloria María Parra Mora
Síntesis teórica y conceptual sobre la valoración de los documentos electrónicos
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Colombia. En Colombia desde la creación del
Archivo General de la Nación por la Ley 80 de
1989 y con la aprobación de la Ley 594 del 2000,
Ley General de Archivos, se inicia un nueva
época en la cual se expresa la importancia
de los archivos como parte del patrimonio
intelectual de las instituciones y de los pueblos,
y se recomienda aplicar la política archivística
teniendo en cuenta todos los procesos y entre
ellos, el de valorar la documentación para
asegurar la conservación total. El Archivo
General de la Nación desde su creación en el
año 1980 ha sido el ente rector de la política
archivística, por lo que ha emitido y tramitado
normas (leyes, decretos, acuerdos, circulares,
entre otros) sobre políticas de organización
de archivos, en los cuales la valoración de los
documentos es un proceso muy importante a
tener en cuenta, antes de la elaboración de las
tablas de retención documental y tablas de
valoración documental. Especialmente se ha
publicado un manual para la organización de
fondos acumulados, donde se consigna buena
parte del proceso de valoración documental.
Es necesario resaltar que las universidades han
sido las pioneras en implementar esta política
archivística en Colombia y, es así, como
el Instituto Colombiano para la Educación
Superior (ICFES) elaboró algunas directrices
para la organización de los archivos de las
universidades, con valiosos aportes para
el manejo de la correspondencia enviada y
recibida, pero no creó políticas ni directrices
para los fondos documentales, generándose
proliferación de documentos inmanejables.
Igualmente, en la actualidad, ya se ha tomado
conciencia del valor que representan los
archivos para la vida institucional, no solo
en la gestión, sino también como apoyo al
servicio, investigación y a la cultura; se han
creado los Comités de Archivo, elaborado
e implementado las tablas de retención
documental y las de valoración documental, con
sus correspondientes cuadros de clasificación.
Además, se está desarrollando el Programa de
Gestión Documental, a través de la integración
de la gestión de documentos de manera física
y electrónica.
Algunas teorías sobre la valoración
documental
Usualmente el término valoración se relaciona
con evaluación, selección, descarte y expurgo en
varias etapas de la archivística y según los diversos
países. Rivas (2000) reconoce que Schellemberg
(1956) es uno de los teóricos más influyentes por
su aportación a la teoría de los valores primarios,
secundarios, evidénciales y valores informativos;
hace énfasis en que la valoración conlleva un
análisis muy detallado de la historia del creador
de los documentos, funciones, estructura y
procedimientos de creación.
Al respecto, Rivas (2011) afirma que la valoración
en un contexto funcional debe responder a
necesidades de la sociedad de tal forma que los
criterios que se utilicen para valorar garanticen
el tiempo suficiente para proba hechos, exigir
deberes y reclamar derechos ante el gobierno:
además, que testimonien el pasado y sustenten
la identidad de los pueblos. De acuerdo con
lo anterior agrupa en forma resumida las
tres corrientes principales sobre valoración
documental: la primera corriente, insiste en
rescatar y conservar los documentos con
fines históricos por ser parte del patrimonio
social; la segunda, considera que no se debe
valorar por ser una actividad riesgosa para los
documentos, puesto que le quita importancia a
otros documentos que en su momento no tenían
visible el valor histórico; la tercera, plantea que
sí se debe valorar, pero hace énfasis en que
siempre está presente el componente subjetivo
del que produce y de los que valoran, lo que
indica que en la valoración siempre existe un
grado de subjetividad.
Por una parte se dice que “los documentos solo
tienen el valor que les han atribuido las personas
que trabajan con ellos, pero también el valor es
el que les otorga el archivista”. (Eastwood, 2003
citado en Rivas, 2011, p. 90).
Así mismo, este autor plantea que la teoría
de la valoración debe buscar los atributos que
existen entre los creadores de los documentos,
funciones, actividades y clientes, porque detrás
del documento está la función o actividad que